50293 (Электронные таблицы Excel 2003)

15. Электронные таблицы Excel

18. Установка Excel

Пуск => Настройка => Панель управления => Установка и Удаление программ нажать кнопку Установить.

1. Создание рабочих листов Excel.

Запуск Excel.

а). Пуск => Программы => Microsoft Office => Microsoft Excel.

б). С панели Microsoft Office.

в). Двойным щелчком на ярлыке программы на рабочем столе.

г). Щелчком на ярлыке программы в панели быстрого запуска.

На экране появится чистый лист – Книга 1.

1. Рабочий лист

Лист содержит:

1. строка заголовка;

2. строка меню;

3. панели инструментов;

4. строка формул.

5. рабочая область, в которой находятся чистый лист, полосы прокрутки;

6. строка состояния;

1. Строка заголовка – содержит название программы и книги, крайняя левая кнопка – вызов управляющего меню; справа кнопки свертывания, восстановления и закрытия окна.

2. Строка меню:

Файл – работа с файлами книг (создание, сохранение, открытие, печать).

Правка – редактирование книг.

Вставка – вставка в листе книг рисунков, диаграмм и др.

Формат – форматирование книг (установка параметров, форматов таблиц).

Сервис – установление параметров настройки Excel.

Данные – работа с базами данных.

Окно – работа с окнами книг.

? – справка.

Alt или F10 – открывают меню.

Alt + подчеркнутая буква меню (подменю) – вызов команды меню (или через контекстное меню выделенного объекта).

Правка => Отменить отмена последней введенной команды.

3. Панели инструментов: ряд кнопок, при нажатии которые выполняют определенные действие. Если задержать курсор, появится название кнопки, а в строке состояния – краткая справка о ее назначении.

Вид => Панели инструментов в открывшемся окне выбирается необходимая панель. По умолчанию – Стандартная и Форматирование.

4. Строка формул – для ввода и редактирования данных и формул в ячейках.

поле имени – содержит имя выделенной (активной) ячейки или диапазона ячеек, выделенного элемента диаграммы (например: Р1Т3 – выделена третья точка первого ряда данных).

Для диаграмм поле содержит название.

Отмена формул (или клавиша ESC) – введенный данные не вносятся в ячейку.

Ввод формул (или клавиша Enter)– данные из строки формул вносятся в ячейку

Вставка функций – ввод функции в ячейку.

5. Строка состояния – выводится вся информация о ходе выполнения операций.

Общий вид окна зависит от установленных параметров через Сервис => Параметры и Вид (вкладка Вид окна Параметры позволяет установить или отменить индикацию строки формул и строки состояния и ряд других параметров).

Левая часть показывает описание команд и название операций. Правая часть содержит калькулятор и показывает включение режимов Caps Lock, Scroll Lock и Num Lock.

Вид => Строка состояния – вывод строки состояния на экран.

6. Рабочая область

Состоит из строк и столбцов строки – 1 до 65536; столбцы – А до IV (256 шт.), пересечение которых – ячейка. Ячейка имеет уникальное имя – ссылку (А1, В10). Ссылка отображается в поле имени (слева от строки формул).

В нижней левой части окна – находятся ярлыки рабочих листов; листы можно добавлять, удалять, переименовывать, переходить между ними.

При помощи маркера разбиения ярлычков – , находящегося в нижней части экрана, можно изменять окно между ярлычками листов и горизонтальной полосой прокрутки. Данный элемент позволяет вывести больше ярлычков для имеющихся листов в открытой рабочей книге или увеличить длину полосы прокрутки за счет уменьшения их количества. Другими словами, перемещение маркера разбиения ярлычков влево приведет к увеличению длины полосы прокрутки, а вправо – к увеличению числа ярлычков листов рабочей книги. Для возврата маркера в стандартное положение следует выполнить на нем двойной щелчок.

Кнопки прокрутки, с помощью которых осуществляется прокрутка ярлычков листов рабочей книги, находятся слева от ярлычков. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому или поспевшему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему или следующему ярлычку рабочей книги, соответственно.

1. Переход между загруженными файлами.

Ctrl+Tab (вперед) Shift+Ctrl+Tab (назад) или через контекстное меню Окно.

Панели инструментов

Панели обеспечивают быстрый доступ к командам меню.

Стандартная панель

Панель форматирования

Настройка Excel

Для вызова окна настройки Excel используется команда Параметры меню Сервис. Диалоговое окно Параметры содержит восемь вкладок, наиболее важные из которых будут.

Параметры отображения

Для установки параметров отображения – вкладка Вид, которая разделена на 4 раздела: Отображать, Примечания, Объекты и Параметры окна.

Отображать. Этот раздел содержит четыре флажка, каждый из которых определяет вывод на экран того или иного элемента пни устанавливает режим отображения):

• строку формул - показывает в верхней части рабочего листа строку формул;

• область задач при запуске - отображает при запуске в окне редактора область задач;

• строку состояния - выводит в нижней части окна Excel строку состояния;

• окна на панели задач - устанавливает режим, при котором на панели задач Windows выводятся значки, соответствующие открытым книгам и окнам Excel (т. е. для каждой книги и окна - свой значок на панели задач).

Примечания. В данном разделе можно установить тот или иной режим отображения примечаний. Для добавления ячейке примечания следует вначале ее выделить и выполнить команду Вставка => Примечания. После этого в правом верхнем углу ячейки появится индикатор - красный треугольник, и можно выполнять ввод необходимого примечания. В результате, при наведении указателя мыши на эту ячейку, отобразится введенное примечание, аналогично всплывающей подсказке. Следует также отметить, что команда Вид => Примечания позволяет вывести на экран все имеющиеся на рабочем листе примечания:

• не отображать - индикаторы примечаний и сами примечания не показываются;

• только индикатор - отображается только индикатор в ячейке;

• примечание и индикатор - выводятся как примечания, так и соответствующие им индикаторы.

Объекты. Опции этого раздела влияют на отображение графических объектов:

• отображать - выводит на экран все имеющиеся на рабочем листе графические объекты (рисунки, диаграммы и т. д.);

• только очертания - показывает вместо графических объектов только их очертания в виде серых прямоугольников (используется для увеличения скорости перемещения по рабочему листу);

• не отображать - все графические объекты не отображаются на листе.

Параметры окна

• авторазбиение на страницы - показывает на экране разделители страниц, расположение которых на рабочем листе автоматически определяется Excel;

• формулы - в ячейке выводится непосредственно текст формулы вместо значения, которое в соответствии с ней вычисляется;

• сетка - отображает на экране сетку, которая делит рабочий лист на ячейки;

• заголовки строк и столбцов - показывает названия столбцов (А, В, С, ...) и номера строк (1, 2, 3, ...);

• символы структуры - отображает на экране символы структуры;

• нулевые значения - если содержимое ячейки равно 0, то оно также будет отображаться на экране;

• горизонтальная полоса прокрутки - выводит горизонтальную полосу прокрутки;

• вертикальная полоса прокрутки - показывает вертикальную полосу прокрутки;

• ярлычки листов - отображает в нижней части рабочей области Excel ярлычки для листов, имеющихся в открытой книге (например в новой книге - это Лист1, Лист2 и ЛистЗ);

• Цвет линий сетки - позволяет выбрать цвет, которым будет выводиться сетка на листе.

Выполнение вычислений

В процессе работы в Excel очень часто возникает ситуация, когда изменяется содержимое ячеек, используемых в тех или иных формулах на рабочем листе. Чтобы выбрать для подобных ситуаций режим вычислений, например, пересчитывать ли значения, получаемые в формулах, по новым значениям ячеек или нет, следует выбрать вкладку Вычисления диалогового окна Параметры. Данная вкладка содержит три группы опций: Вычисления, Итерации и Параметры книги.

• автоматически - формулы автоматически пересчитываются при изменении значений, самих формул или названий;

• автоматически кроме таблиц - выполняет автоматический пересчет всех формул, за исключением таблиц данных;

• вручную - пересчет выполняется только при нажатии кнопок Вычислить или Пересчет листа. При выборе этого пункта автоматически устанавливается флажок пересчет перед сохранением, который обеспечивает выполнение пересчета формул перед сохранением рабочей книги.

Кроме этого, в разделе Вычисления имеются также две кнопки: Вычислить и Пересчет листа. Кнопка Вычислить позволяет пересчитать значения всех формул и таблиц данных (а также обновление на их основании диаграмм) во всей рабочей книге. С другой стороны, кнопка Пересчет листа обеспечивает осуществление расчетов с измененными данными только для текущего листа.

Итерации. В этом разделе имеется возможность настроить параметры итераций, а именно: «ограничить их количество при выполнении какой-либо процедуры (в частности, при поиске решения):

• итерации - устанавливает режим ограничения итераций;

• Предельное число итераций - задает предельное количество итераций, которые можно выполнить при поиске решения;

• Относительная погрешность - для ограничения итераций устанавливается относительная погрешность. Если на определенном шаге относительная погрешность вычислений не превышает ту, которая установлена в данном поле, то вычисления прекращаются.

Параметры книги

• обновлять удаленные ссылки - устанавливает режим, при котором выполняется пересчет формул, содержащих удаленные ссылки, т. е. ссылки на другие приложения;

• точность как на экране — точность вычислений снижается с 15 цифр после десятичного знака (внутренне представление чисел) до той, которая используется при отображении данных в ячейках;

• система дат 1904 - позволяет переместить начальную точку отсчета дат с 1 января 1900 года на 2 января 1904 года;

• сохранять значения внешних связей - если с рабочим листом Excel соединен с каким-либо внешним документом, то этот флажок позволяет сохранять копии таких внешних данных, что, как правило, приводит к существенному замедлению вычислений;

• допускать названия диапазонов - дает возможность использовать названия диапазонов в формулах. Если этот флажок убрать, то все названия диапазонов в формулах автоматически заменятся соответствующими ссылками, при этом все формулы будут работать, как и раньше.

• Названия диапазонов используются для замены номеров строк и названий столбцов на рабочем листе. Для добавления нового названия диапазона используется команда Вставка => Имя => Заголовки диапазонов, после чего выбирается ячейка, которая будет использоваться в качестве названия этого диапазона (обычно выбирается одна из ячеек, находящихся в шапке таблицы, т. е. название какого-либо столбца). После этого при создании формул можно указывать не сам диапазон ячеек (столбец таблицы с данными), а непосредственно вводить его заголовок (т. е. название).

Исправления

В Excel имеется возможность настроить параметры исправлений, которые задают тот или иной порядок действий при внесении изменений в рабочий лист, таких, как редактирование ячеек, перемещение объектов в ячейках, автозаполнение и т. д. Для этих целей используются опции вкладки Правка диалогового окна Параметры. Данная вкладка имеет только один раздел, в котором находятся все настройки, влияющие на режим исправлений.

• Правка прямо в ячейке - позволяет вносить изменения непосредственно в ячейку при выполнении на ней двойного щелчка (без использования строки формул). Перетаскивание ячеек - дает возможность "распространять" значение в ячейке на требуемый диапазон путем перетаскивания требуемой ячейки за соответствующий маркер в ее правом нижнем углу.

• Расширять форматы и формулы в списках - при добавлении ячеек в конец списка для них автоматически предусматривается тот же тип форматирования, что и для предыдущих ячеек списка (выполняется только при совпадении форматов последних трех ячеек списка). Также в эти последние ячейки выполняется копирование формул, если

• возникло их совпадение, аналогичное описанному для форматов.

• Автоматический ввод процентов - если для ячейки задан процентный формат, то ее значение будет автоматически умножаться на 100, но только в том случае, если оно было меньше 1.

• Предупреждать перед перезаписью ячеек - в случае простого перетаскивания ячейки (когда над ней появляется указатель в виде стрелки) в другое место рабочего листа, если в ячейке-"получателе" уже будет записано какое-то значение, то появится соответствующее предупреждение о перезаписи.

• Переход к другой ячейке после ввода - позволяет выбирать ячейку, соседнюю с редактируемой, если в последней была нажата клавиша Enter. Направление смещения, которое будет выполняться автоматически при нажатии Enter, задастся в списке в направлении и может принимать значения Вниз, Вправо, Вверх или Влево.

• Фиксированный десятичный формат при вводе - используется для автоматической установки десятичной запятой при вводе чисел. Конкретное место для запятой определяется регулятором десятичных разрядов. Например, пусть вводится число 123. Значение в поле десятичных разрядов может быть положительным, равным 0 или отрицательным. Если оно положительно (например 2), то десятичная запятая смещается влево на соответствующее количество знаков (т. е. исходное число как бы делится на указанное значение), и в результате будет получено значение 1,23. С другой стороны, если в этом поле введено отрицательное значение (например -2), то десятичная запятая смещается соответствующее количество знаков вправо, т.е. будет получено значение 12300. Наконец, если в поле десятичных разрядов задан 0, то исходное значение в ячейке остается без изменений.

• Перемещать объекты вместе с ячейками - в случае выполнения каких-либо операций с объектами (копирование, вырезание, фильтрация и т. д.) те связи, которые имелись у этих объектов с ячейками рабочего листа до осуществления операций, остаются без изменений и после их выполнения.

• Запрашивать об обновлении автоматических связей - определяет режим, при котором автоматически выводится запрос об обновлении имеющихся в открытой книге связей.

• Плавная вставка и удаление ячеек - использует эффект анимации в виде плавного действия при вставке и удалении ячеек, строк и столбцов рабочего листа.

• Автозаполнение значений ячеек — если в столбце данных уже встречалось определенное значение (например слово "Excel"), то при редактировании очередной ячейки, если будет вводиться то же самое значение, то при вводе пользователем первых его символов (в данном случае "Е") остальные появятся в ячейке автоматически.

Общие параметры