50293 (Электронные таблицы Excel 2003), страница 4

Для создания стиля используется команда Формат => Стиль. Выполнение этой команды открывает диалоговое окно Стиль.

В поле ввода Имя стиля отображается имя стиля, который Применяется к выделенным ячейкам. В этом окне можно просмотреть существующие стили.

Нажатие кнопки Изменить выводит окно диалога Формат ячеек, 1 котором можно выбрать стили для применения к ячейкам. После Определения стиля в окне диалога Формат ячеек нужно нажать кнопку Добавить для добавления выбранного стиля. Кнопка Удалить выполняет удаление стиля, выделенного в поле Имя стиля.

Для применения стиля к выделенным ячейкам таблицы необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить на рабочем листе книги нужную область.

2. Выбрать команду Формат => Стиль, после чего на экране Появится диалоговое окно Стиль.

3. Выбрать из раскрывающегося списка Имя стиля требуемый стиль и нажать клавишу Enter или кнопку ОК. После этого в выделенных ячейках будет установлен указанный стиль.

Ряды данных.

В Excel разработан механизм ввода рядов данных. Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг, причем данные не обязательно должны быть Числовыми.

Чтобы создать ряд данных, необходимо выполнить следующие действия:

1. Ввести в ячейку первый член ряда.

2. Выделить область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к черному квадрату в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент указатель мыши преобразуется с белого крестика на черный), после чего нажать левую кнопку мыши.

3. Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо выделить нужную часть строки или столбца. В этом случае после завершения действия выделенная область будет заполнена данными.

Ряд данных может быть построен и другим способом, если будет указан шаг построения. Для этого нужно ввести вручную второй член будущего ряда, выделить обе ячейки и, установив указатель мыши на черный квадрат в правом нижнем углу выделенной области, продолжить выделение до нужной области. При этом способе две первые ячейки, значения которых были заданы вручную, определяют шаг ряда данных.

Для построения произвольных рядов данных необходимо выбрать команду Правка => Заполнить => Прогрессия. После ее выполнения появится диалоговое окно Прогрессия, в котором можно установить параметры ряда данных.

Для завершения процесса задания ряда данных необходимо нажать кнопку ОК.

В Excel можно увеличивать или уменьшать значения на постоянную величину, а также умножать значения на постоянный множитель. Для этого в окне диалога Прогрессия имеется переключатель типов.

В режиме автозаполнения могут быть продолжены различные типы данных. Возможность автозаполнения логически продолжает некоторые заданные последовательности, например Кв.3, Кв.4, Кв.5. Можно использовать автозаполнение непосредственно на рабочем листе с помощью курсора или с помощью окна диалога Прогрессия.

Если флажок Автоматическое определение шага установлен, то значение шага вычисляется на основании значения в верхней или левой ячейке выделения, в частности, для создания наиболее близкой к ряду прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда).

1. Оформление страниц.

Чтобы увидеть, как будет выглядеть лист при выводе на печать, надо выполнить команду меню Файл => Предварительный просмотр.

Установка полей.

По умолчанию поля: верхнее, нижнее – 2.5 см.; левое, правое – 2 см., которые можно изменить в режиме предварительного просмотра или с помощью диалогового окна.

Предварительный просмотр – перетаскивать линии полей документа, устанавливая отступы от краев бумаги (установки отобразятся на экране).

1. Файл => Предварительный просмотр или щелчок на соответствующей кнопке – активизация режима.

2. Кнопка Поля – отступы от краев страницы обозначаются штриховыми линиями.

3. Щелкнуть на границе рабочего листа и перетащить.

4. Кнопка «Закрыть» - возврат в обычный режим.

Точные значения:

1. Файл => Параметры страницы вкладка «Поля».

2. Щелкнуть на необходимом счетчике.

3. Нажать ОК.

Настройка страницы.

Чтобы разместить красиво и правильно на листе таблицу можно изменять ориентацию таблицы; масштабировать или автоматически расположить всю информацию на нужном количестве страниц. Доступ к возможностям Excel осуществляется в меню Файл => Параметры страницы.

1. Файл => Параметры страницы вкладка Страница.

2. Выбрать ориентацию: книжная или альбомная.

3. Если надо увеличить или уменьшить масштаб отображения данных на бумаге: щелкнуть на счетчике и ввести масштаб в % переключатель «разместить не более чем на:» и задать количество страниц.

4. Ввести «размер бумаги».

5. Задать качество печати.

6. Указать нумерацию.

7. Нажать ОК.

Вкладка «Колонтитулы» можно ввести колонтитулы на страницу Excel поддерживает ряд предопределенных колонтитулов; можно выбрать другой или на их основе создать свой собственный страничный заголовок.

Настройка параметров печати рабочего листа.

Можно задать колонтитулы, выделять линии сетки, примечания, заголовки и т. д. Можно вводить сквозные заголовки строк и столбцов на каждом листе.

1. Файл => Параметры страницы вкладка Лист.

2. Если надо вывести на печать не весь лист, а диапазон – укажите диапазон.

3. Для печати одинаковых заголовков на каждой страницы ввести в полях «сквозные строки» и «сквозные столбцы:».

4. Установить необходимые опции: сетка (печать сетки) черно-белая (черно-белый вариант), черновая (быстрая печать с невысоким качеством) и заголовки строк и столбцов (вывод цифр строк и букв столбцов). В выпадающем списке «примечание» указывается, нужно ли выводить примечания, и в каком виде.

5. Указать последовательность вывода страниц: «вниз, затем вправо» или «вправо, затем вниз», поставив флажок.

6. Нажать ОК.

Разделение листов на страницы.

Способы:

1. Установить флажок «Авторазбивка на страницы» во вкладке Вид окна Параметры (Сервис => Параметры) – разделитель страниц появится на экране при печати или предварительном просмотре листов.

2. Вставка => Разрыв страницы – установив курсор в ячейку, с которой будет начинаться новая страница:

В колонке А – для горизонтального распределителя,

В строке 1 – для вертикального разделителя.

Вставка => Убрать разрыв страницы, предварительно выделив диапазон в рамках которого убираются разделители.

Предварительный просмотр.

Файл => Предварительный просмотр или кнопка «Просмотр» в диалоговых окнах «Печать» или «Параметры страницы».

Перед тем как распечатать готовый документ на бумаге, можно просмотреть на экране, как он будет выглядеть в результате распечатки. Для этой цели служит режим предварительного просмотра. В данном режиме документ выводится постранично, а не сплошным текстом. Расположение на странице данных, подписей, диаграмм и т. д. максимально соответствует тому, как будет выглядеть документ в напечатанном виде.

Перейти в режим предварительного просмотра можно либо с помощью команды Предварительный просмотр из меню Файл, либо нажав кнопку в Стандартной панели инструментов.

В режиме просмотра верхняя часть окна содержит ряд кнопок управления данным режимом.

• Далее - переход к следующей странице;

• Назад - возврат к предыдущей странице;

• Масштаб - переключение масштаба (крупный/мелкий);

• Печать - окончание просмотра с отображением диалогового окна Печать;

• Страница - вывод диалога Параметры страницы;

• Поля - включение/выключение режима визуального редактирования полей на макете страницы;

• Разметка страницы - включение режима разметки страницы (для возврата в обычный режим следует выполнить команду Вид => Обычный);

• Закрыть - окончание режима предварительного просмотра;

• Справка - отображение справочной информации по данной теме.

Печать листов.

Файл => Печать или кнопка «Печать» панели «Стандартная» или окон «Параметры страницы»и «Предварительный просмотр».

Поля:

1. «Имя» - выбор типа принтера,

2. «Вывести на печать» - выбор опций:

1. «Выделенный диапазон» - печать выделенных диапазонов;

2. «Выделенные листы» - печать активных или выделенных листов;

3. «Всю книгу» - все листы книги;

3. «Печатать» - указать диапазон страниц,

4. «Число копий» - копии страниц,

5. «Печать в файл» - сохранение печати в виде файла, этот файл можно печатать вне среды Excel.

- выделить группу листов.

11.7. Использование шаблонов рабочих листов.

Можно использовать готовые бланки таблиц и заполнить своими данными.

Пустые листы – «шаблоны»; с ними легко создать отсчеты, счета, заказы и платежные формы. Для создания листа на основе шаблона:

1. Файл => Создать.

2. Вкладка «Решения»; отобразится список доступных шаблонов для их просмотра – щелкнуть по пиктограмме.

3. Выбрать шаблон и нажать «ОК». внеся свои данные можно создать рабочий лист и на его основе свой собственный шаблон.

2. Типы данных.

В основном используются два типа данных:

1. Величины – задают некоторое фиксированное вводимое значение: дату, число, время, имя, цену товара и т. д.

Данные такого типа составляют неизменяемую часть рабочего листа. При вводе используемой буквы или цифры.

2. Формулы – введенные величины, используются для вычисления значений формул. При изменении величины готовые значения формул пересчитываются автоматически.

Формат => Ячейки (Ctrl+1) вкладка «Число» - просмотр всех форматов чисел: Общий, Все форматы, Финансовый, Денежный, Процентный, Экспоненциальный в виде основания и показателя степени (1,03Е+05-1,03*10⁵), числовой формат, формат простыми дробями (33 ); дата, время, текстовый; 7-значный почтовый индекс (1234567), индекс + 4 знака (1234567+1234), номер телефона (123-4567).

Можно создать свой формат, он появится в разряде «Все форматы». Надо в строке Код (Тип) записать:

0-на месте цифр (напр.: 000 000,00)

#- там, где в числе нет цифры, соответствующей разряд останется пустым.

«название»- наименование, появится после числа

Дата – время:

Г – год, Д – число, ММ – месяц числом, МММ – буквами сокращенно, ММММ – полностью, ч – часы, м – минуты, с – секунды.

- формат по образцу: 1 ряд щелкнуть – 1 ячейка, 2 раза – несколько ячеек.

1. Ввод текста.

1. Выделить ячейку.

2. Ввести текст в строке формул появится крестик и галочка – метка. или крестик – прекращение ввода без внесения изменений.

3. завершает ввод или галочка. Осуществится переход на ячейку. Можно использовать клавиши управления курсором.

Текст по умолчанию выравнивается по левому краю. Длинные данные не помещаются в ячейку, то они выходят за пределы ячейки, подпись урезается, если соседняя (справа) ячейка заполнена, а содержимое ячейки не изменяется Можно:

1. Формат => Ячейки, вкладка «Выравнивание» поставить флажок «Переносить по словам» или Формат => Столбец => Высота или Формат => Строка => «Автоподбор высоты».

2. Увеличить ширину столбца - Формат => Столбец => Ширина или Формат => Столбец> Автоподбор ширины.

3. Увеличить высоту строки. Формат => Строка => Высота или Формат => Строка => «Автоподбор высоты».

Если текст не помещается в ячейке, то ячейка заполняется «#».

1. Ввод чисел

(числа: целые, действительные, с экспонентом, дроби).

1. выделить ячейку.

2. ввести число: «-» или в скобки – ввод отрицательных чисел. В строке формул появится крестик и галочка – метка.

3. < Enter > - завершение ввода (или щелчок по галочке).

Осуществится переход к следующей ячейке. Можно использовать ←, →, ↓ ,↑.

Числа выравниваются по правому краю (по умолчанию). Не помещается в ячейке числа отображенные в экспоненциальной форме.

1. Ввод даты и времени.

Дату:

1. Выбрать ячейку.

2. Ввести дату (разделитель – точка или дефис: 09.05.02. Янв. – 2002.) (Формат 1/7/2000 или 01/07/2000 отображается 01/07/00).

3. Нажать .

Время:

1. Выбрать ячейку.

2. Ввести время с использованием одного из следующих форматов: 15:30; 3:30 РМ (РМ – пополудни, РМ – латинские) 15:30:00; 3:30:00 РМ.

3. Нажать .

Можно определить количество дней между датами – обычным вычитанием.

Дата определяется исходя из количества дней, прошедших с 1 января 1900 года. Время кодируется: время суток, выраженное в часах, делится на 24 часа – получается время, благодаря этому время можно +, -, (математические операции).