Экономическое построение системы

Экономическое построение системы. Классификация функций и деловых процессов ЭС.

Система - это совокупность взаимосвязанных документов относительно изолированная от окружающей среды имеющая, либо цель изолирования, либо законы своего развития.

Экономическая система – большая и сложная кибернетическая система, предназначенная для получения прибыли.

Любая ИЭС является кибернетической, то есть управляемой.

Состоит из двух элементов:

- объект управления

- аппарата управления (система управления)

ИП – информационный поток

МП – материальный поток

Свойства ЭС:

1. Наличие качества в цели получения прибыли какой либо отрасли НХ.
2. Целостность системы благодаря наличию организационной структуры и относительно изолированности от окружающей среды.
3. Гомеостазис – равновесие система.
4. Устойчивость функционирование.
5. Управляемость для достижения цели.
6. Адаптируемость - изменение окружающей среды.
7. Обучаемость за счет прошлого опыта работы.

Объект управления – система, в которой протекает:

Материальные процессы – то есть процессы переработки материалов и др. ресурсов в готовую продукцию или услугу. То есть процессы связанные с переработкой материального потока МП1 в материальный поток МП2. На вход ОУ поступает внешний информационный поток ИП1, который сопровождает материальный (накладные на транспортировку, счет и так далее). Выходной поток ИП2 сопровождает готовую продукцию – ИПУ.

Структурно ОУ может состоять из складов, где ресурсы преобразуются в ИПУ.

Аппарат управления (АУ) – подсистема в котором осуществляется информационные процессы, связанные с выполнением набором функций реализуемые в определенном порядке. Все функции делятся на общие и конкретные.

Основные общие функции

1) Прогнозирование

2) Планирование

3) Учет

4) Контрольная функция

5) Оперативное управление

6) Анализ управления

7) Нормирование

8) Организация функций

9) Административная функция

Основные функции управления:

1. Прогнозирование
2. Планирование
3. Учет
4. Контрольная функция
5. Оперативное управление
6. Анализ
7. Нормирование
8. Организационная
9. Административная

Рис.1 Схема взаимосвязи функции управления

Внешняя среда

Перспективное развитие предприятия (прогнозирование) – это процесс выработки показателя деятельности предприятия на перспективу на данные от внутренних резервов и внешней среды.

Планирование – функция, связанная с программой действий. Программа действий – конечная цель руководящая линиями поведения, этапы предстоящего пути и средства для их реализация.

Учет – функция регистрации сбора, передачи и обработки текущих сведений в подразделениях объекта по выполнению плана.

Контроль состоит в проверке, его цель – выявление факторов невыполнение программ, ошибок для их исправления. Он применяется ко всему – материальным объектам, действиям и людям. По результатам контроля принимаются управленческие решения по выработке новых планов реорганизации системы и координации ее работы.

Регулирование или оперативное управление реализуется путем выдачи распоряжений, распределяется между несколькими руководителями, каждый из которых отвечает за определенный круг обязанностей и их выполнение.

Анализ деятельности системы – обработка полученных сводных данных, определение тенденции в поведении системы и тенденций в ней, получение сведений по ресурсам предприятия для нового плана развития.

Нормирование - определение норм расходов сырья, материалов и т.д. для выполнение задания каждому работнику, участку и цеху согласно среднеотраслевых норм.

Администрирование – согласование деятельности всех участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и обеспечить его успех. Аппарат управления содержит ряд подразделений, который отвечает за заготовку сырья, материалов, производства продукции, хранения, реализации готовой продукции, обслуживание клиентов и др.

В аппарат управления входит:

• дирекция
• плановый отдел
• отдел маркетинга
• экономический отдел
• бухгалтерия
• технические отделы
• отдел реализации

Система электронного документооборота входит в состав директората.

Дирекция является подразделением, работники которого отвечают за общие вопросы организации работы системы, за принятие стратегических и тактических управленческих решений по всем видам деятельности и за осуществление связей окружающей средой.

Остальные подразделения служат для подготовки вариантов принимаемых решений, контроля их исполнения и совершенствования процессов управления. Каждое подразделение отвечает за свой вид деятельности и объект управления.

Для достижения цели аппарата и объекта управления учувствуют в выполнении деловых процессах и процедур.

Деловые процессы – процессы, которые отвечают за ведение бизнеса, являются способом осуществления фактического управления и состоят из отдельных процедур.

Деловая процедура – последовательность работ, заданий, операция, совершаемых сотрудниками ИЭС для реализации процесса или решения какой-либо задачи. Деловые процессы классифицируются по видам производственной деятельности: обслуживания клиента, материально-технического снабжения, управление кадрами, реализация готовой продукции и т.п.

Понятие документа, документооборота и потока документов.

Каждый вид деятельности вызывает в экономической системе своего класса информации.

Основные виды:

1. Управленческая
2. Экономико-статистическая
3. Научно-техническая
4. Юридическая

и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, так как она содержит цели и задачи функционирования предприятия и использует данные других  классов информации.

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Документ – материальный носитель, на который на носятся сведения отражающие состояние системы или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Свойство документа:

1) Многофункциональность, так как документ реализует функции регистрации информации, передачи, обработки и хранения.

2) Юридическая сила, обеспечивается реквизитов, подписью лица, ответственного за достоверность данного документа.

3) Совокупность взаимосвязанных документов используемых для управления документов называется системой документов (ПСД). Она содержит несколько сотен документов, которые классифицируются по разным признакам:

§ По содержанию документа могут быть: ОРД (организационно-распорядительские документы), экономико-статистическими, научно-техническими, юридическими и т.д.

§ По виду: каждый выделенный класс делится на подмножество документов, например: экономико-статистические документы содержит – плановые, финансовые, статистические и др. документы; научно-технические включают в себя чертежи, стандарты по изготовлению продукции; юридические делятся по виду права: налоговое, гражданское и др.

§ По степени официальности делятся на официальные и личные.

§ По месту составления делятся на внутренние и внешние.

§ По уровню управления делятся на 4 группы: государственные, министерские, объединение корпораций и объединение фирм.

§ По количеству вопросов: простые (докладная записка) и сложные (договор, бизнес-план).

§ По степени подлинности – подледники, черновики и копии.

§ По времени хранения – постоянные и временного хранения.

§ По методу обработки выделяют 4 группы: 1) ручного заполнения; 2) Машинно-ориентированного документа (вводится в ЭВМ с клавиатуры); 3) Машиночитаемые документы (в электронном виде); 4) документы автоматического заполнения и выдачи информации на печать.

§ По степени гласности – обычные, ДСП, секретные.

§ По назначению: индивидуальные документы произвольной формы и документы с типовой формы.

§ По языку отображения информации: текстовые, табличные, графические, мультимедийные.

Документопоток – движение перемещения одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения ЭС в единую информационную системы.

"2.1. Информационные продукты и услуги" - тут тоже много полезного для Вас.

Потоки делятся на:

• Внешние (входящие)
• Внутренние (обращающееся в системе)
• Исходящая, связывают систему с внешними организациями.

Поскольку документы возникают для выполнения функции управления и деловых процессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот.

Документооборот – регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, то есть технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Документооборот может быть 2 типов:

1) Операционный – ориентирован на обработку первичных и получении сводных и аналитических документов, которые используются на начальных стадиях управления (подготовки решения).

2) Универсальный – отражает информационные потоки используемые на 3 стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений деловых процессов и процедур.