ХРУЛЬКОВ (1190891), страница 10
Текст из файла (страница 10)
Оборудование позволяет проводитьполный объем ремонтных работ.На данном предприятии состав персонала определен в зависимости отобъема работ и функций, необходимых для выполнения этих работ, т.е.штатноерасписание,включаетвсебя:руководителяпредприятия,бухгалтера, продавца, экспедитора, мастеров по установке металлическихдверей и мастеров по производству отделочных работ.Изменения в штатную численность вносятся приказом директора.Структурные подразделения ООО «Партнер +» представленырисунке 1.ДиректорМенеджеррПродавецЭкспедиторМастераГл.бухгалтерРисунок 1 - Структура ООО «Партнер +»62наВ организации существуют две внутренние органичные формыразделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты,составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделениетруда.
Примером горизонтального разделения труда в ООО «Партнер +»являются сбыт, маркетинг, финансы. Они представляют собой основныевиды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирмадобилась поставленных целей.Вертикальное разделение отделяет работу по координированиюдействий от самих действий. Деятельность по координированию работыдругих людей и составляет сущность управления. Поэтому управлениеявляется существенной и важной деятельностью для организации.
Однако вмалых организациях, таких, как ООО «Партнер +» часто не имеется четковыделенной группы управляющих. Но, хотя управленческие функции и невыделены четко, основная функция - координирование - выполняется.Основным документом в ООО является: Устав ООО «Партнер +».Документы - это основные информационные ресурсы предприятия,работаскоторымиобеспечиваюттребуетинформационнуюправильнойорганизации.поддержкупринятияДокументыуправленческихрешений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес - процессов.Документооборот - это непрерывный процесс движения документов,объективноотражающийдеятельностьпредприятияипозволяющийоперативно управлять им.Эффективный документооборот является обязательной составляющейэффективного управления предприятием.
Документооборот исключительноважен для правильной организации финансового и управленческого учета,его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес - процессовконкретного предприятия.Работу по составлению графика документооборота организует главныйбухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя63предприятия, учреждения.Рассмотрим информационные потоки предприятия (рисунок 2).Предприятие можно рассматривать как информационный узел, в которомсходятся внешние входящие потоки информации и циркулируют внутренниепотоки.
Предприятия имеют и формируют свою собственную внутреннююинформационную среду, в которой циркулируют потоки информации.Применение современных средств обработки информации (компьютеров ипрограммного обеспечения) позволяет значительно повысить скоростьобработки постоянно возрастающих потоков информации. Однако следуетуказать, что главный экономический эффект применения этих средствзаключается в повышении качества управления и качества основныхпроизводственных процессов, а не прямой экономии от ускорения обработкиданных.Рисунок 2 - Внешняя деловая среда предприятия64В качестве внешних источников информации предприятия выступаютгосударство, информационные центры и сети, научно-исследовательскиеорганизации, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка ит.п.Внешняяделоваясреда-этосовокупностьэкономических,политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, иотношений между ними и предприятием.Поступающая из микроокружения предприятия информация образуетрегулярные входящие информационные потоки, которые предприятиеиспользует в своей ежедневной деятельности.Внешнийпредприятияпотоксинформацииэкономическимиопределяетсяивзаимодействиемполитическимисубъектами,действующими вне его.
Сюда относится взаимодействие предприятия склиентами и конкурентами, как реальными, так и потенциальными.Внутренний поток включает в себя информацию, описывающуюотношения в коллективе сотрудников, а также знания, порождаемые впроизводстве (рисунок 3).Рисунок 3 - Общая структура информации, циркулирующей ворганизации (внутренняя информация)Поступающая из макроокружения предприятия информация такжеобразуетвходящиеинформационныепотоки,нопериодичностьихпоступления, как правило, связана с какими-либо изменениями во внешней65деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве илиизменениями условий поставки ассортимента товаров, предлагаемыхпоставщиками).Выходной информационный поток направляется предприятием вовнешнюю среду и содержит информацию о своих производственныхвозможностях,производимомтоваре(реклама),материальных,энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.Информационная система предприятия фильтрует информационныйпотокивыделяетинформацию,необходимую(релевантную)дляжизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятиярешений форму.Основными задачами предприятия по формированию информационныхпотоков являются:- формирование адекватных информационных ресурсов для системыуправления предприятием;-оптимизацияинформационныхпотоковпутемисключениядублирования информации;- ликвидация разрыва между внедрением информационных технологийи техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование ииспользование).Развитие информационных технологий и их аппаратно-программногообеспечения создало условия эволюционного информационного насыщениярабочих мест в офисе.
Усложнение и усиление динамики функционированияхозяйствующих объектов экономики вызывают необходимость получения иобработки множества потоков информации из множества различныхисточников [20].Документопоток - это процесс передвижения документов одного типаот источника возникновения или пункта обработки к потребителю.Документопотоки связывают все подразделения экономической системы вединую информационную среду и подразделяются:66- на внешние, входящие в систему;- внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные дляудовлетворения внутренних информационных потребностей;- исходящие, связывающие данную систему с другими организациямии предприятиями.Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по меревыполнения их функций управления, или каких-либо деловых процессов, тона каждом предприятии создаётся свой документооборот.Бумажныедокументыпоступаютизмножестваканаловдокументальной информации и продолжают сохранять свое значение, преждевсего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемыхрешений.
Нормативная ценность бумажных документов - важнейшийкомпонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать сбумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полноговытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально используются всевозможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинаций.Качество организации документационного обеспечения управления(ДОУ) зависит от уровня организации работы с документами обеспечениядвижения, поиска, хранения и использования документов, т.е.
организациидокументооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так иполученный из других источников) имеет свой регламент, по которомуведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.Документооборот - это движение документов с момента их со зданияили получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи вархив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций,выполняемых над документом в строго установленном порядке, наопределенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документаи заканчивая сдачей его в архив.Рассмотрим основные типы документов, используемые в работепредприятия с их характеристиками.
Типов документов, используемых в67работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их числодоходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основныхвидов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего 3вида:- Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие отвнешних партнеров.
Большинство входящих документов должны порождатьсоответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Срокиустанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иноевремя ответа на соответствующий входящий документ, или срокомисполнения, указанным непосредственно во входящем документе.- Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответоморганизации на соответствующие входящие документы. Некоторая частьисходящих документов готовиться на основе внутренних документовпредприятия. Небольшое число исходящих документов может требоватьпоступления входящих документов (например: запросы в сторонниеорганизации типа «Прошу предоставить справку по интересующему вопросу… в срок до…»).- Внутренние.
Данные документы используются для организацииработы предприятия. Такие, как приказы руководства предприятия,внутренние документы (правила, устав, инструкции, и т.д.), порождающиеисходящие.Впроцесседокументооборотапринимаютучастиеследующиесотрудники фирмы: менеджер, продавец, бухгалтер и генеральный директор.Рассмотрим функции менеджера, продавца, директора и бухгалтера:-менеджерпредназначенныхпроизводитданномурегистрациюпредприятию,входящихдоводитдодокументов,руководителяпредприятия входящие документы, требующие наложения резолюции,регистрирует исходящие документы данного предприятия, осуществляетнапоминанияисполнителямдокументов(генеральномудиректору,бухгалтеру), стоящих на контроле, в соответствии со списком, получаемым68еженедельно предприятием, производит сканирование и регистрациювходящихдокументов,поступившихнапредприятие,производитрегистрацию исходящей корреспонденции за подписью генеральногодиректора, готовит текст исходящего документа во исполнение резолюции;осуществляет маршрутизацию документа во время процедуры согласованияиутверждениявсоответствиисрегламентомданныхпроцедур;осуществляет контроль исполнения резолюций по документам, осуществляетподписание документов (например - главного бухгалтера, руководителей).- продавец - осуществляет продажу строительных материалов ипринимает заказы на установку металлических дверей.- генеральный директор·участвует в процессе согласования исходящихи распорядительных документов, участвует в процессе утвержденияисходящих и распорядительных документов.Документы поступают на предприятие следующими путями:- факс;- электронная почта;- почта (простые и заказные письма);- на электронных носителях (дискета, флеш - карта).Главныйбухгалтерработаетнакомпьютереспомощьюспециализированной программы «1С Бухгалтерия: v.8.3.».
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
