ХРУЛЬКОВ (1190891), страница 7
Текст из файла (страница 7)
А непосредственно приработе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитамиСЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладнымипрограммами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладныепрограммы дополняются новыми функциями и элементами меню. Следуеттакже отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализованаинтеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3,Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различнымиприложениями является одним из характерных свойств СЭД.
Благодаря емуСЭД могут выступать в качестве связующего звена между различнымикорпоративнымиприложениями,создавая,темсамым,основудляорганизации делопроизводства на предприятии [14].Возможности СЭД заключаются в особенности хранения документов СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур ииспользуют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования,хранения, поиска и просмотра электронных документов.
В большинстве СЭДреализована иерархическая система хранения документов (по принципу«шкаф/полка/папка»).Количествоуровнейвложенияприхранениидокументов не ограничено. Один и тот же документ может входить в составнескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходныйдокумент в этом случае остается неизменным и хранится на месте,определенном администратором СЭД).Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов(например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор43атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределаходного типа документов он сохраняется неизменным).
В СЭД атрибутыдокумента хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типадокументов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, гдев понятном графическом виде представлены наименования атрибутовдокумента. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон изаполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнениякарточка оказывается связанной с самим документом.В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующихлогических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так ина нескольких серверах):- хранилища атрибутов документов (карточек);- хранилища документов;- сервисов полнотекстовой индексации.Подхранилищемдокументовобычнопонимаетсяхранилищесодержимого документов.
Хранилище атрибутов и хранилище документовчасто объединяют под общим названием «архив документов». Для храненияатрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQLServer и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.Дляхранениянепосредственносодержимогодокументоввбольшинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, NovellNetWare, UNIX и др. Следует отметить, что большими преимуществами СЭДявляются хранение документов в исходном формате и автоматическоераспознавание множества форматов файлов.В последнее время всё большую популярность приобретает хранениедокументов вместе с атрибутами в базе данных.
Такой подход имеет своипреимуществаинедостатки.Преимуществомявляетсязначительноеповышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимойинформации. При данном подходе также требуется использование мощных44серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков.Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в нейдокументы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться кконкретной СУБД.Особенности маршрутизации документов - модули СЭД, отвечающиезадокументооборот,принятоназыватьмодулямимаршрутизациидокументов. В общем случае используются понятия «свободной» и«жесткой» маршрутизации документов.
При «свободной» маршрутизациилюбой участвующий в документообороте пользователь может по своемуусмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов(или задать новый маршрут). При «жесткой» маршрутизации маршрутыпрохождения документов строго регламентированы, и пользователи невправеихменять.Однакопри«жесткой»маршрутизациимогутобрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется привыполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправкедокумента руководству при превышении конкретным пользователем своихдолжностных полномочий.Разграничение доступа - в СЭД реализованы надежные средстваразграничения полномочий, и контроля над доступом к документам.
Вбольшинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа(набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):- полный контроль над документом;- право редактировать, но не уничтожать документ;- право создавать новые версии документа, но не редактировать его;- право аннотировать документ, но не редактировать его и не создаватьновые версии;- право читать документ, но не редактировать его;- право доступа к карточке, но не к содержимому документа;- полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭДкаждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся45история его работы с документами может быть легко проконтролирована).- отслеживание версий и подверсий документов - при одновременнойработе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда егонеобходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобнойфункцией СЭД является использование версий и подверсий документа.Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее нарассмотрение следующему пользователю.
Второй пользователь изменилдокумент и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал своюверсию документа в следующую инстанцию третьему пользователю,которыйсоздалужетретьюверсию.Спустяопределенноевремя,ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнительдокумента решает доработать исходную версию и на ее основе создаетподверсию первой версии документа [15].Достоинством СЭД является реализованная в них возможностьавтоматическогоотслеживанияверсийиподверсийдокументов(пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсиядокумента является наиболее актуальной по порядку или времени ихсоздания).Наличие утилит просмотра документов разных форматов - в составбольшинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (такназываемые просмотровщики — viewers), понимающие многие десяткиформатов файлов.
С их помощью очень удобно работать, в частности, сграфическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах).Аннотирование документов - при организации групповой работы наддокументами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так какв некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либоизменений в документ в процессе его согласования, то они могутвоспользоваться возможностью его аннотирования [16].Поддержка различных клиентских программ - клиентами большинстваСЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД46используются также платформы UNIX и Macintosh.
Кроме того, всесовременные СЭД позволяют работать с документами через стандартныеПриWeb-навигаторы.использованииИнтернет-технологийуСЭДпоявляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ кдокументам через Web-навигаторы.Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрогоразвития рынка этих систем.
Тем более, что начиная с 2001 г. всё большуюпопулярность стала набирать концепция «управление корпоративнымсодержимым (Enterprise Content Management - ECM)», а не управлениеэлектроннымдокументооборотом(всоответствиис«ForresterTechRankings»). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциацииAIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративнойинформацией.По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуютследующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могутодновременноотноситьсякнесколькимтипам,таккакобладаютсоответствующими для них функциями):СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM) они лежат в основе концепции ECM.
Системы этого типа (EDMS)предназначеныдляспецифическихвертикальныхигоризонтальныхприложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системыобеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включаяработу с образами, управление записями и потоками работ, управлениесодержимым и др.EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов воригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц идр.) c возможностью их группировки в папки. Наиболее известнымиразработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (системаDocumentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (системаPC DOCS) и др.
Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS47системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев ибиблиотечныхсервисовдляуправленияэлектроннымсодержимым(например, образами и офисными документами), каждая из них наиболеесильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text иiManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами.В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM иIdentitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большогообъема.Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) - системы этого типаобеспечиваюткорпоративнуюинфраструктуру(доступнуювсемкорпоративным пользователям) для создания документов, коллективнойработы над ними и их публикации.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
