Диссертация (Формирование системы логистического сервиса оптовых компаний), страница 12

Предпочтение отдается в пользу сокращения временинахождения груза на таможенном посту.Большинствооптовыхкомпанийприбегаюткиспользованиюскладскойинфраструктуры, функциональное назначение которой это распределительный илираспределительно-подсортировочный склад. Ряд оптовиков гидравлических комплектующихизбегают формирования запасов на своих мощностях, ряд из них прибегают к данномупроцессу.

Запасы на складе создаются для ключевых клиентов (с обязательством выбора[ликвидации] замороженной продукции потребителем в течение года), а также дляподдержания доступности определенного уровня текущего и страхового запасов товаров.Уровень текущих страховых запасов определяется, исходя из экспертного взглядасотрудников компании (коммерческих подразделений оптовых компаний): при определенииобъемов замороженных в запасы средств уровень запасов определяется чаще всегослучайным образом, без использования какой-либо статистики.

Основной ориентир – мнениекоммерческого подразделения оптовой компании на будущие тенденции развитияпромышленных компаний. Отдельную группу запасов составляют товары, от которыхотказались по разным причинам ключевые клиент.Наиболее проблемными вопросами на складах оптовых компаний являются:отсутствие четко выделенных складских зон и использование нерациональныхпланировочных решений;полное отсутствие или проблемы с учетом складских запасов;нерациональное складирование товаров17 в зоне хранения;отсутствие формализованного и статистически обоснованного процесса планированияпри управлении запасами;низкая квалификация складского персонала;отсутствие мотивации складского персонала в качественном выполнении заказовклиентов.Результатом этих проблем являются:17отсутствие системы в распределении товарных запасов в зоне хранения;Отсутствие адресного хранения товаров на складе, либо проблемы при его использовании.50отсутствие регламента выполнения складских операций технологии грузопереработки;нарушение подбора товара для конкретного клиента по комплектности и ассортименту;наличие ошибок в товаросопроводительной документации.Говоря о степени автоматизации управления информацией о материальном потоке,стоит отметить: в оптовых компаниях используется большое количество файлов и программ,которые требует каждый раз вводить в них данные вручную.

Это приводит к многократномудублированию выполняемых операций, отнимая все силы и время сотрудников оптовыхкомпаний на операционную рутинную работу. До недавнего времени, все процессы в целомвелись исключительно с использованием разобщенных файлов стандартного офисногопакета (Microsoft Office).

Теперь же политика оптовых компаний направлена на то, чтобыавтоматизировать работу с документами и централизовать сбор данных в одном месте. Это корпоративная информационная система (далее - КИС) с выделенным модулем длялогистики. Тенденцией последних нескольких 5-7 лет является одобрение инициативы постандартизации и унификации документооборота, которые, стоит заметить, реализуются сразной степенью успешности. Рационализированная (с удобными формами представленияданных, необходимой наполненностью и т.д.) учетная система облегчает работу сдокументацией, поскольку ускоряет поиск информации.

Однако в ряде компаний степеньавтоматизации определяется, главным образом, интересами одного из функциональныхподразделений, которому в большей степени передана функция контроля точности вводимойв систему информации. Это приводит к тому, что введение для удобства поиска информациидополнительных сводных форм и таблиц в КИС может ограничиваться. К тому же,например, одну из наиболее распространенных КИС (отечественный 1С) назвать полностью«дружелюбной» для пользователя программой нельзя: интерфейс однообразен, а для того,чтобы визуально выделить какой-то элемент, необходимо производить каждый разнастройку системы в целом. Однако недостаток с визуализацией данных компенсируетсяпростой использования данной КИС: пользователь начинает полноценно работать с ней ужена 2-3 день, не испытывая каких-либо существенных проблем.Несмотря на активное формирование единой базы данных в КИС, открывающейдоступ к необходимой информации сотрудникам различных подразделений, возникает рядпроблем с доступом информации для филиалов оптовых компаний (при наличии таковых).Это связано с особенностями работы филиалов, большинство из которых не имеют on-lineдоступа к корпоративной информационной системе: информационный обмен в оптовыхкомпаниях, в этой связи, значительно тормозится.

Ряд сложностей в передаче данных связанс неполноценным решением проблемы «лоскутности» размещения информации. Например,51процесс обработки запросов происходит в отдельных файлах, сформированных для каждогоотдельного поставщика для каждого отдельного заказа для каждого отдельного клиента.В оптовых компаниях, поставляющих импортные гидравлические комплектующие,используется, в основном, линейно-функциональная организация структура управлениякомпанией. На рисунке 1.18 представлен наиболее распространенный для компаний срассматриваемым видом деятельности вид структуры управления. Учитывая особенностилинейно-функциональной структуры управления компанией [Логистика, 2008], группировкалинейного персонала в оптовых компаниях реализована по отдельным видам деятельности.На данных сотрудников возложено осуществление основной работы – принятия решений.Функциональные подразделения поддерживают линейных руководителей в разработке ипринятии решений по соответствующим проектам / проблемам: готовят плацдарм –варианты решений имеющихся задач, планируют, производят финансовые расчеты,материально-техническое снабжение и прочее.

Поскольку основная масса оптовыхкомпаний, реализующих импортные комплектующие, - это численно небольшие организации(30-80 человек), то порой функциональные и линейные полномочия сосредоточены в одномчеловеке. Например, это может касаться директора филиала, если он работает один врегионе, или руководителя юридического департамента, если он в единственном лицесоставляет весь департамент.В существующей структуре управления полномочия и обязанности сотрудниковоптовой компании распределяются следующим образом:Генеральный директор определяет миссию, стратегические цели, корпоративныестратегии всей оптовой компании, то есть решает стратегические вопросы. В случаеесли речь идет об оптовой компании, которая поддерживает стратегические ипартнерские связи с поставщиками, то он же координирует цели и задачи синостранными производителями (поставщиками) и интегрирует необходимые длявзаимодействия стратегические процессы в области управления между организациями.Департамент бухгалтерии ведет учёт расчетно-кассовых операций, подготовкусоответствующей отчетности в налоговые органы, фиксирует документальноеподтверждение хозяйственных операций, где оптовая компания, реализующаяимпортные гидравлические комплектующие, может играть как роль клиента, так ипоставщика.

Главный бухгалтер при совместной работе с Генеральным директоромопределяют бухгалтерскую и налоговую политики.Департамент продаж является, по сути, ядром компании, поскольку именноконсультационно-коммерческаядеятельностьявляетсяключевойдеятельностьюоптовых компаний с рассматриваемым видом деятельности. Сотрудники отдела продаж52поддерживают клиентскую базу в вопросах выбора необходимой под техническиетребования клиента комплектующих, информирования стоимости приобретаемыхтоваров и услуг по их установке, сроках поставки и прочее. Как правило, компаниистремятсяразместитькоммерческиесвоифункции,вподразделения,разныхвыполняющиерегионахстраны.главнымобразомДепартаментыпродаж,представленные в структуре управления «Филиалами и подразделениями», такимобразом, дублируют функциональные обязанности друг друга, поскольку работают содним и тем же ассортиментным перечнем.

Однако оптовые компании стремятсяизбегать очевидного дублирования за счет разграничения круга клиентов поотраслевому признаку для каждого из филиалов и подразделений или за счетопределения территории их действия.Юридическийдепартаментдеятельности,разрешаетподдерживаетспорныеведениеюридическиедоговорнойвопросымежду(контрактной)различнымиконтрагентами, представляет интересы оптовой компании в судах. Сотрудники данногоподразделения компании должны понимать как отечественную юридическую системуправа, так и системы права других стран.В функциональные обязанности консалтингового подразделения входят определениепри тесном сотрудничестве с Генеральным директором управленческой учётнойполитики компании, управление бизнес-процессами компании, контроль точности икорректности проводимого учёта, своевременная корректировка отклонений вхозяйственной деятельности оптовой компании.Секретарь и/ или помощник директора поддерживают хозяйственную деятельностьоптовой компании, управляя внешней корреспонденцией и частью внутреннегодокументооборотом, налаживают связи с общественностью и выполняют поручениянепосредственного руководителя.Отдел логистики в оптовой компании, занимающейся реализацией импортныхгидравлических комплектующих, играет основную роль в беспрепятственномпродвижении как материальных, так и сопутствующих им информационных потоков отиностранных (и отечественных) поставщиков до промышленных предприятий(клиентов).

Логистика оказывает существенное и первостепенное влияние наосуществление компанией ключевого вида деятельности – перепродажи импортныхкомплектующих.53Генеральный ДиректорСекретарь/личный помощникДепартаментбухгалтерииДепартаментлогистикиДепратементпродажТехническое обеспечениереализации товаровДепартаментвнутреннегоконсалтингаЮридическийдепартаментФилиалы иподразделенияКоммерческое обеспечениереализации товаровРис.

1.18 - Типичная18 существующая структура управления оптовой компанией, реализующей импортные гидравлические комплектующиеДиректорПомощникдиректораФинансовыйдепартаментДепартаментлогистикиОтдел финансово-экономическогопланирования и учетаДепартаменттехническогообслуживанияЮридическийдепартаментОтдел бухгалтерскогоналогового учетаДепартаменткоммерцииОтделмаркетингаДепартаментуправленияфилиаламиОтдел продажРис.

1.19 - Рекомендуемая структура управления оптовой компанией, реализующей импортные гидравлические комплектующие18Организационные структуры управления в разных оптовых компаниях, реализующих импортные гидравлические комплектующие, отличаются: в работе представленсимбиоз вариантов.54Представленная типичная структура управления оптовой компаний в целом имеет рядсущественных недостатков в распределении функций и полномочий, что негативнымобразом отражается на логике построения процессов компании. Так, коммерческая функциянеоправданно помещена в подчинение департамента продаж. В департамент же продажотнесена функция, связанная с инженернойработой итехническойподдержкойпромышленных предприятий, что не соотносится с функционалом продаж.