Савина Е.О., Галушкина Н.В., Шмелева А.Г. - Методическое пособие по Информатике (1017103), страница 6

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:

• кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирования;

• команду меню окна ФОРМАТ  Ячейки;

• команду контекстного меню Формат ячеек.

Команды меню окна ФОРМАТ Ячейки и команда контекстного меню Формат ячеек выводят на экран диалоговое окно Формат ячеек. Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек: число, выравнивание, шрифт, граница, вид, защита.

На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, - общий, числовой, денежный и др.

На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке: по горизонтали, по вертикали, ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).

На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора.

Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница, а также кнопка панели инструментов Границы.

С помощью вкладки Вид, а также кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.

На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а также установить защиту ячейки – запретить изменение помещенных в нее данных. При этом нужно иметь в виду, что ячейки, для которых установлены эти параметры, могут быть блокированы или скрыты только после установки защиты всего Рабочего листа (данной таблицы) или всей Книги. Эта защита (установка паролей на доступ и их отмена) выполняется с помощью команды СЕРВИС  Защита.

Анализ и обработка данных электронной таблицы

В табличном процессоре Excel существует широкий набор средств анализа и обобщения данных в электронной таблице. Доступ к этим средствам осуществляется, как правило, с помощью команд меню окна Excel Сервис и Данные.

Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделение необходимой области.

Excel предоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных:

1. автоматические вычисления;

2. средства для работы с базами данных и списками, позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций;

3. средства автоматического подведения общих и промежуточных итогов;

4. возможность создания и использования структуры таблицы;

5. средства для консолидации (обобщения) данных;

6. возможность создания и модификации сводных таблиц, отчетов и диаграмм;

7. средства условного анализа (анализа «что, если») (подбор параметра, надстройка Поиск решения, сценарии, таблицы подстановки);

8. различные надстройки, мастера, шаблоны, например, Мастер суммирования, подстановок, шаблонов, Мастер обновления связей, надстройка Пакет анализа и др.

Ограничимся рассмотрением лишь двух способов для автоматического обобщения и анализа данных (п.2, п.3).

Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. Термины база данных и список в Excel используются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:

• каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;

• столбцы списков считаются полями базы данных;

• заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.

В Excel имеется набор функций, облегчающий обработку и анализ данных в списке. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

• все строки таблицы должны содержать однородную информацию – во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;

• заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

• названия строк должны находиться в левом столбце списка;

• в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

К данным, организованным в виде списка, можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных, и выполнять следующие операции:

• добавлять, изменять и удалять записи;

• находить записи;

• сортировать записи;

• осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра;

• подводить общие и промежуточные итоги и т.д.

Сортировка данных

Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице (списке) в строго определенной последовательности – выполнить сортировку исходных данных. Сортировка осуществляется «на месте» - непосредственно в электронной таблице.

В таблице можно сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или в убывающем порядке (от 9 до 1, от Я до А). По умолчанию Excel сортирует данные в алфавитном порядке. Для сортировки в другом порядке, например чтобы расположить месяцы и дни недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует использовать пользовательский порядок сортировки.

Сортировать можно как текстовые, так и числовые данные. Если в сортируемом столбце содержатся и текст, и числовые данные, то после сортировки числовые значения будут расположены перед текстом. Для сортировки данных (по возрастанию) используется определенный порядок:

• числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

• текст сортируется в следующем порядке: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ‘ – (пробел) ! “ # $ & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я;

• логическое выражение ЛОЖЬ предшествует значению ИСТИНА;

• все ошибочные значения равны;

• пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

При сортировке по убыванию все перечисленные порядки заменяются на обратные, только пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью команд меню ДАННЫЕ  Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки. Порядок сортировки записей можно указывать по возрастанию или убыванию значений одного, двух или трех столбцов (ключей сортировки). По умолчанию список сортируется по строкам. Можно задать режим сортировки по столбцам. Этот режим задается в диалоговом окне Параметры сортировки, которое открывается при щелчке по кнопке Параметры. В этом же окне можно задать собственный (пользовательский) порядок сортировки и установить переключатель для учета регистра.

Для того, чтобы иметь возможность вернуть исходный порядок расположения данных в таблице, перед началом сортировки следует создать поле сортировки – обычный столбец с номерами, соответствующими каждой строке исходной таблицы.

Фильтрация (выборка) данных из списка

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.

В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки. Отобранные записи можно форматировать или удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.

Фильтрация данных в электронных таблицах может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра.

Фильтрация данных с использованием автофильтра

Для выполнения этой операции нужно:

1. установить курсор внутри таблицы;

2. ввести команду меню ДАННЫЕ  Фильтр  Автофильтр;

3. щелчком мыши по кнопке со стрелкой раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка:

4. указать требуемые значения или выбрать строку «условие» и задать критерии выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.

Условия для отбора записей в определенном столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Каждая часть условия может включать:

• значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы подстановки. В качестве символов подстановки используется звездочка * — для указания произвольного количества символов или вопросительный знак ? — для замены одного символа;

• оператор отношения (сравнения) (= равно,< меньше,> больше,<> не равно, <= меньше или равно, >= больше или равно).

Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно щелкнуть по кнопке со стрелкой синего цвета и в раскрывшемся списке выбрать строку «все» или выполнить команду ДАННЫЕ  Фильтр  Отобразить все.

Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и снова ввести команду ДАННЫЕ  Фильтр  Автофильтр, т.е. убрать переключатель(галочку) перед словом Автофильтр.

Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра.

Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам.

Для фильтрации записей списка расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев: критериев сравнения и вычисляемых критериев.

Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕ  Фильтр  Расширенный фильтр.

Важной особенностью этого режима является то, что до выполнения самой команды фильтрации необходимо сформировать специальную область для задания условий фильтрации данных – диапазон условий отбора (интервал критериев).

Диапазон условий должен содержать строку с заголовками столбцов и несколько строк для задания условий отбора. Обычно для создания диапазона условий вначале копируют в отдельное место (на другом или том же самом рабочем листе – как правило, выше исходной таблицы) строку с заголовками столбцов, затем в расположенные ниже строки вводят критерии выборки по отдельным столбцам.

Между значениями условий отбора и таблицей должна находиться, как минимум, одна пустая строка.

Если критерии отбора (условия фильтрации) вводятся в одной строке для разных столбцов, то они считаются связанными условием «И». Если критерии отбора записываются в разных строках, то они считаются связанными условием «ИЛИ».

Критерии сравнения для расширенного фильтра, как и при использовании автофильтра, могут содержать:

• точные значения;

• шаблон значений, включающий символы подстановки * и ?;

• значения, формируемые с помощью операторов сравнения (больше, меньше и т.п.)

После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы, вводят команду ДАННЫЕ  Фильтр  Расширенный фильтр и в диалоговом окне Расширенный фильтр указывают диапазон ячеек таблицы и адрес или имя сформированного заранее диапазона условий.

Ссылка на диапазон условий отбора должна включать только заголовки столбцов и строки с критериями, т.е. не содержать пустых строк. Фильтровать записи можно либо на месте, либо копировать в указанную область на текущем листе.

Для восстановления всех строк исходной таблицы и отмены режима фильтрации следует ввести команду меню ДАННЫЕ  Фильтр  Отобразить все.

Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов

Автоматическое подведение итогов – это удобный способ быстрого обобщения и анализа данных в электронной таблице. Для того, чтобы иметь возможность автоматически подводить общие и промежуточные итоги, данные в таблице должны быть организованы в виде списка или базы данных.

Перед вычислением промежуточных итогов следует выполнить сортировку по тем столбцам, по которым будут подводиться итоги. Это выполняют для того, чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.

Характеристики

Список файлов книги