50293 (Электронные таблицы Excel 2003), страница 3

Кнопка «Создать» - открывается чистая «Книга 1».

Сохранение файла:

1. Сохранить как – при первом сохранении.

2. Сохранить – сохранение изменений (кнопка «Сохранить» панели).

3. Закрыть и Выход – делится запрос «Сохранения изменений».

4. Сохранить рабочую область – сохранить текущее состояние среды Excel.

KLS – расширение для книг; .XLT – для копий, .XLM – для рабочих областей.

Кнопка «Параметры» открываются окна «Параметры сохранения »:

Флажок «Всегда создавать резервную копию», задание пароля для открытия и записи в файл (.XLK – расширение файла – копии, копия ).

Пароль – до 15 символов, малые и большие буквы различаются.

Сервис => Автосохранение.

Файл => Открыть или Ctrl + O, кнопка «Открыть – открытие файлов (кнопка «Найти – поиск файла.

Файл => Сохранить… (Ctrl + S или Shift + F12) или Файл => Сохранить как… или F1

F2 или двойной щелчок по ячейке – выделяет ячейку для коррекции данных, в которой мигает курсор.

Ctrl + Z – восстановление данных без выхода из режима ввода.

Ctrl + Ins и Shift + Ins – вставка в буфер и из буфера обмена в документ

1. Перемещение по рабочему листу.

Для выбора ячейки используются клавиши управления курсором или мышь. Данные и формулы вводить в текущий рабочий лист или другие листы этой же рабочей книги.

Выбор ячейки.

Активная ячейка имеет тонкие черные границы. Данные и формулы помещаются в активную ячейку. Чтобы изменить содержимое ячейки, то необходимо ее сделать активной.

Выбор мышью:

1. Навести указатель мыши (форма толстого «+») на необходимую ячейку.

2. Щелкнуть левой кнопкой мыши – активация ячейки.

Выбор клавишами управления курсором

Клавиша (и)	Перемещение
→	На 1 ячейку вправо
←	На 1 ячейку влево
↓	На 1 ячейку вниз
↑	На 1 ячейку вверх
Ctrl +→	К правой границе области данных – диапазон ячеек, содержащий данные и ограниченные пустыми ячейками или границами рабочего листа
Ctrl+←	К левой границе области данных.
Ctrl+↓	К нижней границе области данных.
Ctrl+↑	К верхней области данных
Home	В первую ячейку строки
Ctrl +Home	В первую ячейку рабочего листа
Ctrl + End	В последнюю ячейку рабочего листа (в правый нижний угол)
PqUp	Вверх на 1 экран
PqDn	Вниз на 1 экран
Alt + PqDn	Вправо на 1 экран
Alt + PqUp	Влево на 1 экран
Ctrl + PqDn	К следующему рабочему листу
Ctrl + PqUp	К предыдущему листу

Прокрутка рабочего листа

Щелчок на соответственной кнопке полос прокрутки, перетаскивание бегунков – прокручивание рабочего листа. На экране отображается подсказка - какая область рабочего листа отобразится после отпускания бегунка.

перемещение к конкретной ячейке и переход к другому рабочему листу.

Используется команда «Перейти»:

1. Правка => Перейти – появится окно «Переход».

2. В поле Ссылка ввести имя нужной ячейки.

3. Щелкнуть «ОК».

Для перехода к другому рабочему листу – щелкнуть на нужном ярлыке (активный лист – ярлык с полужирным названием).

Выбор нескольких ячеек.

Диапазон данных – две или несколько ячеек листа (необязательно смежных).

Выбрав диапазон ячеек, можно редактировать, выделить Ж, К, Ч шрифтами, изменить гарнитуры и кегль и т. д. данные ячеек.

На прямоугольные области можно ссылаться: указать имя ячейки в левом верхнем и правом нижнем углу группы через «:».

Например: В2:С4 – содержащие ячейки В2, С2, В3, С3, В4, и С4.

С помощью мыши: перетащить мышь из левого верхнего угла в правый нижний прямоугольного диапазона.

Щелчок на заголовке столбца – выделяется столбец, на заголовке строки – строку; специальная кнопка – выделяет весь лист.

Щелчок в каком-нибудь месте листа – снятие выделения.

Выделение диапазона клавиатурой:

1. активизировать первую ячейку диапазона.

2. нажать и не отпускать Shift.

3. клавишами управления курсором выделить необходимые ячейки.

, щелчок на имени столбца – выделение столбца.

< Ctrl + Shift + пробел > - выбор всего рабочего листа.

, щелчок на имени строки – выделение строки.

Нажав Ctrl можно выделить несмежные диапазоны, щелкая по необходимых диапазонам мышкой; а можно перемещаться в выделенном диапазоне.

1. Форматирование данных.

По разному появляются числа, выравнивать заголовки, настраивать ширину столбцов, обрамлять ячейки, изменять гарнитуру, кегль, начертание, цвет или фон шрифта.

Форматирование с помощью панели инструментов.

Кнопки панели инструментов:

1. выделить содержимое ячеек полужирным;

2. выделить содержимое курсивом;

3. выделить содержимое подчеркиванием;

4. выбрать название шрифта;

5. выбрать кегль шрифта, указав размер;

6. изменить цвет шрифта;

7. изменить цвет фона.

Форматирование с помощью диалогового окна.

Окно Шрифт:

1. Выделить шрифт.

2. Формат => Ячейки.

3. Выбрать вкладку «Шрифт».

4. В списке «Шрифт» выбрать необходимую гарнитуру (в образец - отображается).

5. В списке указать начертание.

6. В списке «Размер» выбрать необходимый кегль.

7. Для изменения необходимого цвета необходимо выбрать нужную опцию в палитре, появляющейся после щелчка на стрелке «Цвет».

8. В списке «Подчеркивание выбрать тип линии подчеркивания».

9. Для специальных эффектов (зачеркивание, нижний или верхний индекс). Установить необходимый флажок.

10. Нажать «ОК».

Число. Первая вкладка этого окна, позволяющая выбрать требуемый числовой формат, была описана выше, в разделе "Ввод чисел и текста*'.

Выравнивание. Данная вкладка позволяет расположить текст в ячейке в направлении снизу вверх или сверху вниз (Ориентация), выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему ее краю (Выравнивание), Можно также переносить слова текста (переносить по словам).

Шрифт. На этой вкладке имеются опции, предоставляющие возможность задавать тип и размер шрифта, начертание, цвет и разнообразные эффекты.

Граница. Форматирование ячеек предполагает выбор обрамляющих рамок, так как при печати таблиц на бумаге рамки являются совершенно необходимым атрибутом их внешнего вида. При отсутствии рамок их роль будут выполнять линии сетки таблицы, а это далеко не всегда упрощает восприятие. Вкладка Граница позволяет задавать любые границы, для которых может быть задан любой цвет или тип линий.

Установка линий для ячейки (или диапазона ячеек) выполняется следующим образом. Вначале необходимо выбрать требуемый тип и цвет линии (раздел Линия, опции тип линии и цвет). Затем следует воспользоваться одной из кнопок раздела Все (опции нет, внешние или внутренние), чтобы задать как внешние, так и внутренние границы. Кроме того, можно также установить только определенное сочетание линий, например верхнюю и левую (раздел Отдельные). Следует отметить, что в обоих случаях в макете ячейки, имеющемся в данной вкладке, сразу отображаются все вносимые изменения.

Кроме того, в Excel функцию установки рамок для выделенных ячеек выполняет кнопка Границы , расположенная на панели Форматирование. При нажатии левой кнопки мыши на стрелке, расположенной на этой кнопке, выводится палитра стилей рамок, которые можно использовать для обрамления ячеек.

Когда выбран стиль рамок, его изображение появляется на левой части кнопки и становится активным. После нажатия кнопки изображенный на ней стиль рамки применяется для выделенной в данный момент области; Самый первый вариант рамки в списке стилей убирает все обрамления в выделенной области.

Вид. С помощью параметров данной вкладки можно устанавливать цвет заливки для выбранной ячейки, а также тип узора, который при этом будет использоваться.

Защита, Опции этой вкладки позволяют задать режим защиты ячейки от изменений, а также выбрать режим, при котором в строке формул не отображается формула, введенная в форматируемую ячейку.

Наряду с описанными вкладками, на панели Стандартная имеется кнопка Объединить и поместить в центре , которая центрирует текст самой левой ячейки в горизонтальном направлении в пределах всех выделенных ячеек, находящихся справа.

Изменение шрифта, используемого по умолчанию.

По умолчанию используется гарнитура «Arial» кегль 10. для изменения надо:

1. В меню Сервис выбрать «Параметры».

2. Выбрать вкладку «Общие».

3. В списке «Стандартный шрифт» выбрать необходимую гарнитуру.

4. В списке «Размер» выбрать кегль.

5. Нажать «ОК» для ввода формата.

Выравнивание содержимого ячеек.

По умолчанию – числа выравниваются по правому краю, текст – по левому.

1. Выбрать ячейки.

2. Щелкнуть по необходимой кнопке выравнивания на панели инструментов форматирования.

С помощью кнопок изменения отступа можно установить расстояние между данными и границами ячейки.

Выравнивание в меню:

Формат => Ячейки – вкладка «Выравнивание»: горизонтальное и вертикальное выравнивание, установка переносов слов (флажок «Переносить по словам»), ориентация.

Объединить и поместить в центре.

1. Выбрать диапазон ячеек.

2. Несколько ячеек будут слиты щелчком на кнопке - «Объединить», заголовок расположится по центру.

10.6. Специальные форматы.

При вводе автоматически применяется формат «Общий». Кнопками выбирается: денежный, процентный или формат с разделителями, кнопка Увеличить или Уменьшить разрядность.

Формат => Ячейки – вкладка «Число» в списке «Числовые форматы» надо выбрать необходимую категорию. В правой части вкладки отобразятся опции, доступные для указанного типа. Установить необходимую опцию и нажать «ОК».

Ширина столбцов и строк.

Если число не помещается в ячейке то оно может представляться в экспоненциальном виде, а если нельзя применить этот вид – в ячейке выводятся «решетки» - «# # # #» (количество решеток = количеству символов, которые могут быть выведены в данном столбце).

Изменить ширину столбца можно перетаскивая границу столбца или выделив столбец выполнить Формат => Столбец => Ширина и указать нужный размер, дважды щелкнуть по правой границе столбца или Формат => Столбец => Автоподбор ширины. Аналогично для высоты строки.

Автоформат.

Формат => Автоформат – установка более целесообразного формата. Можно установить собственные изменения формата: нажать кнопку «Параметр», где выбирают опции в блоке «Изменить».

Как привлечь внимание к важным данным.

Обрамление ячеек можно сделать линиями и специальными узорами, или с помощью панели инструментов.

1. выбрать диапазон;

2. щелкнуть на кнопке «Границы»;

3. выбрать нужный образец.

Через меню:

Формат => Ячейки – вкладка «Границы», выбрать необходимое; для рамки другим цветом – выбрать цвет. В области Отдельные указать, к каким сторонам ячейки добавить указанные линии.

Заливки цветом:

Формат => Ячейки – во вкладке «Вид» выбрать цвет. Для добавления узора – щелкнуть на списке Узор и выбрать необходимую опцию. Образец – показывать результат.

Формат => Лист => Подложка – установка фона: в окне выбрать файл формата графики, графика этого файла и будет использоваться как фоновый узор.

Ускоренное форматирование.

Для быстрого форматирования формата необходимо:

1. выделить ячейки;

2. щелкнуть на кнопке «Копировать формат» (курсор станет в виде кисти для рисования);

3. выделить ячейки, к которым надо применить копирующий формат.

Стили

Пока данных в таблице немного, проблемы с их обработкой, как правило, не возникают. Однако при увеличении объема информации у пользователя наверняка возникнет необходимость в упорядочении форматов данных, ибо если этого не сделать, то даже простая задача изменения формата может вызвать серьезные проблемы.

В понятие стиля входят следующие элементы: формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль к выделенной области ячеек, а также к любому рабочему листу рабочей книги.