ХРУЛЬКОВ (1190891), страница 8

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 8)

Базовые функции корпоративных СЭДаналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Какправило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только вкакой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются,какобщекорпоративныетехнологии.Разработкойипродвижениемкорпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc),Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle(система Context), iManage и др.Системы управления содержимым (content management systems) системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ иуправление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделовдокументов и объектов для их последующего повторного использования икомпиляции). Доступность информации не в виде документов, а в видеобъектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией междуприложениями.

Управление Web-содержимым требует наличия возможностиуправления объектами разного содержимого, которые могут быть включеныв Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику. Намировом рынке известны системы управления содержимым от компанийAdobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine,48Vignette и др.Системы управления информацией (information management systems) порталы.Такиесистемыобеспечиваютагрегированиеинформации,управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С ихпомощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта враспределенной корпоративной среде на основе использования бизнесправил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается такжедоступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электроннойкоммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).

Примерами порталовявляются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus(Domino/Notes, K-Station).Системы управления изображениями/образами (imaging systems) - с ихпомощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажныхносителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF).Данная технология лежит в основе перевода в электронную формуинформациисовсехунаследованныхбумажныхдокументовимикрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработкиизображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поискуизображений и др.

[17].Системы управления потоками работ (workflow management systems) системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизациипотоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) врамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнеспроцессов. Они используются для повышения эффективности и степениконтролируемости корпоративных бизнес-процессов.

Cистемы управленияпотоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например,EDMS-системыилиPDM-системы).Здесьможноотметитьтакихразработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и DominoWorkflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хорошийуровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также49компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow),Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (черезинтеграцию с ПО Staffware) и др.Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить такжесистемамиуправлениякорпоративнымиэлектроннымизаписями.Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы.

Ониявляются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательстви др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какоесодержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решениетребует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В числокорпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входятосновные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы,почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами ивыводом,системыколлективнойэлектроннойработы(системыкоммерции,программныеуправленияпроектами,средстваонлайновойконференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записямиможно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText иForemost от TrueArc.Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разныхприложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты вэлектронном виде.

Такая возможность особенно необходима для компаний,использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится многоинформации, но не всегда есть способность гибкой генерации всехнеобходимых отчетов).Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемыесистемы управления выводом (output management systems - OMS), основнымпредназначением которых является генерация выходных документов. Внекоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможностиархивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов.

Всвязи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как50интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причинойпопулярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий иорганизаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнениюаналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-системявляется именно плохое управление генерацией выходных документов(разработчикиERP-систембольшесосредоточенынаповышениифункциональности ключевых модулей своего ПО, чем на «второстепенных»вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по ихмнению, хороших рыночных перспектив).Этот недостаток ERP-систем и послужил основным факторомпоявления и быстрого развития рынка OMS-систем.

Ряд OMS-системотвечает только за распределение и доставку выходных документов (вэлектронном виде - в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMSсистемыинтегрированыспрограммнымипакетамисканированиядокументов и изображений [18]. Полезной возможностью некоторых OMSсистем является и взаимодействие с унаследованными корпоративнымисистемами.Рассмотрим преимущества от использования СЭД:- по данным Siemens Business Services, при использовании СЭДпроизводительность труда персонала увеличивается на 20-25%;- стоимость архивного хранения электронных документов на 80% нижев сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаютсятактические и стратегические выгоды.

Тактические выгоды определяютсясокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с освобождениемфизического места для хранения документов; уменьшением затрат накопирование и доставку документов в бумажном виде; со cнижениемрасходов на персонал и оборудование. К стратегическим относятся51преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятияили организации. К таким преимуществам можно отнести:- появление возможности коллективной работы над документами (чтоневозможно при бумажном делопроизводстве);- значительное ускорение поиска и выборки документов (по различныматрибутам);- повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭДснезарегистрированнойрабочейстанцииневозможна,акаждомупользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;- повышение сохранности документов и удобства их хранения, так какони хранятся в электронном виде на сервере;- улучшение контроля за исполнением документов.Электронныйдокументооборотпостепенновходитвжизньбольшинства российских компаний и государственных ведомств.

Спрос, какизвестно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представленымножество систем, как отечественных, так и зарубежных. В данномматериале рассмотрены исключительно российские разработки [20].Возможности систем были разделены на три группы: канцелярия,управлениеэлектроннымидокументамииделовымипроцессами,администрирование системы.Группа «Канцелярия» объединяет в себе следующие функции:- регистрация документов - базовый процесс, начало существованиядокумента. В системе должна быть реализована возможность изначальногозаполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа ивозможность их последующей модификации;- ведение номенклатуры дел - функция поддержки стандартнойноменклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а такжедругих потоков документов, определяемых пользователем;- работа со словарями и справочниками - возможность добавления иредактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля52регистрационной карточки;- сканирование - интерфейс к сканеру для перевода бумажныхдокументоввэлектроннуюграфическуюформуипоследующегоприсоединения к электронным документам;- распознавание - оптическое распознавание текстовой информации поотсканированному графическому образу для последующей модификацииданных;- генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналоврегистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и др;- средства просмотра и печати отчетов - наличие в системе встроенныхсредств для просмотра и печати выходных документов либо функция ихэкспорта (с возможным последующим редактированием) во внешниеприложения;- списание документа в архив - процедура передачи документа изоперативной базы данных в долговременный архив;В группу «Управление электронными документами и деловымипроцессами» входят:- сроки поручений - возможность задания временного, точного илибессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу;- маршрутизация - выбор очередности и относительного порядкапрохождения документа по инстанциям;-автоматическиеуведомления-генерируютсясистемойдляпериодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам отекущих или просроченных заданиях;- внутренняя почтовая служба - обеспечивает прохождение документови поручений и позволяет сотрудникам компании обмениваться информациеймежду собой;- работа с вложениями - функция поддержки нескольких выделенныхчастей (файлов) в одном документе и установление логических связей сдругими документами;53- поиск по реквизитам - задание точных или частичных значенийодного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутказначений, задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдачасписка результатов;- поиск по форме документа - задание значений реквизитовнепосредственно в форме, соответствующей регистрационной карточке, повыбранной номенклатуре дел;- полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск поприсоединенным файлам с текстовой информацией;- поиск с учетом морфологии - приведение всех слов к нормальномувиду как при индексации, так и после введения запроса.

Данная функциязначительно расширяет возможности поисковой системы.Группа «Администрирование системы» включает в себя:- разграничение прав доступа - задание пользователю или группепользователей прав на чтение или модификацию для каждого документа илидля выбранной номенклатуры дел;- роли - механизм, позволяющий задавать параметры и права работы всистеме для условной роли (должности) а уже потом назначать наисполнение данной роли человека;- протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и накаком участке находится или находился документ, и каким изменениям онбыл подвергнут;- шифрование - хранение и передача документов и информации опоручениях в зашифрованном виде;- поддержка цифровой подписи - согласование и визированиедокументов личной цифровой подписью руководителей;- дизайнер форм карточек - дает возможность настройки как самогонабора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в формеэлектронной регистрационной карточки;- редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор54информации из базы данных и создания соответствующей этому запросуформы вывода итогового документа (отчета либо журнала).

Характеристики

Список файлов ВКР