Информатика и программирование - Основы информатики (926517), страница 30

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 30)

- страницы с особыми параметрами: полями, ориентацией листа.

Вставка разрыва раздела:

1) выбрать пункт меню Вставка | Разрыв;

2) в группе Новый раздел выбрать, где будет начинаться новый раздел: со следующей страницы, с текущей страницы, с четной страницы, с нечетной страницы.

Чтобы наглядно посмотреть разделение документа на разделы необходимо выбрать пункт меню Вид | Обычный. Граница раздела помечается горизонтальной двойной пунктирной линией.

Удаление разрыва раздела:

1) выбрать пункт меню Вид | Обычный;

2) выделить линию разрыва раздела, которого необходимо удалить;

3) нажать клавишу DEL.

В рамках раздела доступны для изменения следующие параметры: размеры полей страницы, размер и ориентация бумаги, оформление границ страницы, вертикальное выравнивание текста на странице (по нижнему или верхнему краю, по высоте или по центру), колонтитулы, колонки, нумерация страниц и строк.

Чтобы установить параметры страницы для текущего раздела (всех разделов) необходимо выполнить следующие действия:

1) выбрать пункт меню Файл | Параметры страницы;

2) установить необходимые параметры страницы;

3) выбрать вкладку Поля;

4) в группе Образец в списке Применить выбрать пункт к текущему разделу (ко всему документу) и нажать кнопку Ok.

Колонки

Текст для более компактного размещения на листе можно расположить в несколько колонок. Можно разбить текст максимум на 9 колонок, причем ширина всех колонок может быть одинаковой или индивидуальной для каждой колонки. Чтобы разбить текст на колонки, необходимо выполнить следующие действия:

1) выделить текст, который будет разбит на колонки, или пропустить этот шаг, если предполагается разбить на колонки весь текст;

2) выбрать пункт меню Формат | Колонки;

3) установить параметры колонок: число, размер, наличие или отсутствие разделителя колонок и нажать кнопку Ок.

Текст, разделенный на колонки, помещается в отдельный раздел.

Чтобы удалить деление текста на колонки необходимо выполнить следующие действия:

1) установить курсор в текст, разбитый на колонки;

2) выбрать пункт меню Формат | Колонки;

3) выбрать одну колонку и нажать кнопку Ок;

4) удалить раздел, созданный для текста, разделенного на колонки (см. пункт Разделы).

10.5.6.Автоматизация работы
текстового редактора Microsoft Word

Создание макросов

Рассмотрим три способа ускорения работы текстового редактора Microsoft Word:

1) создание макросов;

2) назначение командам сочетания клавиш;

3) назначение стилям сочетания клавиш.

Макрос – это подпрограмма, написанная на встроенном языке программирования пакета Microsoft Office Visual Basic для приложений, выполняющая операции по форматированию и обработке документа. Макросы создаются для выполнения сложных и/или часто повторяемых операций.

Макрос может быть написан двумя способами:

1) непосредственно, как любая другая программа;

2) в режиме записи действий пользователя.

Чтобы записать действия пользователя в виде макроса необходимо выполнить следующие операции:

1) продумать, какие действия необходимо выполнить, чтобы решить задачу;

2) выбрать пункт меню Сервис | Макрос | Начать запись…;

3) в окне Запись макроса задать название макроса (по умолчанию называется Макрос 1, Макрос 2 и т. д.), назначить выполнение макроса кнопке на панели инструментов или сочетанию клавиш, задать место хранения макроса в стандартном шаблоне Normal.dot (макрос будет доступен для всех документов) или в текущем документе, задать описание (краткий комментарий) макроса;

4) нажать кнопку Ok; в результате появится панель инструментов Остановить запись, состоящая из двух кнопок Остановить запись и Пауза;

5) в режиме записи сохраняются действия, выполняемые с клавиатуры; действия с документом, выполняемые мышью, совершаются, но не записываются в макрос;

6) если необходимо приостановить запись макроса, нажмите кнопку Пауза; чтобы возобновить запись, нажмите эту же кнопку;

7) чтобы закончить запись макроса, нажмите кнопку Остановить запись.

В результате будет сгенерирована подпрограмма на языке Visual Basic.

Чтобы просмотреть список доступных макросов, нажмите сочетание клавиш ALT + F8. В результате откроется окно Макрос, в котором можно выполнить следующие операции с макросами, нажав на соответствующие кнопки:

- выполнить макрос;

- отладить работу макроса с помощью пошагового выполнения его команд;

- изменить текст макроса в редакторе Visual Basic;

- создать новый макрос в редакторе Visual Basic;

- удалить макрос;

- переместить макросы из одного документа в другой с помощью Организатора.

Назначение командам сочетания клавиш

Каждый пункт меню или кнопка на панели инструментов представляет вызов команды, записанной в виде макроса. Значительно быстрее вызывать необходимую команду сочетанием клавиш.

Чтобы назначить команде сочетание клавиш необходимо выполнить следующие действия:

1) выбрать пункт меню Сервис | Настройка…;

2) в окне Настройка нажать кнопку Клавиатура…;

3) в окне Настройка клавиатуры выбрать категорию и команду; если команде назначено сочетание клавиш, то сочетание отобразится в поле Текущие сочетания;

4) установить курсор в поле Новое сочетание клавиш и нажать желаемое сочетание клавиш; если сочетание клавиш уже используется, то под полем будет отображено текущее назначение сочетания;

5) нажать кнопку Назначить.

Категории команд включают пункты главного меню (Файл, Правка и т. д.), макросы, шрифты, автотекст, стили и символы.

Теперь по нажатию установленного сочетания клавиш будет выполняться команда.

Назначение стилям сочетания клавиш

Присвоение сочетания клавиш стилю позволяет быстро форматировать текст заданными стилями.

Существует два способа назначения стилям сочетания клавиш.

Способ 1 аналогичен назначению командам сочетания клавиш. В списке категорий выбирается категория Стили, а в списке Стили – необходимый стиль.

Способ 2. Необходимо выполнить следующие действия:

1) выбрать пункт меню Формат | Стили и форматирование;

2) в открывшейся справа панели выбрать нужный стиль;

3) выбрать пункт контекстного меню Изменить… или Изменить стиль…;

4) нажать кнопку Формат;

5) в открывшемся меню выбрать пункт Сочетание клавиш…;

6) назначить сочетание клавиш аналогично назначению сочетания клавиш команде;

7) нажать кнопку Назначить.

Теперь по нажатию установленного сочетания клавиш выделенный фрагмент будет отформатирован в соответствии с заданным стилем.

Слияние

Слияние используется для создания большого количества документов одинакового содержания, но с разными исходными данными. Для слияния необходимо создать шаблон документа и базу данных (Рис. 10 .79).

Рис. 10.79. Схема слияния документов

База данных задается в виде документа Microsoft Word или книги Microsoft Excel и содержит данные, которые будут помещены в создаваемые по шаблону документы.

Правила оформления базы данных.

1. База данных должна включать только таблицу, содержащую в первой строке таблицы заголовки столбцов, а в остальных строках – записи базы данных. Заголовки столбцов будут являться названиями полей слияния.

2. Таблица должна находиться в начале документа или листа без пустых строк перед ней.

Шаблон содержит документ, который будет создаваться для каждой записи из базы данных.

Чтобы создать шаблон документа необходимо выполнить следующие действия:

1) создать документ Microsoft Word (сочетание клавиш CTRL + N);

2) убедиться, что файл базы данных закрыт;

3) открыть панель инструментов Слияние (выбрать пункт меню Вид | Панели инструментов | Слияние);

4) нажать кнопку Открыть источник данных на панели инструментов Слияние и выбрать файл базы данных;

5) для каждого из полей слияния выполнить следующие действия:

- установить курсор на место, где необходимо вставить поле слияния;

- нажать кнопку Вставить поле слияния на панели инструментов Слияние;

- выбрать поле слияния и нажать кнопку Вставить.

Чтобы выполнить слияние, необходимо открыть шаблон, нажать кнопку Слияние в новый документ на панели инструментов Слияние или нажать сочетание клавиш ALT + SHIFT + N.

В результате будет создан документ, состоящий из шаблонов с заполненными полями слияния из базы данных.

Путь к файлу базы данных записывается в файл шаблона. Поэтому при изменении расположения файла базы данных необходимо вновь открыть файл базы данных.

Специальные служебные поля, используемые при слиянии.

NEXT – перейти к следующей записи базы данных без создания документа для текущей записи. Используется для помещения нескольких записей в текущий документ, а не в новый.

SKIPIF – пропустить текущую запись в случае истинности условия. Общий вид поля:

{ SKIPIF Поле Оператор Значение },

где Поле – название поля слияния; Оператор – операторы сравнения, «пусто», «не пусто»; Значение – значение поля, при котором запись должна быть пропущена.

Ключи Оператор и Значение образуют условие.

NEXTIF – пропустить следующую за текущей запись в случае истинности условия. Общий вид поля:

{ NEXTIF Поле Оператор Значение },

где Значение – значение поля, при котором следующая запись должна быть пропущена.

IF – вставка текста в зависимости от значения поля. Общий вид поля:

{ IF Поле Оператор Значение Текст1 Текст2 },

где Текст1 – текст, который будет вставлен в случае истинности условия; Текст2 – текст, который будет вставлен в случае ложности условия.

MERGEREC – фактический номер записи в базе данных.

MERGESEQ – число записей, вставленных в шаблон на текущий момент. Будет отличаться от MERGEREC в случае пропуска записей.

Чтобы вставить служебное поле в шаблон необходимо выполнить следующие действия:

1) нажать кнопку Добавить поле Word на панели инструментов Слияние;

2) выбрать в списке название служебного поля;

3) при необходимости задать ключи поля.

10.6.Табличные процессоры

10.6.1.Табличные процессоры, их функции и структура

Решение некоторых математических и экономических задач часто сводится к обработке данных, хранящихся в прямоугольных таблицах. Написание отдельной программы для решения каждой задачи такого типа неэффективно. Текстовые процессоры позволяют вести и форматировать таблицы, однако они не приспособлены для вычислений данных в них. Поэтому были разработаны программы, называемые табличными процессорами или электронными таблицами, объединяющими в себе следующие возможности:

- создание и форматирование таблиц;

- математические вычисления табличных данных;

- представление результатов вычислений в виде таблиц, диаграмм и графиков.

- ведение и обработка БД с реляционной моделью данных, в которой данные хранятся в виде двумерных таблиц.

Табличные процессоры используются для решения таких экономических задач как учет объемов продаж и прибыли, контроль численности персонала и рабочего времени, расчет налогов и заработной платы и др. Благодаря большому количеству разнообразных математических функций, табличные процессоры позволяют решать широкий круг задач в области естественных и технических наук.

Рассмотрим принципы работы и возможности табличных процессоров на примере табличного процессора Microsoft Excel 2003, который получил наибольшее распространение. Табличный процессор Microsoft Excel 2003 входит в тот же пакет прикладных программ Microsoft Office 2003, что и табличный процессор Microsoft Word 2003. Предполагается, что читатель знаком с основами работы в этом табличном процессоре.

10.6.2.Общие сведения об объектах Microsoft Excel

Файл табличного процессора Microsoft Excel имеет расширение .xls и содержит книгу. Книга состоит из листов, а листы – из ячеек.

Перед началом работы необходимо сделать следующие установки.

Чтобы установить стандартные для русского языка настройки, необходимо выполнить следующие действия:

1) вызвать меню Пуск операционной системы Microsoft Windows или нажать сочетание клавиш CTRL + ESC;

2) выбрать пункт меню Настройки | Панель управления;

3) открыть элемент Язык и региональные стандарты;

4) выбрать вкладку Региональные параметры;

5) в группе Языковые стандарты и форматы выбрать язык Русский.

Характеристики

Список файлов книги