Требование к СУД и проблемы
Требование к СУД и проблемы на пути ее внедрения
При внедрении СУД необходимо определить: какие файлы оставить, какие уничтожить, выбрать стандарты СУД, требования к оформлению документов.
Обычно 15% уже отработанных документов могут быть еще востребованы, поэтому СУД должна давать возможность найти любой из этих документов. Все документы в СУД, независимо от носителя должны быть оснащены перекрестными ссылками.
По закону для финансовой отчетности предприятий бухгалтерские записи должны храниться 6-7 лет.
Бумажная документация также является частью системы электронного документооборота. Электронный документ снабжен электронной подписью – является законно, т.е. может быть принят в суде в качестве доказательства.
СУД позволяет закодировать документ, обеспечивать его защиту и проследить все попытки его просмотра. Распространение документа возможно по электронной почте или по сети компании.
СУД содержит программы просмотра, позволяющие работать со всеми типами документов, независимо от ПО, в котором они были созданы: .doc, .xls, .pex, .bmp, .jpeg.
Основное преимущество СУД – это уменьшение канцелярской работы.
Базовой единицей поиска в СУД является документ, а не слово или фраза.
Рекомендуемые материалы
СУД – это не только механизм поиска данных, но и механизм прослеживания в изменении документа, поэтому СУД должна хранить черновые или рабочие версии документа.
Вам также может быть полезна лекция "Синтез комбинационных устройств".
Уровень доступа для каждого пользователя должен быть определен заранее. Записи могут быть личными, переходными и официальными.
Личные – это частные записи (анкета, резюме, паспортные данные)
Переходные – черновики, рабочие варианты официальных бумаг.
Официальные – это записи о современной сделки или принятом решении.
Бумажные документы, оцифровываются по мере их востребования, т.е. при поступлении запроса от пользователя. Он превосходится в цифровой вид и переключается в память.
Тезаурус и контрольный словарь должен состоять из ключевых слов, указанных в каждом документе.