Планирование поступления товаров
3.5. Планирование поступления товаров.
Основной целью планирования поступления товаров является обеспечение ритмичной поставки товаров в аптечные учреждения в необходимых объемах и ассортименте.
Важность поддержания запасов ЛС на оптимальном уровне обусловлена тем, что их удельный вес весьма значителен в общей структуре оборотных активов аптечных учреждений (эта величина составляет примерно 60—80%). Ассортиментная политика является также важным инструментом конкурентной борьбы. По мнению аналитиков, абсолютное большинство (по оценке — 88%) аптек стремятся иметь лучший, чем у конкурентов, ассортимент ЛС. Отмечается, что среди мероприятий, способствующих формированию заданных параметров ассортимента, можно выделить оценку оптимальности ассортимента, определение спроса в конкретных товарах аптечного ассортимента на ближайшую и среднесрочную перспективу, планирование поступления товаров в аптеку.
Сложность поиска и реализации наилучших решений при планировании поступления товаров в аптеку обусловлены рядом факторов, среди которых можно выделить:
• многономенклатурность товаров аптечного ассортимента;
• обеспечение законодательных требований по наличию обязательного ассортимента ЛС;
• наличие нормативных требований к величине торговой наценки;
• преобладание штучного или мелкооптового характера реализации;
• невозможность точного расчета реальной потребности в ЛС.
Рекомендуемые материалы
Таким образом, основная сложность оптимального планирования поступления ЛС заключается в том, что априорно неизвестным фактором является объем спроса в будущем периоде времени для подавляющего большинства ЛС. Пренебрежение случайным характером потребления ЛС приводит к тому, что основной причиной списания ЛС (до 60% от списанных объемов) является наличие препаратов, не пользующихся спросом. С учетом нормативных требований ЛС с истекшими сроками годности запрещены к реализации, а их физико-химические свойства далеко не всегда обеспечивают возможность переработки в новые товары с потребительской стоимостью. Поэтому списание ЛС связано со значительными убытками, даже если аптечное учреждение приняло их «под реализацию».
Принципы планирования поступления товаров.
В связи с рассматриваемой проблемой необходимо помнить, что документом Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) Operational Principles for Good Pharmaceutical Procurement («Организационные принципы надлежащего фармацевтического снабжения») (GPP) выделен ряд стратегических задач, среди которых можно отметить:
• закупки наиболее экономически эффективных ЛС в нужных количествах;
•обеспечение их своевременной доставки;
• обеспечение наиболее низких общих (суммарных) издержек снабжения.
Неоднозначность объема заказа, случайность процесса сбыта во времени приводят к дополнительным нагрузкам на систему управления запасами, а также к возникновению дополнительных издержек. Типичный процесс в системе управления запасов при переменном сбыте приведен на рис.8, где увеличение объема запаса ЛС происходит за счет его поставки, а снижение — за счет сбыта. Можно отметить большой размах объема, а также случайный характер его изменения.
Рис. 9. Типичное изменение объема запаса товара во времени
Развитие формальных методов управления запасами направлено в сторону более полного отражения реальных проблем и их адекватного описания и последующего решения. В результате в настоящее время наблюдаются следующие тенденции:
развитие стохастических моделей и статистических методов управления запасами;
• распространение адаптивного подхода и методов управления по неполным данным;
• использование методов теории игр;
• исследование многономенклатурных систем управления запасами с коррелированным спросом;
• исследование замкнутых по спросу систем управления запасами;
• исследование систем управления запасами с частично наблюдаемым спросом;
• расчет иерархических систем;
• развитие методов статистического моделирования для анализа и оптимизации систем управления запасами.
Процесс планирования поступления товаров осуществляется по следующим основным этапам:
1. Анализ поступления товаров в предплановом периоде.
Такой анализ проводится в тесной увязке с показателями анализа реализации товаров и товарных запасов.
Для увязки этих показателей анализ поступления товаров осуществляется в одинаковых ценах (только оптовых или только розничных). В процессе проведения анализа изучаются следующие основные вопросы:
а) динамика общего объема и структура поступления товаров.
Динамический анализ поступления проводится в сопоставимых ценах.
Устанавливают темпы изменения объема поступления товаров в предплановом периоде в целом по аптеке и в разрезе отдельных товарных групп;
б) обеспеченность товарооборота и товарных запасов необходимым объемом поступления товаров.
Снижение товарооборота при одновременном сокращении размеров товарных запасов свидетельствует, как правило, о недостаточности объемов поступления товаров в аптеку.
в) Состав источников поступления товаров в аптеку.
В процессе проведения этого анализа устанавливается удельный вес различных поставщиков - аптечных складов, непосредственных производителей, торговых посредников и т.п.
Кроме того, определяется удельный вес поставки товаров от местных и иногородних поставщиков.
г) соответствие объемов фактического поступления товаров объемам, предусмотренным заключенными договорами.
Рис. 10. Последовательность отдельных этапов планирования поступления товаров в аптечном учреждении
д) равномерность поступления товаров по отдельным периодам (месяцам, декадам, неделям). Такой анализ проводится в сопоставимых ценах в целом по аптеке и по отдельным группам товаров. Учитывается сезонность потребления многих медикаментов.
е) частота поставки товаров в аптечные учреждения. Этот показатель играет существенную роль в обеспечении устойчивости ассортимента товаров, формировании размера товарных запасов, объеме затрат по транспортированию и хранению товаров.
Результаты проведенного анализа используются в процессе всех последующих этапов планирования поступления товаров.
2. Определение планового объема структуры поступления товаров.
Основу проведения таких плановых расчетов составляют ранее обоснованные планы реализации товаров и формирование товарных запасов.
Плановые расчеты проводят по формуле материального баланса:
Зн + П = Р + В + Зк
П = Р + В + Зк – Зн , где:
П - плановый объем поступления товаров;
Р - плановый объем реализации товаров;
Зн - фактическая сумма товарных запасов на начало планового периода;
Зк - расчетная сумма товарных запасов на конец планируемого периода;
В - ожидаемое выбытие товаров в связи с естественной убылью и по прочим причинам.
3. Определение планового объема и источников закупки необходимых товаров.
Плановый объем закупки определяется на основе планового объема поступления товаров. При этом следует учесть, что объем поступления товаров рассчитывается чаще в розничных ценах, в то время как объем закупки товаров - в ценах их закупки (оптовых)- разница между этими показателями составляет сумму торгового наложения или валовый доход от реализации товаров.
С учетом этого плановый объем закупки товаров определяется по следующей формуле:
ОЗ = П - ВД , где:
ОЗ - объем закупки товаров ( в оптовых ценах );
П - плановый объем поступления товаров ( в розничных ценах);
ВД - планируемая сумма валового дохода от реализации товаров (сумма торговых наценок).
Методы определения плановой суммы валового дохода от реализации рассматриваются в соответствующем разделе.
Размер торговой наценки регулируется как государством, так и аптекой.
Расчет планового объема закупки товаров осуществляется в разрезе, как отдельных товарных групп, так и в целом по аптеке.
В силу изменчивости конъюнктуры фармацевтического рынка, многочисленных фирм-поставщиков и других причин обеспечить заранее весь объем закупки товаров на плановый период в большинстве случаев невозможно.
Поэтому на данной стадии планирования закупок определяются лишь основные источники поступления.
В составе источников закупки выделяют обычно непосредственных производителей товаров и торговых посредников (оптовые, торгово-посреднические и др. предприятия), а также местных и иногородних поставщиков.
4. Обеспечение ритмичности и оптимизация партий поступления товаров в аптечные учреждения.
Эта задача решается путем определения оптимального размера партий поступления товаров в аптеку.
Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный размер издержек обращения аптеки по размещению заказа, доставке товаров и их приемке (обозначим этот вид издержек обращения по организации товароснабжения аптеки как ИО1). Однако, высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер товарных запасов - так, если получать товар один раз в два месяца, то средний размер его запаса составит 30 дней, а если один раз в месяц, то средний размер запаса составит 15 дней.
Заключительной стадией планирования т/о, товарных запасов и поступления товаров является балансовая увязка всех запланированных показателей - объема реализации, запасов на начало и конец планового периода, объема поступления товаров. Балансовая увязка этих плановых показателей позволяет проверить их взаимосвязь по каждой группе товаров и по аптечному учреждению в целом.
По данным таблицы 9 проанализируем влияние факторов товарного обеспечения (остатки, поступление, выбытие товаров) на выполнение прогноза фактического товарооборота аптеки в текущем году.
Анализ товарного баланса аптеки №1 за год, тыс. руб. Таблица 9.
Показатель | Прогнозный | Фактический | Темп Роста | Влияние фактора |
Остаток на начало года Поступление Всего приход с остатками Реализация товара за год Прочее выбытие товара Итого расход за год Остаток на конец года | 1000,0 3000,0 4000,0 3000,0 100,0 3100,0 900,0 | 900,0 3020,0 3920,0 3010,0 80,0 3090,0 830,0 | 90 100,7 ___ 100,3 80,0 ___ 105,2 | - 10,0 + 20,0 - 80,0 + 10,0 - 20,0 - 10,0 - 70,0 |
Влияние отдельных факторов определяем по разности между фактическими и прогнозными данными изучаемых показателей.
Анализ товарного баланса позволяет сделать следующий вывод: в целом аптека добилась увеличения товарооборота по сравнению с прогнозом (на 10 тыс. руб.), но детальный анализ отдельных факторов, составляющих товарный баланс аптеки, показывает, что в товарном обеспечении имеются проблемы:
- на начало года фактические товарные запасы были занижены (на 10 тыс. руб.);
- на конец года фактические товарные запасы ниже прогнозируемых (на 70 тыс. руб.);
- перевыполнение плана поступления товаров (на 20,0 тыс. руб.) не повлекло за собой увеличение нормативных товарных запасов;
- фактическое снижение прочего выбытия по сравнению с прогнозом (на 20 тыс. руб.) положительно должно было сказаться на реализации (увеличив её на 20 тыс. руб.).
Таким образом, по результатам анализа товарного баланса аптеки можно сделать следующие выводы:
- не допускать превышение прогнозируемых объёмов поступления товара в течение года, так как они могут повлиять на затоваривание аптеки на конец года;
- стремиться к фактическому снижению прочего выбытия товаров, так как это может увеличить объём реализации;
- следить за нормативом товарных запасов на начало года, так как его снижение по сравнению с прогнозом может затруднить выполнение товарооборота в данном периоде, в то время как на I квартал (начало года) традиционно приходится значительная часть годового товарооборота.
При появлении необходимости анализа ритмичности поставок можно воспользоваться расчётом коэффициента ритмичности:
Критм.=100 – V;
V=σ / x* 100
σ=VΣ(x– x)2/n, где
Критм.– коэффициент ритмичности (равномерности поставок);
V– коэффициент вариации (неравномерности);
σ– среднее квадратическое отклонение;
x– среднее значение анализируемого признака;
Ещё посмотрите лекцию "Основные фонды гостиничного и ресторанного хозяйства" по этой теме.
n– число значений анализируемого признака.
В настоящее время в области практической реализации планирования поступления ЛС выделяются следующие основные направления:
· использование информационных технологий, включающих базы данных и программные средства их обработки;
· специализированное программное обеспечение;
· консалтинговые услуги в области логистики.
Постоянное совершенствование технических средств управления позволяет реализовывать все более сложные модели и методы управления запасами, а опыт внедрения свидетельствует об их высокой экономической эффективности.