Дипломная работа (1193007), страница 9

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 9)

- менеджер (проставляется автоматически);

- имя лица, принимающего решение;

- номер телефона лица, принимающего решение;

- имя секретаря;

- номер телефона секретаря;

- email;

- адрес;

- сайт;

- дата последнего касания;

- произвольный комментарий;

- статус (выбирается из списка);

- задача с присвоенным крайним сроком;

- реквизиты лида, включая: официальное наименование компании, организационно-правовая форма, должность подписанта, ФИО подписанта, ИНН, ОГРН, официальная электронная почта.

1. Лиду на выбор можно присвоить на выбор один из следующих статусов:

- прозвонить;

- выслать КП;

- отказ;

- встреча с присвоенной датой;

- обработка информации;

- договор.

1. Раздел «Предложения» должен содержать заготовленные заранее коммерческие предложения по всем продуктам компании и возможность отправить предложение лиду по e-mail. В разделе также должна вестись история высланных предложений.

2. Раздел «Договоры» должен включать в себя все типовые договоры с возможностью автоматического формирования конечного договора на основе реквизитов. После формирования договор должен иметь возможность произвольной правки. В разделе также должна вестись история высланных договоров. Отправить договор можно только после того, как он согласован с потенциальным менеджером проекта. Технически это происходить нажатием кнопки «Согласовано» потенциальным менеджером проекта. После подписание договора цели и задачи по проекту будут по умолчанию высланы в работу именно ему. На стадии согласования менеджер вправе отказаться согласовывать договор или внести правки. В первом случае менеджер по продажам должен выбрать другого менеджера проектов, а во втором – внести необходимые правки и повторно отправить договор на согласование. После внесение правок менеджер проекта уже не может отказаться от проекта и в последующем должен будет принять его в работу.

3. Раздел «Счета» должен содержать типовой счет компании «Профит» и возможность автоматического формирования счета на основе реквизитов компании. В разделе также должна вестись история высланных счетов. К счету должен быть привязан калькулятор расчета заработной платы, где менеджер по продажам вносит затраты на свои комиссионные и линейный персонал, после чего система выдает ему заработок менеджера проекта и фирмы. Это обязательные поля для заполнения, без которых счет невозможно выставить. Исполнители в счете должны быть редактируемыми до того момента, как в финансовом планировании не отразится информация, что деньги по счету выплачены исполнителям.

Требования к функциональной группе «Аналитика по потоку »:

1. Группа должна содержать в себе рекламные источники, которые формируются на основе позиций, заведенных в функциональной группе «Финансовое планирование».

2. Группа включает в себя информацию о потраченных средствах на каждый рекламный источник, которую подгружает из финансового планирования или рекламных кабинетов Яндекса, Google, MyTarget и Facebook.

3. В группе автоматически должна высчитываться стоимость клиента с рекламного источника (CPO – cost per order).

4. Группа должна подгружать информацию об оплаченных счетах по клиентам, чтобы показать, сколько денег принесли агентству клиенты из определенного рекламного источника.

5. Группа должна отражать статистику о продуктах, купленных за разный период и по разным рекламным источникам.

6. Группа должна содержать в себе аналитику по менеджерам по продажам: обработанные лиды, отправленные предложения, отправленные договоры, подписанные договоры, выставленные счета, оплаченные счета, общая сумма денег, пришедшая в компанию через него.

7. Группа должна содержать аналитику по возврате инвестиций (ROI – return on investment) по разным рекламным источникам. Этот показатель высчитывается на основе первичных данных: затраты на рекламный источник и доход с рекламного источника.

8. Группа должна формировать в графическом виде воронку продаж. Воронка продаж – это массив данных, который чаще всего изображается графически в виде треугольника острым концом вниз и отражает, как и во что конвертировались лиды. Она должна отражаться в разрезе по различным данным:

- по менеджерам;

- по источникам;

- по дате;

- по продукту;

- по стоимости продукта;

- по показателю ROI;

- по показателю CPO;

- по показателю заработанных денег;

- по заработку персонала.

Эти показатели должны применяться к воронке продаж в виде фильтров – в произвольном порядке и произвольных значениях.

Требования к функциональной группе «Аналитика по внутренним задачам»:

1. Раздел включает в себя все движение задач по фирме, исключая задачи, назначаемые в функциональной группе «База клиентов».

2. Группа отражает аналитику по задачам с применением фильтров: проект (название), не проект (для задач, не привязанным к проектам), исполнитель, дата.

3. Аналитика по задачам содержит следующую информацию:

- количество задач;

- среднее время исполнения задач;

- количество просроченных задач (общее и в разрезе по исполнителям);

- количество фактов сдвига крайнего срока задач (не учитываются сдвиги в течение первых 12 часов после ее создания);

- отчет о проценте выполненных задач по отношению к поставленным в разрезе по исполнителям.

Требования к функциональной группе «Финансовое планирование»:

1. Финансовые движения по клиентским проектам не учитываются в финансовом планировании;

2. Финансовое планирование должно должно состоять из финансового плана, формы внесения доходов и расходов, отчетного листа по заработной плате с возможностью выгрузки расчетного листа для каждого работника.

3. Финансовый план представляет собой таблицу, первый столбец которой отражает полный список видов доходов, расходов, общую прибыль, чистую прибыль и рентабельность. В расходах отражены затраты на фонд заработной платы каждой должности. Доходы и расходы формируются автоматически на основе данных из выставленных счетов, а также при необходимости заносятся вручную через форму обратной связи.

4. Форма внесения доходов и расходов содержит поля:

- ФИО того, кто вносит запись;

- количество денег;

- статья доходов (расходов);

- привязка к проекту (для операций по проекту);

- произвольный комментарий.

1. Расходы на продвижение компании делятся в финансовом планировании на рекламные кампании. Эти рекламные кампании отправляются в функциональный блок «Аналитика по потоку», где на этой основе формируются отделы по подсчету статистических данных.

3.6 Эскизы системы BPM

Эскизы представляют собой схематическое изображение программного обеспечения. В дальнейшем структура размещения функциональных блоков будет сохранена, но разработаны дизайнерские решения.

Примеры эскизов системы BPM (business performance management) представлены в Приложении В. Левое боковое меню отражает основные разделы системы. В них объедены все функциональные группы BPM.

Горизонтальное меню привязано к разделу «База клиентов» и отображается только в нем. Такой тип меню называют вкладками. В каждой вкладке над контентной областью размещены фильтры, они помогают пользователю ориентироваться в записях.

Эскизы наглядно показывают, как будет выглядеть BPM и как будет реализован ее функционал. Следующим этапом будет согласование и утверждение этих эскизов. Важно провести проверку по ряду признаков:

1. Отражен ли в эскизах весь описанный функционал;

2. Учтены ли пожелания работников, которые будут работать с BPM;

3. Есть ли техническая возможность выполнить BPM в том виде, котором эта система изображена на эскизах.

3.7 Управление качеством с помощью системы BPM

Описание функциональных групп дает понимание возможностей BPM, которые можно использовать для управления системой менеджмента качества. Однако для более полной проработки системы BPM перед началом реализации важно рассмотреть ее с позиции требований, которые выставляет стандарт ISO.

Опишем, какие инновационные методы используются в BPM для управления качеством, воспользовавшись структурой Госстандарта ИСО 9001.

Общие требования. В BPM заранее определены процессы, происходящие в организации, так как каждое действие фиксируется в системе автоматически или вручную и не дает возможности провести те действия, которые не соответствуют определенному процессу. Например, менеджер по продажам отправляет проект договора заказчику, используя средства BPM. Но система не даст ему этого сделать, если предварительно этот договор не согласован с менеджером проекта, потому что это обязательное требование, заложенное в последовательности процесса.

Система на всех стадиях автоматически фиксирует данные и заносит их в базу, создавая возможность осуществлять мониторинг, измерение и анализ этих данных на любом этапе любого процесса. Так, например, там фиксируются входящие звонки и клиенты, которые появились на основе этих звонков. Чтобы посмотреть, кто и когда звонил теперь нет необходимости вручную выносить данные из памяти телефона или запрашивать отчет у автоматической телефонной станции. Нужный отчет можно получить в разделе «База клиентов», где отражается актуальная аналитика по нужным данным.

Отслеживание показателей дает возможность принимать правильные решения, основанный на фактах. Одно из важных требований, предъявляемых к BPM – возможность изменять процессы с течением времени без потери данных. Разберем это требование на примере финансового планирования. Иногда появляется необходимость не только добавлять или удалять статьи доходов и расходов, но и менять принципы расчета этих статей. И эта возможность должна быть заложена в любой BPM, которая нацелена на управление качеством в общей системе управления.

Если какая-то группа процессов отдается под управление сторонней организации, в BPM предусмотрена возможность выдать гостевой доступ этой организации, чтобы использовать необходимую часть BPM для своих нужд, а компании-владелец BPM может отлеживать все параметры процессов в режиме реального времени.

Требования к документации. BPM автоматически формирует и хранит всю документацию компании, а также совершает ее резервное копирование. Документация распределена по процессам и доступ к ней осуществляется из соответствующих разделах. Это дает два стратегических преимущества перед традиционными методами управления документацией:

1. Сокращаются временные затраты на подготовку документов за счет того, что шаблонные части формируются автоматически, а данные, которые уже использовались уже проставляются системой еще до начала работы с документом.

2. Разграничиваются уровни доступа к документам, что обеспечивает информационную безопасность.

Планирование. Инновационность планирования в системе BPM заключается в автоматизации этих процессов и ускоренного доведения планов до сведения персонала. Эту задачу решает система постановки задач. На каждом уровне планирования есть своих ответственные за процессы, которым ставятся задачи по исполнению, после чего они могут ставить подзадачи своим подчиненным.

Задачи, поставленные через BPM, мгновенно отображаются в рабочей области исполнителя. Это исключает необходимость в проведении плановых собраний, благодаря чему компании удается сохранить значительное количество в фонде рабочего времени.

Ответственность, полномочия и обмен информацией. Система BPM исключает возможность постановки задач исполнителям вне их функциональных обязанностей. Так, исключена возможность постановки задачи по клиентскому проекту, например, директору по развитию, так как он не должен быть задействован в этой группе процессов. Благодаря этого, такое требование к системе менеджмента качества, как распределение ответственности заложено априори и ошибка исключена.

Каждая задача фиксируется в системе, закладывая ответственность по ее исполнению. Это решает вопрос с неясностью по распределению ответственности, которая может возникать при использовании традиционных средств и методов управления качеством.

Менеджмент ресурсов. В области менеджмента ресурсов BPM решает задачи с распределением нагрузки на работников. Так, если, например, на менеджера проектов возложено количество задач, превышающую норму, заложенную в бизнес-процессе, то система не даст возможности постановки ему дополнительных задач.

Нормы по постановки задач регулируются в системе высшим руководством.

Характеристики

Список файлов ВКР