Организация документационного обеспечения управления

Организация документационного обеспечения управления в экономической системе. Назначение СДОУ, состав функции и процедур. СДОУ (система документального обеспечения управления).

СДОУ – это система документального обеспечения управления служит для решения следующих задач:

§ Документальное управление решений, создание документальных организаций, плановых высшего уровня.

§ Документальное обеспечение управления – создание рабочих текущих документов

§ Получение, распределение и фильтрация потоков внешней информации, для исполнителя и руководителя.

§ Контроль и их исполнение анализа качества.

§ Организация хранения поиска и выдача документов.

ДОУ осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

§ Документирование

Рекомендуемые материалы

§ Делопроизводство

Документирование – составление, оформление согласование рабочих документов для выполнения функции управления.

Делопроизводство – это организация работы с документами, то есть обеспечение работникам аппартоуправления документа для управления деловых процессов и процедур, проверка и отбор нужных документов.

СДОУ так же выполняет функцию информационного фильтра между системой и внешней средой путем получения проверки, сортировки и распределение потоков документов для конкретных адресатов.

Делопроизводство тесно связано с деловыми процессами и функциями управления. Отличие делопроизводство от деловых процессов состоит в функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документальное обеспечение управления предприятием, а деловые – за ведение бизнеса.

Каждый документ внутренний или внешний имеет свой регламент, который определяет документооборот. Регламент – это порядок и правила работы с документами. Документооборот отражает оборот документа с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителя. Документ бывает централизованный (охватывает все подразделения предприятия) и специализированный.

Центральный документооборот включает всю документальную организацию распределительную деятельность. Специализированный документооборот – это бухгалтерские, юридические, маркетинговые и другие документы.

Работники СДОУ должны выполнять следующие функции:

1. Прием, регистрация, распределение и доставка их исполнителю

2. Оформление и отправка исходящих документов

3. Стенография

4. Формирование дел и сдача их в архив и др.

По объему переработанной информации СДОУ делится на 4 класса:

1. Более 100 000 документов в год – это управление делами при президенте

2. 25 000 – 100 000 документов в год – общие дела министерства.

3. 10 000 – 25 000 документов в год – отдел делопроизводств фирмы.

4. меньше 10 000 документов в год – секретарь директора фирмы.

Наиболее массовой формой организаций СДОУ является отдел делопроизводства:

Руководитель СДОУ подчиняется непосредственно директору организации. Отдел рационального производства ведет нормативную базу, организует делопроизводство и документооборот выполняя постоянный мониторинг делопроизводственных процессов хранении и исполнения документов. Отдел приема и отправки корреспонденции получением, фильтрации, потоков входящих и исходящих документов. Отдел по потокам исполнения выполняет своевременное исполнение документарных решений. Архив – сбор и хранение исполняемых документов, поиск и выдача необходимых документов. Можвиро – печать и корректировка внутренних документов. Секретарь – составляет и отслуживает ежедневные планы руководителей, его поручение и контроль исполнения.

Для работы СДОУ необходимо иметь общегосударственные нормативы и правила работы с документами.

В 1991 году была создана гос. СДОУ – это совокупность научно обоснованных правил принципов устанавливающих единые требования к управленческой администрации деятельности в органах гос. управлениях, в учреждениях, на предприятиях управления. Этот комплекс документов с появлением негосударственных форм собственности.

Составные компоненты СДОУ:

1. Единые правила составления и управления самих документов
2. Рациональные принципы документооборота
3. Единые создания учетно-справочной системы
4. Формы и методы контроля исполнения документа
5. Правила составления номенклатуры дел
6. Принципы формирования
7. Правила подготовки дел к хранению и использованию

Эти компоненты основаны на действии следующих инструкций:

1. Типовые инструкции (1993 год) – устанавливает требования к документам, оформлению реквизитов, текстовых документов.

2. Основные правила работы ведомственных архивов (1986 год) – содержит принципы отбора в архив или уничтожения.

3. Перечень типовых документов содержит данные документа, содержащиеся в архиве.

4. Гос. Стандарт (ГОСТ 6.38-90) – унифицированные системы документации, требования к оформлению документов.

5. ГОСТ 6.10.1-88 – делопроизводство, архивное дело. Термины и определения.

Состав организационно-распределительных документов (ОРД) и содержание процедур составления ОРД.

2 Распределительный документ – оформляют принятые управленческие решения (приказы, распоряжения, протоколы). Являются основными для выполнения деловых процедур.

3 Информационный справочные документы – составляются при выполнении функции учета (письма, телеграммы, факсы и т.д.)

Каждый ОРД состоит из реквизитов, который содержит часть документов. По структуре расположения реквизитов ОРД делится на 2 класса: 1) формализованные документы, 2) неформализованные документы

Формализованные документы – типовые и стандартные документы, характеризующие следующие свойства:

- Наличие типового состава реквизитов;

- Наличие типовых реквизитов по колонкам и соподчиненности;

- Стандартное оформление или реквизитов;

- Использование бумаги стандартных размеров (А4, А3, А5)

В структуре типового документа выделяют три даты:

· Заголовок – с первого по 21 реквизит

· Содержательная часть – с 19 по 22 реквизит

· Реквизиты с 23 по 31

Информация всех реквизитов делится на постоянную и переменную, которая является новая для каждого экземпляра.

Шаблон – макет документа, в который заранее внесены значения постоянных реквизитов и создаются трафареты для переменных реквизитов. Шаблоны для бумажных носителей – бланки, для форм. Бланки бывают:

1. Общие бланки – для приказов, распоряжений, решений
2. Бланки для писем.

Заголовочный реквизит в шаблонах могут располагаться по центру (заявление, приказ) или по углам слева – адресная часть, с право – графическая печать. Проекты исходящих документов, то есть их содержание, тексты готовятся в структурных подразделениях. Согласование – это ознакомление, заинтересованного лица и добавлением грифа.

Основные операции составления документа:

1. Составление шаблона документа и хранения его в базе
2. Разработка проекта документа
3. Поиск шаблона и составление его реквизитов
4. Выдача на печать
5. Согласование проекта документа
6. Редактирование и корректирование документа
7. Печать и подписание документа
8. Утверждение документа руководством
9. Размножение документа
10. Регистрация рассылки документа

Неформализованный документ – отличаются нестандартным содержанием и от типовой формы расположения реквизитов (отчеты, обзоры, реферат).

Основные особенности:

1. Малое количество типовых реквизитов
2. Многостраничные расположения содержательной части документа
3. Страницы могут содержать текстовую, табличную и графическую информацию
4. Текстовая часть может быть структурной в виде абзацев или колонок

В состав документов может входить: оглавление, предметный указатель, колонтитулы, сноски.

Основные операции для неформализованного документа:

1. Ввод текста с текущей корректировкой
2. Орфографическая проверка текста
3. Операция подстановки страниц
4. Вставка сносок
5. Вставка предметного указателя
6. Вставка колонтитулы
7. Изменение стилей и шрифтов
8. Составление оглавления
9. Печать
10. Согласование и редактирование
11. Копирование
12. Утверждение и рассылка документа

Люди также интересуются этой лекцией: 9. Изучение рынка периодических изданий.

Содержание процедуры получения.

Центральный документ СДОУ составляет три основы:

1. входящая
2. исходящая, являются ответом на входящий документ, готовятся на основе внутренних документов предприятия
3. внутренние, используются для организации работы предприятия

В любом случае все виды документа проходят через СДОУ. Индексирование документа проводится после регистрации - присвоение индекса. Индекс – основной реквизит, состоит из 3 частей.

Индекс: 1. Код отдела; 2. Индекс дела; 3. Регистрационный номер

Состав и содержание процедуры и построение исполнение работы.