Планирование

Для СУД требуется найти самый выгодный способ хранения и поиска этих объектов. Первоначально определяется базовая структура информационного менеджмента.

В первую очередь, уели СУД:

1) получение максимальной пользы от информации, содержащейся в документах.

2) снижение себестоимости, получение, обработки, использования и уничтожения документа.

3) определение ответственности сотрудников, отдела фирмы, за порядок отчетности и эффективности используемого документа.

3.2 Структура системы разработки документов фирмы.

Структура как каркас СРДР должна содержать три уровня:

1) Архитектурный

2) Организационный

3) Подсистемы СРДР

Структура СРДР:

Архитектурный

Организационный

Подсистемы СРДР

Архитектурные системы менеджмента.

Архитектурные модели – модели, то есть тип документов, используемых в репозитариях. Основными между ними являются:

1) Модели общего объекта (расширение COM (Common Object Model));

2) Составная архитектура документа (CDA (Compound Document Structure));

3) Стандартный обобщенный язык разметки (HTML, SGML и другие).

Принципы хранения.

Модель должна содержать название, вид документа, автора и так далее, которая должна хранится в специальном месте памяти СУД, соответствующему данному типу документа: гипертекстовой базе данных или других базах данных, полнотекстовых базах данных и так далее.

Архитектурные стандарты определяют аппаратное и программное обеспечение СУД: CDA, COM, HTML, SGML, OLE, OMG и другие.

DMA – единый стандарт документации.

OLE связанны по ссылками различные версии одного документа для отслеживания изменения одного документа.

Open Doc – стандарт составной документации, консолидация и агрегирование данных.

Первичные принципы определяют желаемое направления СУД. Бывают трех видов:

1) Принципы управления данными, системами и документации:

-- управление данными – это управление определенных действий по сохранению четко структурированных объектов;

-- процессами управления является БД: по маркетингу и деловым контактов; по заказанным поставкам; по управлению торговой статистики и тому подобному.

-- управлению системами – набор действий в рабочем состоянию автоматизированных и не автоматизированных систем обработки информации и технологий, которые входят в эти системы (банкомат, система контроля книг в библиотеке и так далее).

-- управление документацией – дополнение к процессами управления данными и системами: действия по частично структурированным объектам или не структурированных документов (рисунки, оглавления, части текста и так далее).

2) Первичные принципы логической архитектуры:

-- переход к СУД должен выполнятся постепенно, а не революционным путем, чтобы персонал привыкал выполнять поиск документов не по бумажным каталогам, а по ключевым словам в СУД.

-- СУД должна иметь ПО для чтения документов, созданных в любом формате.

-- Управление объектами должно выполняться с этапами жизненного цикла объекта.

3) Принцип предметного воплощения архитектуры:

-- Необходимо ввести единицу измерения качества документа. Качество определяется полнотой документа, доступностью транзакции для проверки. Проследить пошагово принятия любого решения.

-- Требуется единица эффективности СУД. Для этого СУД должна быть доступна 95%-99% рабочего времени.

-- Репозитарий СУД должен быть защищен от несанкционированного доступа.

-- Необходима единица измерения целостности и взаимной согласованности баз.

Специальная программа должна следить за тем, какие документы действительно существуют в БД и с какими документами они связаны ссылками.

Организационный уровень.

Задает схему отчетности и ответственности всех участников создания СУД, то есть разработчиков, пользователей и так далее. Очень важно чтобы использование СУД поддерживалось руководством компании.

Организационный уровень состоит из трех частей:

А) распределение прав и обязанностей. То есть при переходе к СУД, необходим грамотный и компетентный персонал, поэтому фирма должна обеспечить переобучение персонала или повышение квалификации сотрудников и назначить ответственного за работу с отдельными частями СУД.

Б) организация трудового процесса. То есть распределение заданий и функций по работе СУД между сотрудниками детально и конкретно.

В) Инструменты, обеспечивающие трудовой процесс: ППП, технические устройства: принтер, проектор, сканер, программы поиска ИПС и так далее.

Уровень структуры менеджмента.

Структура менеджмента – схема, отражающая уровни соответствия, тем, что планировалось изначально. Схем должна содержать реализацию баз данных, баз документов.

Этапы проекта процесса менеджмента:

Планирование

Организация

Обеспечение ресурсами

Администрирование

Контроль

Планирование – выбор назначения и выбор СУД, принятия бюджета.

Организация – разработка структуры распределения ролей при переходе к СУД на уровне руководства и сотрудников. Разработка архитектуры и структура ведения документа по административному контролю документации СУД.

Обеспечение ресурсами – отбор и оценка сотрудников, повышения их квалификации для выполнения организационных функций.

Администрирование – принятие мер по повышению мотивации персонала к переходу компании на СУД.

Контроль – оценка и корректировка управления планов.

Планирование.

Этап планирования.

Цели: определяет направление действий и контрольные точки и задачи менеджера; позволяет сделать прогноз результатов планирования и их достижения; определяет структуру проблем СУД; определяет график начала и окончания этапов или контрольных точек и проекта в целом; бюджет, прогноз; стратегию и тактику работы персонала; стандарты - показатели эффективности СУД.

Этап организации имеет две цели:

1. Кто из сотрудников войдет в команду разработчиков и какие отделы будут непосредственно.

2. Обозначить структуру отчетных документов и объем контроля, а также права каждого участника.

В результате выполнения этапа определяется:

- организационная структура (права, обязанности и отчеты стандартных позиций разработки (сотрудники))

- матрица взаимодействия – схема распределения ролей и их взаимодействия между собой с отделами и внешними объектами

- квалификации – список умений и знаний, необходимых сотруднику на каждой позиции

- потребность в персонале

В лекции "3. Прикладные системы и технологии" также много полезной информации.

Квалификация должна быть повышена до начала разработки СУД, так как обучении по ходу дела не приводит к успеху и ведет к лишним затратам.

Этап обеспечения ресурсами. На этапе набирается команда квалифицирующих специалистов, определяется среда, в которой будет работать каждый и необходимый инструмент. Результатом этапа является распределение обязанностей между членами команды и уровень поддержки со стороны организации, потребность в финансах, материалах, оборудовании и др. Нельзя включать в команду сотрудников, если они не заняты. Нельзя начинать разработку, если имеется часть средств (25-30%).

Этап администрирования.

Повысить мотивацию членов команды, подготовить их к самостоятельному решению. Результат действий – составленный протокол.

Этап контроля.

Отслеживания масштабности распространения внутри компании. Ведение контроля и отчетности по затратам, соблюдение графика и соответствии уровня графика. Результатом является: анализ соответствия реального проекта ресурса прогнозному обеспечению; отчет об отклонении выполнения работы проекта о стратегии и тактики.

Поделитесь ссылкой:

Популярные услуги

Планирование

Рекомендуемые материалы

Рекомендуемые лекции