Савина Е.О., Галушкина Н.В., Шмелева А.Г. - Методическое пособие по Информатике (1017103), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Способы выделения фрагментов электронной таблицы при помощи мыши и клавиш управления курсором оформим в виде таблицы.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

После запуска Excel по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным наименованием Книга1. Рабочей областью нового документа является таблица, состоящая из одинаковых ячеек, т.е. все столбцы имеют одинаковую ширину, а все строки – одинаковую высоту. При вводе в ячейку длинного текста, в ней отображается этот текст или его часть, если текст целиком не помещается в ячейке. Если вводимый в ячейку текст превышает по длине видимую ширину столбца, то либо визуально текст накроет эти ячейки (следующие ячейки в строке пусты), либо правая часть текста скроется за этими ячейками (в следующих ячейках есть данные). Если число не помещается в ячейке электронной таблицы, то в отличие от текста вместо числа в ячейке появляются символы ####.

Появляется необходимость изменить (увеличить или уменьшить) ширину отдельных столбцов или строк (например, если нужно разместить текст в ячейке в несколько строк). Изменить размер столбца или строки в Excel можно несколькими способами: с помощью команд меню и «вручную».

Чтобы изменить ширину столбца «вручную » (с помощью мыши), нужно перетащить правую границу заголовка столбца (при этом указатель мыши превратится в двойную стрелку, перечеркнутую вертикальной чертой ) на новое место для получения столбца требуемой ширины.

Для изменения с помощью мыши («вручную ») высоты строки нужно перетащить нижнюю границу заголовка строки (указатель мыши превратится в двойную стрелку, перечеркнутую горизонтальной чертой ) на новое место для получения строки необходимой высоты.

Для быстрого автоподпора ширины столбца по ширине введенных в него данных нужно сделать два щелчка по правому разделителю в строке заголовка столбца (или воспользоваться командой ФОРМАТСтолбецАвтоподбор ширины). Для быстрого автоподбора высоты строки нужно сделать два щелчка по нижнему разделителю строки (или воспользоваться командой ФОРМАТСтрокаАвтоподбор высоты).

Чтобы изменить ширину одного или нескольких столбцов, их надо выделить и, выполнив команду меню ФОРМАТСтолбецШирина, можно ввести ширину выделенного столбца, соответствующую числу символов стандартного шрифта, которое помещается в ячейке данного столбца. Ширина столбца измеряется в символах и может иметь величину от 0 до 255 символов. Например, ширина столбца 8 означает, что в ячейку данного столбца помещаются 8 символов стандартного шрифта.

Чтобы изменить высоту одной или нескольких строк, их надо выделить и, выполнив команду меню ФОРМАТСтрокаВысота, можно ввести высоту выделенной строки. Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409). Если ввести высоту строки равной 0, строка будет скрыта.

Добавление ячеек, строк, столбцов и листов

Для вставки пустых ячеек, строк, столбцов или листов в Excel используются команды меню окна ВСТАВКАЯчейки (Строки, Столбцы, Лист) или команды контекстного меню Добавить ячейки (лист).

Команды ВСТАВКАЯчейки и Добавить ячейки вызывают диалоговое окно Добавление ячеек, в котором указывают направление сдвига уже заполненных ячеек.

Добавить новые пустые ячейки можно слева или сверху от выделенной ячейки или строки. Например, для того чтобы вставить новые (пустые) ячейки с помощью контекстного меню, необходимо выполнить следующие действия: выделить ячейку, перед которой будет выполняться вставка; щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенной ячейке; в раскрывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить ячейки; указать направление сдвига выделенной ячейки таблицы – вниз или вправо.

Добавление пустых столбцов происходит слева от выделенного объекта, а добавление строк – сверху от выделенной ячейки или строки, т.е. при вставке столбца остальные столбцы сдвигаются от места вставки на одну позицию вправо, а при вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз.

Операции удаления и очистки

В Excel для удаления выделенных ячеек, строк и столбцов используются команды меню ПРАВКАУдалить или команды контекстных меню Удалить. Для удаления выделенных листов используется команда меню ПРАВКАУдалить лист или команда контекстного меню листа Удалить. Перед выполнением команд удаления листа система предупреждает о том, что отменить удаление выделенных листов будет невозможно.

Для удаления информации, находящейся в выделенных фрагментах электронной таблицы (ячейках, строках, столбцах или листах), в Excel используется команда меню ПРАВКАОчистить, клавиша Delete или команда контекстного меню Очистить содержимое. При использовании команды контекстного меню Очистить содержимое или клавиши Delete из выделенных фрагментов удаляются только значения (их содержимое), а форматы ячеек остаются неизменными.

Адреса ячеек

Относительный адрес

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки (А5, В7 и т.д.) называется относительным адресом или просто адресом. При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Относительная адресация ячеек используется в формулах чаще всего – по умолчанию.

При копировании ячейки, содержащей формулу, в ячейку, отстоящую от исходной на некоторое число столбцов и строк, адреса ячеек в формуле изменяются на такое же число столбцов и строк.

Пример 1: Исходная ячейка B2 с формулой =С2+1. При копировании ячейки формула изменится следующим образом:

Таким образом, вместо того, чтобы набирать формулы заново, достаточно их скопировать.

Абсолютный адрес

Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, можно назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Например, в адресе $A5 не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 – номер строки, а в адресе $D$12 – ни тот, ни другой номер.

Таким образом, абсолютный адрес ячейки - это обозначение ячейки, составленное из номера столбца, номера строки и знака доллара «$», который может стоять перед номером столбца и (или) номером строки ($А5, В$7, $D$12 и т.д.)

Изменение адресов при копировании или перемещении формул

При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки (адреса) не изменяются, а относительные автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Изменение типа ссылки (относительный и абсолютный) для редактируемого адреса производится с помощью клавиши F4.

Пример 2: Исходная ячейка B2 с формулой =$C$2+$C3+C$4. При копировании ячейки формула изменится следующим образом:

На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Чтобы сослаться на диапазон ячеек (например, на группу смежных ячеек в строке), можно указать через двоеточие адреса начальной (первой) и конечной (последней) ячейки в диапазоне. Например, обозначение А7:Е7 адресует ячейки А, В, С, D, Е в строке 7 (т.е. весь диапазон находится в одной строке), обозначение В3:В6 адресует ячейки 3, 4, 5, 6 в столбце В (т.е. весь диапазон находится в одном столбце) и т.п.

Чтобы ввести ссылку на всю строку или столбец, нужно набрать номер строки или букву столбца дважды и разделить их двоеточием, например, А:А, 2:2.

Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используются имя листа и восклицательный знак, например, Лист2!В5, Итоги!В5.

Для обозначения адреса ячейки с указанием книги используются квадратные скобки, например, [Книга1]Лист2!А1.

Диапазоном можно обозначить и прямоугольный блок ячеек. Ссылки (адрес) на блок ячеек состоит из адреса ячейки, находящейся в левом верхнем углу прямоугольного блока ячеек, двоеточия и адреса ячейки, находящейся в правом нижнем углу этого блока. Например, B2:D5 адресует блок, в котором адрес левой верхней ячейки равен B2 и адрес правой нижней ячейки – D5 (см. рис).

В Excel предусмотрен очень удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного собственного имени. Имена используют в формулах вместо адресов. Имена ячеек в формулах представляют собой абсолютные ссылки. Имена присваиваются ячейкам или диапазонам ячеек для придания наглядности вычислениям в таблице и удобства работы, например, собственными именами можно обозначать постоянные величины, коэффициенты, константы, которые используются при выполнении вычислений в электронной таблице.

Типы и формат данных

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: текст, число и формула. Для эффективной работы с электронными таблицами необходимо четко определить назначение каждого типа и допустимый набор символов.

Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы, для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое. Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не только как часть данных, но и как команда переключения режима.

Первые два типа данных (число и текст) считаются константами (постоянными величинами), то есть представляют собой информацию, которая не изменяется без вашего участия. Введя в ячейку электронной таблицы числа (например, 6; 7890; 3,8) или текст (например, «Налоги», «Начисления»), вы как бы «впечатываете» свои данные в ячейку и видите их (или хотя бы часть этих данных) на экране.

В чем же заключается отличие числа от текста? Есть ли необходимость разделять эти типы данных? Оказывается, есть. Число, в отличие от текста, может участвовать в вычислительных операциях. Так, например, можно число 6 умножить на число 3 и получить результат вычислений. Однако если вы попробуете из текста «Начисления» вычесть текст «Налоги», то получите сообщение об ошибке.

Число

Число в Excel может состоять только из следующих символов: цифры от 0 до 9 (0 1 2 3 4 5 6 7 8 9), знаки плюс (+) и минус (-), круглые скобки ( ), запятая (,) (используется в качестве десятичного разделителя), косая черта (/) (в рациональных дробях, например ½), знак процента (%), точка (.), знак мантиссы (Е е). Все другие комбинации, состоящий из цифр и нецифровых символов, интерпретируются как текст.

Первыми символами в ячейке с числовыми данными могут быть: число, знак числа (плюс или минус) и левая круглая скобка. Знак плюс, стоящий перед числом, игнорируется. Перед отрицательным числом необходимо ввести знак минус или заключить его в круглые скобки. В качестве десятичного разделителя в России используют запятую.

По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.). При выравнивании чисел в ячейке незначащие («хвостовые») нули в дробной части числа отбрасываются. Например, число 25,10 превратится в 25,1.

Характеристики

Список файлов книги