СУБД MS Access 2003 (960526), страница 29
Текст из файла (страница 29)
Какие возможности форматирования текста полей есть у пользователя?9. Какие режимы представления формы доступны пользователю?10. Как добиться того, чтобы при распечатке формы каждая записьразмещалась на новой странице?Задание 9Для своей БД разработать формы:•••простые - для независимых таблиц (таблиц-справочников)нулевого уровня;составные - для связанных таблиц;главную кнопочную форму - для объединения форм, запросови отчетов в одно приложение,Тема 6ОТЧЕТЫОтчет оформляется в тех случаях, когда необходимо нагляднопредставить на экране или распечатать сводную информацию поБД. Для получения такой информации должны быть проведеныподсчеты во всех группах данных, результатами которых будутобщие и промежуточные суммы.
По структуре и оформлению отчет подобен форме. В него также можно добавлять управляющиеэлементы и оформлять данные в соответствии с собственнымивкусами (или требованиями заказчика). Отчет, однако, по сравнению с формой обладает большей гибкостью в представлении данных, и благодаря группированию данных с его помощью можнопредставить информацию более наглядно.Сконструируем проект отчета, позволяющего получить обзорную информацию по заказам. Из отчета можно будет быстро узнать, какую модель заказал тот или иной клиент. Обзорная информация из отчета даст возможность, к примеру, выяснить частотупродаж модели «Corolla Liftback GT» или дату поступления заказаот клиента Козлова.Прежде чем вывести отчет, необходимо пополнить записямитаблицу Клиенты. Чтобы разрабатываемый отчет во время работывыглядел более реально, таблица должна содержать достаточноеколичество записей (например, десятка полтора).Для каждой модели, т.
е. для каждого кода модели, придумайтееще по два-три клиента с новыми номерами заказов, уникальнымадресом и датой заказа.Маркируйте таблицу клиентов в окне БД и щелкните мышьюна кнопке Открыть. Access откроет таблицу в режиме заполнения, после чего в нее можно будет добавить новые записи.
Каждую запись после завершения ввода Access автоматически сохраняет. После окончания работы с таблицей закройте ее и вернитесьв окно БД.191Тема 6. Отчеты1. Создание отчетаА теперь обратимся к отчету, который отражал бы текущее положение дел с заказами. Допустим, владельца фирмы интересует,хорошо ли идут дела по продаже автомобилей «Toyota» в Россииили же, наоборот, пора спасать положение. Выступая в роли руководителя отдела сбыта, попытайтесь подготовить для шефа необходимые сведения, оформив их в виде отчета с помощью средствAccess.
Новый отчет создается знакомым читателю способом: необходимо щелкнуть на кнопке Отчеты в окне БД и нажать кнопку Создать.В открывшемся диалоговом окне создания отчета Новый отчет (рис. 129) Access предложит задать таблицу, которая будетположена в основу отчета, и указать способ создания отчета. Посредством щелчка откройте комбинированный список таблици выберите таблицу Клиенты.Новый отчетАвтоматическое созданиеотчета из основевыбранных полей,;-Автоотчат: в столбец|Аетоотчет: ленточныйiМастер диаграмм(Почтовые наклейкиВыберите в качествеисточника данных таблицуи пи запрос:01ОтменаРис. 129.
Окно создания отчетаДалее воспользуйтесь помощью мастера отчетов. По окончании работы созданный мастером отчет можно будет дополнить деталями и улучшить. Выберите строку Мастер отчетов, и на экране появится первое окно (рис. 130) из серии диалоговых оконмастера отчетов.Проектирование баз данных. СУБД MS Access192Создание отчетовпВыберите norm для отчета.Допускается выбор нескольких таблнц или запросов.Таблицы и запросыТаблицам КлиентыДоступные поля:Выбранные поля:Обращение<од моделиФамилия• !Отчее г воПочтовый адресПочтовый индексНаселенный пунктТеле_фзнОтменаГотовоРис. 130. Выбор нолей для отчетаНа первом этапе необходимо задать поля, которые должныпоявиться в отчете.
Выберите следующие поля в заданной последовательности:•Код модели.•Фамилия.•Дата заказа.Чтобы переместить поле из левого списка (Доступные поля]в правый список (Выбранные поля), необходимо маркировать имяполя в левом списке и нажать кнопку со стрелкой вправо (>). Еслиполе было выбрано ошибочно, то необходимо маркировать удаляемое поле в правом списке и нажать кнопку со стрелкой, указывающей в обратном направлении (<). Чтобы переместить из одногосписка в другой все поля, щелкните на одной из кнопок с двойными стрелками (» или «). После того как все названные поляокажутся в правом списке и будут расположены в указанной последовательности, щелкните на кнопке Далее, откроется следующее диалоговое окно мастера (рис.
131).Тема 6. ОтчетыL93Создание отчетовДобавить уровни группировки?Фамилия, ДатаДата заказаУровень_JГруппировка...Отмена<Йазад\Дапее>ГотовоРис. 131. Группирование данныхПреимущество отчетов по сравнению с формами в отношениипредставления сводной информации заключается в возможностигруппирования данных, что значительно улучшает структурированность документа. Данные в отчете должны быть сгруппированы по Кодом моделей, благодаря чему можно будет при актуализации сразу же выяснить, сколько экземпляров каждой моделидействительно было заказано к настоящему моменту.
В следующем диалоговом окне мастер отчетов предложит именно такоегруппирование на основе анализа данных таблицы Клиенты.В этом окне мастеру отчетов необходимо сообщить, по какимполям должно быть произведено группирование. Данные в отчетеможно группировать не более чем по трем полям.Рассмотрим пример. Представьте себе большую и действительно полную таблицу клиентов. В ней представлен весь ассортимент продукции и содержатся сведения не только о модели«Corolla», но и о моделях «Carina» и «Tercel» всех возможныхмодификаций. Кроме того, некоторые клиенты в течение одногогода могут заказать несколько автомобилей.
Так, преуспевающийвладелец адвокатской конторы мог бы приобрести для своихсотрудников несколько фирменных автомобилей, соответствующих их должности. Ведущие сотрудники, к примеру, получатпредставительские автомобили высокого класса, а помощникиадвокатов будут довольствоваться скромными малолитражками.194Проектирование баз данных. СУБД MS AccessПринимая во внимание объем БД клиентов и характер хранимой информации, данные имеет смысл группировать по тремуровням. Сначала следует произвести группирование по фамилиямклиентов, чтобы свести воедино в отчете все заказы одного клиента. В рамках заказов одного клиента целесообразно произвестигруппирование по моделям автомобилей.
Это будет группированиевторого уровня. Тогда все модели «Corolla» или «Carina», которыезаказал клиент, например господин адвокат профессор Кони, будут стоять в отчете рядом. И наконец, на третьем уровне в рамкахрядов моделей можно произвести группирование по параметрамэтих моделей, например по мощности двигателя или объему салона. Тогда позднее с первого взгляда можно будет понять, сколькоавтомобилей «Corolla Compact» и сколько «Сого//д»-лимузиновзаказал указанный клиент.Таблица, которую мы используем в качестве примера, к сожалению, содержит слишком мало записей, чтобы можно было произвести столь сложное группирование.
Кроме того, в нее внесенысведения только по моделям Corolla. Поэтому целесообразносгруппировать данные по кодам моделей, чтобы собрать в однойгруппе все заказы по каждой из моделей. Мастер отчетов ужепредложил подобное решение и отобразил в правой части окнапредставление группирования отчета. Если требуется большая детализация, следует из левого списка полей выбрать поле для следующего уровня группирования и перенести его в правый список.Уровни группирования можно изменить, используя кнопку Уровень. Чтобы выбрать способ группирования, нажмите кнопкуГруппировка.Щелчок на кнопке Далее приводит к открытию следующегодиалогового окна (рис. 132), в котором следует установить уровеньсортировки данных.Access автоматически сортирует данные по группирующимполям (в рассматриваемом случае по полю Код модели).
Если записи в рамках группы должны быть дополнительно рассортированы и по другим полям, то эти поля необходимо указать в окнахуровней сортировки (4 поля). В нашем примере можно произвестисортировку по полю Фамилия. Выберите его в поле списка первогоуровня сортировки. Направление сортировки указывается с помощью кнопки, расположенной справа от поля, ее следует нажатьдля изменения направления сортировки. Произведя все установки,нажмите кнопку Далее.Тема 6. ОтчетыСоздание отчетовте порядок сортировки гаписаи,Допускается сортировка записей по возрастаниюили по убыванию, включающая до 4 попей.IZ3*по возраст анию..IРис. 132.
Выбор порядка сортировки данныхВ следующем окне (рис. 133) мастер предлагает использоватьодин из макетов для создания отчета. После выбора одного из вариантов представление примера отчета в уменьшенном виде будетотображено в левой области диалогового окна.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
