Фазы жизненного цикла

Фазы жизненного цикла разработки документооборота.

Модель жизненного цикла разработки документооборота фирмы по Саттону является основной из множества моделей ЖЦ. Она базируется на том, что желаемые результаты документооборота могут быть достигнуты благодаря выполнению цепочке определенных действий связанных с этапом ЖЦ документа: на каждой фазе документу присваивается добавочная стоимость,  которая определяет начальную условия следующей фазы.

Все фазы ЖЦ можно разделить на части управлять отдельно каждой. Пример: при создании документа он получил начальную стоимость. При его вводе в БД прибавилась его добавочная стоимость затрат на ввод. При его запросе и выдаче еще добавилась добавочная стоимость, документ утвердили, вновь его цена возросла.

Фазы жизненного цикла:

ЖЦ состоит из 6 фаз: Определение или создание документов их анализ сохранения, публикация и вывод из обращения.

1) Определение документа.

Имеет целью установление общего контроля проекта и структуры управления проектов, составляется план проекта, составляется все необходимые документы их тип и системные данные, то есть объем СУД требуемой для цели организации.

Рекомендуемые материалы

На первом этапе принимается план и график работы, определяется количество сотрудников (5-7), определяются бюджетные средства, на приобретение ресурсов, то есть источников информации и инструментария.

Обосновываются необходимые работы и процедуры администрирования и управления проектом.

2) Анализ данных.

Цель фазы: сбор информации о документах СУД, то есть их системных данных, местах их хранения и о рабочих процессах, связанных с ЖЦ этих документов.

Результат анализа:

А) получение моделей типов документов: текст, изображение и так далее

Б) составление каталога объектов, характеризующих документ.

В) структурированная система классификации документа (по алфавитному порядку, по объему, по теме и т.д.)

Система классификации файлов должна строиться с позиции направления бизнеса фирмы, а никак традиционная система, то есть распределения по отделам. Это позволяет не распределять документы при расформировании отдела. Внутренняя структура документов строится  на основе форматов SGML и HTML.

3) Создание документа.

Цели создания документа являются: 1) сбор всех документов в СУД, перевод их в формат, который работает СУД или оцифровка. Бумажные оригиналы передаются на хранение; 2) классификация всех собранных документов, по которой будет выполняться поиск, глубина ссылок до 4-5 документов.

В результате должен получится:

- полный список внешней документации компании;

- полный список, наследованных от старой системы, документов;

- полный список, авторами, которых являются сотрудники.

Замечание на этом этапе – один и тот же документ не должен дублироваться в разных секторах памяти. Сбору подлежит только информация, имеющая отношение к бизнес-направлению компании. Оставление всей информации от старой системы по принципу «пусть будет» нерационально использует память СУД.

4) Сохранение документов.

Цель фазы: поместить документы в безопасную среду, хранить в ней, с возможностью всегда их найти.

При сохранении документы классифицируют на уровне секретности: общие, частные, конфиденциальные, секретно и совершенно секретно. При сохранении следует предусмотреть подлинность электронного почты, авторизации (установление подлинности автора) и установление аудиторской проверки документов, защищенных СУД.

5) Опубликование документов.

Цель: распределение электронных версий и распечаток документов среди работников организации, в соответствии с их уровнем доступа – ИРИ (избирательное распространенная информация).

Результат фазы: составление уровня допуска и списков распределения документа согласно допусков к этим документов. Установление диапазона форматов установления и распечаток документов.

Система ИРИ автоматически уведомляет пользователя о поступлении документа в репозиторий нового документа, который предоставляет интерес для направления работы пользователя и его группы допуска. Например: бухгалтер получает о новых бухгалтерских правилах и так далее.

6) Вывод документов из обращения.

Цель: определить документ, подлежащие выводу из СУД. Выполняется 4-мя способами: уничтожение, сохранение, отчуждение, перевод в архив.

· Уничтожение – физическая документация документов (для бумажных – сжигание и др.)

· Сохранение – копирование компакт-диска или магнитного диска в тех случаях, когда записанные на них документы могут понадобиться после истечения их срока годности (5-7 лет). До 15% старых документов могут быть запрошены, по статистике.

· Отчуждение – пересылка документаций тем организациям, откуда они были первоначально получены для СУД.

· Перевод в архив – выполняется для документов, представляющих интерес с точки зрения истории организации.

Результат фазы: обновленных график сохранения документации; список документов о сохранении, список для уничтожения и список документов для отсылки. Перед уничтожением документа или перед переводом в другую категорию нужно уведомить автора, так как только он может знать истинную потребности документа.

Концепции безбумажной технологии управления.

Ошибки деятельности экономической системы предприятия могут сказаться на ее финансовых результатах иди привести к банкротству, поэтому требуется повышать эффективность управления за счет принятия оптимальных управленческих решений, которые обеспечиваются только информацией из документов.

Управление – это процесс задания цели функционирования объектов и выработки управляющих воздействий на объект, направленных на достижение цели управления. Воздействиями на объект для экономического предприятия являются деловые процессы, состоящие из отдельных компонентов, взаимодействие компонента задается регламентом их исполнения.

Объектами управления могут быть:

1) Ресурсы (материальные, денежные, трудовые, информационные), которые используются для выполнения деловых процессах.

2) Сами деловые процессы, выполняемые для достижения целей управления.

3) Подразделения предприятий, в которых протекают деловые процессы

4) Все предприятие в целом.

Для выживания на рынке бизнес должен успешно адаптироваться к работе конкурентов, поэтому руководство компании стремится:

· Провести ретруструктуризацию системы управления, усовершенствовать деловые процессы

· Уменьшить объемы бумажной информации, снизать стоимость обработки данных, повысить эффективность ее использования, поиска и хранения. То есть перейти полностью на безбумажную технологию управления.

Организация безбумажной технологии основывается на концепциях:

- переход к электронным документам

- создание систем управления документами

- создание системы электронного документооборота.

1 концепция. Концепция электронного документа.

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке ПК и первого графического интерфейса пользователя GUI. В настоящее время электронным способом обрабатывается до 90% информации.

Преимущество электронного документа:

1. электронные документы (ЭД) удобнее, чем бумажные, при создании совместном использовании распространении и хранении. Они могут одновременно использоваться со структурой одной группа или одного предприятия. Доступ  к ним осуществляется за несколько секунд, а не несколько часов, (дней).
2. ЭД перемещают центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоке данных дополненные неструктурированным текстом, изображениями, звука, видео и графики и так далее. Они могут включать гипертекстовые связи, OLE-объекты, реляционные таблицы и др. То есть ЭД является открытым, гибким, многомерным.

Ограничение электронного документа:

1. Содержимое

2. Структура данных

3. Форматы и стандарты режима передачи

4. Характер его использования

2 концепция. Система управления ЭД.

Система управления ЭД (СУЭД, DMS – Document Management System). Электронный документ – это форма обработка, которой происходит с помощью последовательного применения взаимосвязанных технологий в рамках системы DMS. DMS основан на комбинации технологии сбора, хранения, поиска и распространения ЭД.

Основные задачи:

1) Уметь переводить бумажные варианты в электронный вид;

2) Уметь перехватывать все создаваемые ЭД из всех источников поступления (текстовые, графические и др. документы созданные внутри компании: факсы, сообщения электронной почты, отчеты и др. документы компании);

3) Основная задача: Отправить все документы в хранилище.

3 концепция. Система электронного документооборота.

Служит для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду. Должна панировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, управлять документооборотом и регулировать его.

Имеет 2 стадии развития:

1) Технология docflow, связная с планированием и управлением документооборота

2) Технология workflow – управление деловыми процессами и процедурами при выполнении которых используются и создаются документы.

Система технологии workflow называется САДП – система автоматизации деловых процессов.

Они служат:

Ø Для моделирования деловых процессов и процедур предприятия;

Ø Контроль их исполнения;

Ø Оценка и анализ эффективности их выполнения;

Ø Реструктуризация системы управления фирмы.

Обратите внимание на лекцию "4.1 Основные понятия".

Основные задачи СЭД:

1. Более эффективное управление за счет автоматического контроля принятых решений.

2. Поддержка системы контроля качества, выпускаемой ИПУ.

3. Протоколирование деятельности предприятия (внутрислужебное расследование, анализ деятельности и др.).

4. обеспечение бумажных документов из внутреннего оборота компании.

В западных странах текущую работу ведет персонально ответственный менеджер, а СУД выполняет лишь хранение исполненных документов систематизированных папок. То есть движение документа не фиксируется. В России обязательная регистрация каждого документа с момента его создания и регламентация его документооборота, есть упорядочивание движение документа. В западных странах организована горизонтальная система документооборота, когда документы поступают сразу к исполнителям, а руководитель о нем может даже не знать, а руководитель может даже не знать, то есть все решается на уровне горизонтальных связей. В России сначала регистрируется в организации, потом передается руководителю, а затем поступает к исполнителю – вертикальная система документооборота. На Западе – горизонтальная.