50293 (Электронные таблицы Excel 2003), страница 5

Правка окно Параметры список «Переход к другой ячейке после ввода информации» - направление курсора при нажатии .

1. Ускоренный ввод.

Ускоренный ввод:

1. автоматический ввод,

2. автоматическое заполнение,

3. копирование однотипных или повторяющихся данных, а затем вставка в нужное место.

Excel запоминает все, что было введено, и предугадывает желание пользователя. Можно не набирать одно и тоже несколько раз, достаточно ввести несколько первых символов и нажать .

Автозаполнение: при включении флажка «Автозаполнение значений ячеек» вкладки «Правка» окна «Параметры».

1. последовательности чисел: занести первые два члена, выделить ячейки и протянуть за квадратик.

2. последовательности дат: ввести первую из них (на 1 сутки); 2 даты и протянуть.

3. одинаковый текст: скопировать фрагмент, а затем вставить.

4. увеличить число в тексте – протягиванием автоматически.

5. если ячейка содержит формулу, то в результате автозаполнения копия будет содержать все ячейки выбранного диапазона. Относительные ссылки настраиваются соответствующим образом, а абсолютные останутся неизмененными (см. Ссылки на ячейки).

Автозаполнение маркером:

1. заполнить 1-ю ячейку

2. заполнить 2-ю ячейку (1 и 2 – задают шаблон)

3. выделить эти две ячейки

4. навести мышь на маркер – маленький черный квадрат в правом нижнем углу 2-ой ячейки (указатель станет «+»)

5. перетащить маркер, выделяя необходимый диапазон

6. отпустить кнопку мыши

1. Работа с рабочими листами.

Данные можно редактировать (и формулы), можно модифицировать.

Редактирование данных.

Для внесения изменений надо:

1. Выбрать ячейку.

2. Дважды щелкнуть по ячейке или нажать F2, предварительно выделив ячейку, или щелкнуть в строке формул. Появится курсор, станут активными кнопки строки формул.

(Del –удаление символа справа, Backspace – слева от курсора).

Для редактирования формул – щелкнуть по знаку «=» в строке формул – на экране отобразится палитра формул.

3. Внести изменения. Для перемещения исполнительной клавиши управления курсором или мышь.

4. или галочка – метка в строке формул – завершение редактирования.

- отмена редактирования.

Правка => Отменить – восстановление данных ячейки (или )

Для Удаления данных надо:

1. Выбрать ячейки или их диапазоны.

2. Нажать или Правка => Очистить – появится подменю с пунктами: Все – форматы, значения, примечания.

Форматы – только форматы.

Содержимое – только значения.

Примечание – примечания.

Перестройка рабочего листа.

Для переделки рабочего листа исполняются команды: Вырезать, Вставить, Копировать.

а) Перемещение данных

Переместить данные можно так:

1. Выбрать ячейку или диапазон ячеек, которые надо переместить.

2. Правка => Вырезать (или соответствующая кнопка панели инструментов). Данные выделяются с помощью бегущей рамки.

3. В верхнем левом углу той области, в которой надо переместить данные, выбрать ячейку. Новые данные вставятся поверх старых.

4. нажать или Правка => Вставить (кнопка панели). На новое место переместится выделенная область.

Можно переместить мышью: установить курсор на границе диапазона (курсор станет в виде стрелки) и при нажатой кнопке отбуксировать диапазон, если буксировать на другой лист – нажать и щелкнуть по ярлыку листа.

б) Копирование данных.

Можно копировать содержимое одной ячейки в другую, заполнить данными ячейки целый диапазон, дублировать содержимое целых диапазонов.

Для перемещения и копирования данных исполняются комбинации клавиш:

Ctrl + X - вырезать (фрагмент удаляется)

Ctrl + C - копирование

Ctrl + V – вставить

Надо: 1. Выбрать ячейки или диапазон.

2. Правка => Копировать (или кнопка панели инструментов). Данные выделяются бегущей пунктирной рамкой.

3. Для диапазона – выбрать ячейку в левом верхнем углу. Если содержимым одной ячейки заполняется целый диапазон – надо выделить диапазон.

4. или Правка => Вставить (или кнопка панели) скопируется диапазон.

Что можно делать с целым листом.

Рабочая область состоит по умолчанию из трех рабочих листов. Иногда хватает одного листа, а для сложных книг требуется множество листов.

Список Масштаб панели инструментов «Стандартная» - изменение масштаба изображения листа от 25% до 200%. Элемент «По выделению» - позволяет выводить на экран только выделенный диапазон ячеек.

а) Добавление листов:

1. Выбрать рабочий лист. Новый лист будет вставлен перед активным листом.

2. Вставка => Лист.

б) Названия листов можно изменять (по умолчанию Лист 1, Лист 2 …):

1. Дважды щелкнуть по ярлыку листа (название подсветится).

2. Ввести новое имя.

3. Нажать .

или Формат => Лист => Переименовать или щелкнуть правой кнопкой и выбрать «Переименовать» - откроется окно «Переименование листа», в поле «Имя листа» вводится новое имя.

в) Удаление ненужных листов – уничтожаются и данные:

1. Выбрать лист.

2. Правка => Удалить лист.

3. Удалить данные щелчком на кнопке ОК.

Для упорядочения листов – щелкнуть на ярлыке нужного листа и перетащить его в другое место.

Для отображения недостающих названий листов надо воспользоваться кнопками прокрутки листов, расположенных в левой нижней части рабочей книги.

Отобразится на экране ярлычок следующего листа ярлычок последнего листа

г) Разделение окна – на 2 или 4 части позволяет рассматривать разные части одного и того же листа.

Окно => разделить – разделение окна по месту расположения активной ячейки. Каждая часть имеет полосы прокрутки.

Окно => Снять разделение (или дважды щелкнуть по разделителю окна) – снимается разделение.

д) Закрепление заголовков строк и колонок. При прокрутке листов заголовки исчезают с экрана. Для закрепления областей надо поместить курсор под строку или справа от столбца, которые надо закрепить и выполнить команду Окно => Закрепить область. Вставится темная рамка для пометки закрепленной области. Область остается неподвижной при перемещении.

Окно => Снять закрепление областей – отмена закрепления.

е) Защита книг и листов – для защиты книг и листов от изменений.

С ервис => Защита => Защитить лист

Сервис =>Защита => Защитить книгу откроется окно защиты

Защитить Лист (Книгу), где надо выбрать , что будет защищаться (содержимое ячеек, графические объекты), можно задать пароль; можно установить защиту структуры книги (количество листов, их имена), окна книги (размеры, перемещение).

Сервис => Защита => Снять защиту листа (книги), если задавался пароль – надо ввести этот пароль.

ж) Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов:

Вставка => Ячейки

Вначале выделить строку (столбец) щелчком мыши по заголовку, перед которым будет выполняться вставка, а затем вызвать контекстное меню и выбрать команду Добавить ячейки или используются команды меню Вставка => Строки и Вставка => Столбцы

Для удаления выделить объект, а затем выполнить команду Правка => Удалить… или команда контекстного меню Удалить… (откроется окно аналогичное Добавлению ячеек).

Имена ячеек и диапазонов.

Имя – это идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку или диапазон ячеек, значение или формулу.

При обращении к диапазонам можно идентифицировать их с помощью ссылок (напр. А1:А10). Можно присвоить диапазону специальный заголовок, который проще использовать в формуле, позволяет определить, какие данные хранятся в этой группе ячеек.

Для создания имени:

1. Выбрать ячейку или диапазон.

2. Вставка => Имя => Присвоить. В поле Формула окна «Присвоение имени » будет приведен адрес выделенного диапазона.

3. Ввести имя – окно должно начинаться с символа подчеркивания или буквы. Используются прописные и строчные буквы, длина не более 255 символов; имя не должно быть как ссылка на ячейку, нельзя использовать пробелы.

4. для присвоения имени. При выборе диапазона его имя отобразится в поле имени строки формул.

Для использования имени в формуле нужное название просто вставляется в соответствующем месте выражения.

Вставка => Имя => Вставить – для самоконтроля правильности вводимого имени. В окне выбрать нужное имя и нажать .

Для перехода к ячейке имеющей имя надо:

1. Щелкнуть на направленной вниз стрелке выпадающего списка «Имя» строки формул.

2. В списке щелкнуть на имени того диапазона, к которому надо перейти.

Вставка => Имя => Присвоить, в списке имен выбрать имя и нажать Удалить – удаление имени.

Вставка =>Имя => Применить, выбрать имя – присвоение имен в ссылках на ячейки в действующих формулах выделенного диапазона (если была ссылка на ячейку и для нее создается имя).

Примечание.

Примечание – произвольный текст, который разъясняет назначение ячейки. Его можно добавить в любую ячейку:

1. Выбрать ячейку.

2. Вставка => Примечание. На экране появится заключенное в рамку окно примечание с именем ячейки.

3. Ввести текст примечания.

4. Завершив ввод, щелкнуть в любом месте листа. В верхнем правом углу ячейки появится красный маленький треугольник. Наведя указатель мыши на треугольник можно ознакомиться с текстом примечания – появится рамка с текстом.

Примечание можно удалить и отредактировать:

1. Выбрать ячейку.

2. Вставка => Изменить примечание. На экране появится рамка с примечанием.

3. Завершив редактирование, щелкнуть в любом месте листа.

, щелкнув на границе рамки – удаление примечания.

В 95 Excel:

Вставка => Примечание, в окне «Примечание» заполнить поле «Текстовое примечание» (всплывает под ячейкой). Если выключить флажок «Индикатор примечаний» во вкладке «Вид» окна Сервис => Параметры, то примечание не будет появляться.

Поиск и замена данных.

После ввода информации может возникнуть необходимость отыскать или внести изменения в ранее введенный текст. С этой целью используются команды Правка => Найти и Правка => Заменить, во многом схожие, в частности, данные команды имеют идентичные диалоговые окна, в которых задаются их параметры.

Действие команды Правка => Найти распространяется на выделенный фрагмент или на весь рабочий лист, если фрагмент не выделен. Данная команда просматривает также выделенную группу листов, исключая модули макросов.

Результатом работы команды Найти по поиску указанных символов является первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой имеются указанные символы. При отсутствии символов, заданных в команде Найти, выдается соответствующее сообщение.

Выбор команды Правка => Заменить предоставляет в распоряжение пользователя еще одно поле диалогового окна, в которое следует ввести информацию для замены найденного сочетания символов.

Поиск можно осуществлять в формулах, значениях или примечаниях ячеек. В режиме Ячейка целикам, который доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов. Также можно указать области поиска или режимы просмотра и указать формат искомых данных.

При нажатии кнопки Найти далее выполняется поиск следующего вхождения заданного набора символов. Для возврата к позиции предыдущего вхождения следует нажать клавишу Shift и, одновременно с этим, выбрать кнопку Найти далее.

Необходимо соблюдать осторожность при использовании команд Заменить и Заменить все. Перед использованием команды Заменить все можно порекомендовать создание резервной копии таблицы, с которой предстоит работать.

1. Формулы и функции.

Формула – это последовательность символов, начинающихся со знака «=» (константы, ссылки, имена, функции или операторы).

Формулы – позволяют обрабатывать числа, даты, текст.

Функции – формулы, встроенные в Excel.

Аргумент функции – это значения используемые для вычисления функции.

Результат – это значения, возвращаемые функциями в качестве ответа.

Вложенные функции – это функции, которые являются аргументами другой функции.

Синтаксис функции – это последовательность, в которой должны располагаться применяемые в формуле символы.

Аргументы записываются в круглых скобках сразу после названия функции (без пробела) и отделяются друг от друга – «;».

Математические выражения.

Для выполнения вычислений создаются специальные формулы, при записи которых используются математические выражения.

Напр.: =2+2 – сумма двух 2.

В Excel применяются в выражениях не конкретные величины, а ссылки на содержимое ячеек. Если изменяется содержимое ячеек, то автоматически изменяется и результат.