Самооценка деятельности организации как инструмент постоянного улучшения качества (1212792), страница 5
Текст из файла (страница 5)
Продолжение таблицы 4
| Вопросы | Описание текущего состояния | Описание желаемого состояния | Какие документы регламентируют данную деятельность | Где и какие записи ведутся |
| Обеспечивается ли прослеживаемость движения продукции в процессе производства | Прослеживаемость обеспечивается в рамках бухгалтерской документации | Определены статусы движения товаров и ведутся записи о приемке товара при поступлении товара на склад, в торговый зал. При возникновении претензий по товару обеспечена возможность определить поставщика товара, лиц проводивших доставку, приемку. | - | Бухгалтерские документы |
| Каким образом осуществляется сохранность продукции организации | Обеспечивается на основании ГОСТов на отдельные виды материалов | Разработаны правила транспортировки, погрузки/разгрузки и хранения материалов. Сотрудники ознакомлены с правилами. Выполнение правил подтверждается | ГОСТы | - |
В таблице 5 представлены описания выявленных несоответствий системы менеджмента качества организации требованиям стандарта.
Таблица 5 – Несоответствия системы менеджмента качества организации требованиям стандарта
| № | Отклонение |
| 1 | Отсутствие чётко выраженных и утверждённых Миссии и Стратегических целей. |
| 2 | Не сформулированы цели в области качества. |
| 3 | Отсутствует политика в области качества. |
| 4 | Решения, принимаемые на ежедневных совещаниях у директора, не документируются. |
| 5 | Документооборот не соответствует требованиям стандарта. Нет учёта нормативной документации, нет контроля за её актуальностью. Нет полного обеспечения требуемой нормативной документации на рабочих местах |
| 6 | Нет регламента оценки и выбора поставщиков. Нет чётких критериев выбора поставщиков. Не ведутся записи по выбору поставщиков. |
| 7 | Нет регламента взаимодействия подразделений при работе с поставщиками. |
| 8 | Нет регламента управления заявками от подразделений на поставки торгового оборудования, погрузочной техники, потребностях в торговых и складских помещениях (своевременность, порядок подписания и согласования, правильность оформления). |
| 9 | Не регламентировано планирование улучшения помещений и торгового оборудования. |
| 10 | Нет чёткого планирования потребности в людских ресурсах. Есть неудовлетворённые вакансии, не планируются мероприятия по их заполнению. |
| 11 | Материальная мотивация выполнения работ не учитывает качество работ. |
| 12 | Отсутствуют корректирующие действия по устранению причин брака при приёмке готовой продукции. |
| 13 | Отсутствует регламент проведения входного контроля качества закупаемых товаров. |
| 14 | Отсутствует обоснованное определение потребности в оргтехнике. Нет регламента определения потребности в оргтехнике, средствах связи и программном обеспечении в подразделениях. |
| 15 | Отсутствует обязательная процедура управления несоответствующей продукцией. |
| 16 | Отсутствуют оперативные данные о состоянии погрузочных механизмов. |
Продолжение таблицы 5
| 17 | Не регламентированы правила хранения материалов на складах. Есть факты несоответствующего хранения материалов. |
| 18 | Не регламентированы правила хранения брака. Бракованные материалы не маркируются. |
| 19 | Не определены требования к складским помещениям, требования к оснащённости складов грузоподъёмными механизмами. |
Таблица 5 показывает, что потребуется большая работа по приведению документации и записей по качеству в соответствие требованиям стандарта для подготовки предприятия к сертификации по стандарту ИСО.
Проведённый аудит СМК показал, что деятельность предприятия частично соответствует требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001, однако потребуется большая работа по приведению документации и записей по качеству в соответствие требованиям стандарта для подготовки предприятия к сертификации по стандарту ИСО.
На предприятии существует часть необходимой регламентной документации (организационная структура, должностные инструкции, инструкции по некоторым видам обслуживания клиентов), однако она требует систематизации четкого определения взаимодействия между подразделениями.
На предприятии выполняются некоторые требуемые стандартом функции и работы, однако не в полном объеме, установленном стандартом, и их выполнение не сопровождается ведением установленных записей. Особенно это касается функций анализа качества обслуживания клиентов, анализа возникающих несоответствий.
Корректирующие и предупреждающие действия, требуемые стандартом, не регистрируются.
3 РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ САМООЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ КАК ИНСТРУМЕНТА ПОСТОЯННОГО УЛУЧШЕНИЯ КАЧЕСТВА
-
Рекомендации по внедрении положения о проведении самооценки деятельности ООО “Восток Трейд”
Результаты анализа системы менеджмента качества “Восток Трейд” показали, что необходимо проводить корректирующие действия по улучшению качества. Так как процесс постоянного улучшения качества является стратегической целью любой организации, “Восток Трейд” не является исключением, поэтому рекомендуется использовать самооценку деятельности организации как инструмент постоянного улучшения качества.
На базе приложения А “Методика самооценки” из ГОСТ Р ИСО 9004-2010 разработаем положение для ООО “Восток Трейд” по самооценки деятельности организации.
Также для более полного понимания методики самооценки разработаем организационно-управленческую модель самооценки деятельности организации. Организационно-управленческая модель самооценки деятельности организации включает в себя основы методики, в ней обозначены такие позиции как: объект исследования; методика; выбор ответственного за самооценку и сроков её проведения; ключевой элемент; уровни зрелости; обобщение результатов в отчёте; оценка текущей эффективности процессов организации и выявление участков, требующих совершенствования и (или) нововведений; определение первоочередных мер; принятие обоснованных решений. Организационно-управленческая модель самооценки деятельности организации представлена на рисунке 6.
Рисунок 6 – Организационно-управленческая модель самооценки деятельности организации
Рисунок 6 показывает, что организационно-управленческая модель самооценки деятельности организации представляет из себя поэтапный процесс.
Положение о проведение самооценки деятельности ООО “Восток трейд” состоит из 4 глав. Данное приложение закрепляет сроки проведения самооценки, таким образом самооценка становиться инструментом для постоянного улучшения качества. Этому способствует формализация обязанностей и инструкций проведения самооценки
Первая глава содержит общие положения, в неё описывается цель и задачи самооценки.
Вторая глава содержит информацию о организации самооценки, а именно о сроках проведения самооценки и подведения итогов, поэтапная методика проведения самооценки, пункт о выборе ответственного за самооценку, обязанности ответственного за самооценку.
В третьей главе содержится информация о отчёте. В пунктах описывается закрепления отчёта как документа, форма отчёта, структура отчёта.
Четвёртая глава содержит информацию о плане улучшений. В пунктах содержится информация о действия после проведения самооценки, о форме плана улучшений, о структуре плана улучшений.
Положение о проведении самооценки деятельности ООО “Восток Трейд” представлено в приложение А.
-
Проведение самооценки деятельности ООО “Восток трейд”
При проведении самооценки будем опираться на приложение “А” ГОСТ Р ИСО 9004-2010, а также на данные взятые из интервью и анализа документации.
Самооценка состоит из двух частей, таких как:
-
Самооценка ключевых элементов
-
Подробная самооценка элементов на основе стандарта ГОСТ Р ИСО 9004-2010
В таблице 6 представлена самооценка ключевых элементов, на основе которой будет представлена иллюстрация результатов самооценки и определенны первоочередные меры по улучшению деятельности организации.
Таблица 6 – Самооценка ключевых элементов. Соотношение между ключевыми элементами и уровнями зрелости
| Ключевой элемент | Уровень зрелости |
| На что ориентирован менеджмент? (Руководство) | 2 – На потребителей и законодательные/нормативные требования с некоторой долей структурированного реагирования на проблемы и возможности |
| Каков подход руководства? (Руководство) | 2 – Подход пассивный и основан на решениях руководителей разного уровня |
| Как принимаются решения? (Стратегия и политика) | 3 – Решения основаны на стратегии и увязаны с потребностями и ожиданиями заинтересованных сторон |
| Ключевой элемент | Уровень зрелости |
| Как определяются ресурсы, необходимые для достижения результатов? (Ресурсы) | 2 – Менеджмент ресурсов осуществляется результативно |
| Как организована деятельность? (Процессы) | 1 – Несистемный подход к организации деятельности при наличии только некоторых основных рабочих процедур или инструкций |
| Как достигаются результаты? (Мониторинг и измерение) | 1 – Достижение результатов носит случайный характер. Корректирующие действия не систематизированы |
| Как осуществляется мониторинг результатов? (Мониторинг и измерение) | 1 – Используются финансовые показатели, показатели рентабельности и производительности труда |
| Как определяется приоритетность мер по улучшению? (Улучшения, инновации и обучение) | 1 – Приоритетность мер по улучшению зависит от ошибок, претензий или финансовых результатов |
| Как организован процесс обучения? (Улучшения, инновации и обучение) | 1 – Обучение носит случайный характер на уровне отдельных работников |
Продолжение таблицы 6
Таблица 6 показывает, что средним уровнем зрелости ООО “Восток Трейд” является второй.
Вторая часть самооценки подробная, в ней каждый ключевой элемент, разделён на подпункты, что помогает более детально разобраться в проблеме. Данную самооценку следует проводить оперативному звену менеджмента и владельцам процессов для получения более полного представления о поведении и текущей эффективности деятельности организации. Элементы соотнесены с разделами стандарта ГОСТ Р ИСО 9004-2010. Подробная самооценка содержится в таблицах 7-12
Таблица 7 – Подробная самооценка элементов раздела 4 “Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации”
| Подпункт | Уровень зрелости |
| 4.1 Общие положения | 1 – Система менеджмента имеет функциональную направленность и основана на процедурах |
| 4.2 Устойчивый успех | 1 – Реальные показатели деятельности организации сопоставляются с планом при проведении регулярного ежегодного анализа |
| 4.3 Среда организации | 3 – Периодически проводятся оценки рисков для изучения их потенциального воздействия на организацию |
| 4.4 Заинтересованные стороны, их потребности и ожидания | 1 – Главной целью организации является получение ежегодной прибыли |
Таблица 8 – Самооценка детализированных элементов раздела 5 “Стратегия и политика”
| Подпункт | Уровень зрелости |
| 5.1 Общие положения 5.2 Выработка стратегии и политики | 1 - Процесс планирования носит несистематический характер. Стратегия, политика и цели определены лишь частично |
| 5.3 Развертывание стратегии и политики | 1 – В повседневной деятельности используются и реализуются краткосрочные цели и задачи |
| 5.4 Передача информации о стратегии и политике | 1 – Передача информации носит пассивный характер |
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
