ХРУЛЬКОВ (1190891), страница 11
Текст из файла (страница 11)
В функцииглавного бухгалтера ООО «Партнер +» входит:- обеспечение ведения бухгалтерского учета в полном соответствии с«Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностив РФ», «Планом счетов бухгалтерского учета» и «Инструкцией по егоприменению» и другими действующими нормативными актами в областиметодологии бухгалтерского учета;- обеспечение своевременного и полного представления необходимойинформациизаинтересованнымпользователямвсоответствиисдействующим законодательством;-обеспечениевозможности69достоверногоопределенияналогооблагаемой базы для расчета с бюджетом и внебюджетными фондамипо установленным налогам и прочим платежам в соответствии сдействующим налоговым законодательством;- разработка рабочего плана счетов бухгалтерского учета дляотражениянеобходимыхкоммерческихифинансово-хозяйственныхопераций на основе действующего Плана счетов;- обеспечение введения самостоятельно разработанных с учетомспецифики деятельности учетных регистров, которые будут использоватьсяпри осуществлении бухгалтерского и налогового учета.Внутреннимдокументомнапредприятии,регламентирующимпринципы учета бухгалтерской информации является учетная политикапредприятия.Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисеразличной обработке, например сканированию и копированию.Копирование осуществляется в офисах с помощью ксероксов.Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи иобработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров.Таким образом, электронная почта представляет собой службубезбумажных почтовых отношений и фактически является системойподготовки, сбора, обработки, передачи документальных сообщений потелефонным сетям и сетям передачи данных, в которых включеныкомпьютеры.Прием документов от курьеров и по обычной почте осуществляетсяменеджером,которыйпередаетихгенеральномудиректорудляознакомления.
Затем происходит разделение почты на следующие группы:- документы, регистрируемые менеджером;- документы, требующие немедленного ответа;- ответы на запросы заказчиков, поставщиков, отчеты.Процесс приёма поступающих документов (входящие документы):- документы, адресованные в адрес предприятия, при поступлении70остаются только на бумажном носителе. Затем полученные документысортируются и раскладываются по папкам (коммерческие предложения,договора, сертификаты, информация и т.д.). Адресованные генеральномудиректору документы передаются в его рассмотрение.- если же файл получен в электронном виде, то он сохраняется в папкена компьютере менеджера.- на этом работа сотрудника (менеджера) завершена.3.2 Описание существующей облачной системы и критерии выбораСЭД, для автоматизации ООО «Партнер +»Управленческая деятельность в любой организации основана напереработке данных и подготовке выходной информации, что предполагаетналичие технологий преобразования исходных данных в результативнуюинформацию.
Появление компьютерных технологий не просто изменилохарактер работы очень многих людей, качественно другими сталипроизводственные отношения, повысились квалификационные требования,расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но сутьуправления осталась прежней: управлять - значит приводить к успеху других.Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.НаданныймоментвООО«Партнер+»отсутствуетавтоматизированная система регистрации документов.Безусловно, можно работать без развитой системы управленияэлектронными документами (СУЭД).
Такой вариант присутствует на ООО«Партнер +». В качестве среды распространения документов в данном случаеиспользуется программа Microsoft Outlook. С её помощью пересылаютсяфайлы с документами, эта же программа используется и для пересылкинеобходимых образцов документов, получаемых путем сканирования,копирования первичных бумажных оригиналов.71К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению рядапроблем, связанных с организацией документооборота:- отсутствие автоматизированных справочников. Ввиду того, чтоMicrosoft Outlook применяется только для пересылки электронных версийдокументов,отсутствуетспециализированныхвозможностьсправочников,подключениядействующихвкаких-либоединомполеорганизации.- регистрация документов проводится вручную. Все необходимыесведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или списки, необрабатываемые автоматизированными системами.- маршрутизация документов не автоматизирована.
Каждый документнаправляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем.- затруднено проведение контроля, за исполнением. Едва ли доступнойоперацией становиться автоматизированный контроль над своевременнымисполнением документа, если речь идет о пересылке документа попроизвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можнотолько дополнительным письмом, отправленным также вручную.На ООО «Партнер +»документы создаются при помощи следующихпрограммных продуктов:- Office Microsoft;- «1С: Предприятие 8.3». Бухгалтерский учёт;НапредприятиииспользуетсяоперационнаясистемаMicrosoftWindows XP.Передачадокументовосуществляетсяприпомощиследующихпрограммных средств:- Internet Explorer;- Microsoft Outlook.Архивация документов производиться при помощи таких программкак:- Win Zip;72- Win Rar.Доступ к системе имеют следующие сотрудники: генеральныйдиректор, менеджер, бухгалтер.
Система не позволяет настраивать маршрутыпрохождения документов, возможна только регистрация.Решено было внедрить систему электронного документооборота напредприятии, для более успешной его деятельности.Ввиду того, что предприятие «Партнер+», не является крупнымпредприятием, программы электронного документооборота типа «Ефрат»[26], «NouDoс», «LanDoc» [30], не рассматривались. На обсуждение быловыдвинуто две версии «Directum» и программа автоматизации малогопредприятия «Oblanet».Выбор программы происходил по следующим критериям:- стоимость;- возможности программы, наиболее подходящие для деятельностинашего предприятия;- быстрота внедрения;- легкость в обучении.Было принято решение поработать в демонстрационной версиипрограммы «Oblanet», которую бесплатно предоставляет фирма ООО «СофтПроект».
Каждый желающий может зайти на сайт фирмы www.oblanet.ru., ипоработать в демонстрационной версии в течении шести часов [21].Решение в пользу «Обланет», было принято по следующим причинам:«Обланет» - первичный документооборот без установки (покупки иобслуживания)специализированныхпрограмм,разработаннаядлянебольших организаций, в том числе с распределенной структурой;индивидуальных предпринимателей.
Сферы деятельности предприятия торговля, услуги.Онарекомендованадляработыруководителям,менеджерам,бухгалтерам.Функции программы это закупки и реализация; ведение оперативного73учета; формирование первичных документов; формирование отчетов;выгрузка платежных поручений в банк-клиент; работа с задачами поконтрагентам.Требования для установки программы: компьютер с доступом винтернет.Преимуществапрограммы«Обланет»заключаютсявпростотеиспользования (удобный интерфейс и ничего лишнего); не требуется закупкаи установка специального ПО (программного обеспечения); отсутствиепривязки к определенному компьютеру; можно работать из любого места и влюбое время; надежная защита данных; возможность одновременной работынескольких сотрудников; низкая стоимость.Возможности программы «Обланет»:«Обланет» представляет собой веб-приложение для автоматизацииоперативной деятельности предприятий.
Распространяется по модели«Программное обеспечение как услуга (SaaS)».«Обланет» - это облачный сервис (данные хранятся и обрабатываютсяне на компьютере, а на специальном сервере с доступом через Интернет).Для автоматизации оперативного учета с помощью «Обланет»достаточно компьютера, подключения к сети Интернет и веб-браузера.«Обланет» - интернет-система автоматизации ведения оперативногоучета торговой деятельности для небольших организаций, занимающихсяторговлей и оказанием услуг.«Обланет» позволяет вести справочники товаров, контрагентов,собственных юридических лиц и ИП, сотрудников; приходовать товар насклад; продавать товар; фиксировать розничные продажи; оформлятьоказание услуг; формировать первичные документы; вести складской учет;вести учет наличных и безналичных денежных средств; формироватьплатежные поручения и выгружать в банк-клиент; вести взаиморасчеты сконтрагентами; формировать отчеты; автоматизировать предприятия сраспределенной структурой; работать с задачами по контрагентам (CRM);74хранить справочную информацию; обмениваться сообщениями междупользователями; работать в системе нескольким пользователям; использоватьнескольких собственных юридических лиц или ИП; отслеживать работупользователей.Использование Обланет позволяет:- снизить затраты на создание и обслуживание системы автоматизацииза счет отказа от закупки программного обеспечения и отсутствиянеобходимости самостоятельно поддерживать работоспособность программ;- работать с системой автоматизации из любого места, где есть доступ винтернет;- работать с системой автоматизации с любого компьютера, на которомдостаточно установить только веб-браузер;- работать с системой автоматизации в любое время; предоставлятьперсоналу возможность работать из дома;- уменьшить затраты на офис за счет работы части сотрудников из домаили совсем отказаться от офиса;- легко освоить работу с системой автоматизации за счет простого ипонятного интерфейса;- легко увеличивать или уменьшать количество одновременноработающих пользователей;- предприятиям с распределенной структурой вести учет в одной базе.«Обланет» изначально построен как гибкая система, формируяпервичные документы (счет, акт, счет-фактура и т.д.), любой сотрудник,имеющий доступ к программе, может работать с системой, введя свой логини пароль, сформировать нужный отчет за определенный период, поопределенному контрагенту и т.д.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
