Моор С.М., Моор П.К., Моор А.П. - Информационные технологии управления (1092190), страница 17

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 17)

Если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат (например, поля «Сумма» и «Срок исполнения»). Изменять значения этого поля в форме нельзя.

При добавлении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки Закрыть.

Чтобы отменить добавление записи, следует нажать кнопку Вернуть перед нажатием клавиши ENTER или кнопки Закрыть.

MS Excel автоматически добавляет запись при переходе к другой записи или закрытии формы.

Изменение записей с помощью формы

Для перемещения к следующему полю формы используется клавиша TAB, для перемещения к предыдущему полю - сочетание клавиш SHIFT+TAB. По завершению изменения записи следует нажать кнопку Закрыть для обновления текущей записи и выхода из формы.

Поиск записей в списке с помощью формы

Для перемещения на одну запись следует нажать на кнопки Далее и Назад или стрелки полосы прокрутки в диалоговом окне. Чтобы переместиться на 10 записей, можно нажать на полосу прокрутки между стрелками.

Чтобы задать в форме условия отбора записей для отображения, следует нажать кнопку Критерии и ввести критерии в полях формы. Чтобы найти совпадающие с критериями записи, следует нажать кнопки Далее или Назад.

Например, на рис. 8.2 изображено задание критерия отбора: Фирма = «Мастер» и Количество >3. После нажатие на кнопку Далее или Назад в форме будут отображаться записи, удовлетворяющие этим условиям.

Рис. 8.2. Задание в форме критерия отбора записей

8.2.4. Сортировка

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Максимальное число столбцов сортировки – три. Строки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем или убывающем порядке.

Рис. 8.3. Окно диалога для задания порядка сортировки

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки, который можно выбрать с помощью кнопки Параметры…

8.2.5. Фильтрация

Фильтр – это специальное средство, позволяющее отображать в списке записи, удовлетворяющие некоторым условиям. Фильтр может быть установлен только для одного списка на листе. Существует две разновидности фильтра: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Наиболее простым по использованию является Автофильтр. Для его установки необходимо:

1. Сделать текущей какую-либо ячейку в фильтруемом списке;

2. Выбрать команду Данные|Фильтр|Автофильтр;

3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.

4. Выбрать значение в списке.

5. Повторить шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

На рис. 8.4. приведен пример отображения фрагмента списка с Автофильтром по двум полям: Фирма = «Арсенал» и Товар = «Pentium IV».

Рис. 8.4. Список с Автофильтром

При изображении списка, для которого установлен Автифильтр и заданы условия фильтрации, номера строк и кнопки в заголовке списка отображаются синим цветом.

Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, следует нажать кнопку со стрелкой, а затем выбрать пункт Условие и задать условие фильтрации (рис. 8.5).

Рис. 8.5. Окно диалога Пользовательский фильтр

Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку И, а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.

Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, необходимо использовать для их объединения логическую операцию ИЛИ.

С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий. Если требуется наложить большее число условий, следует использовать расширенный фильтр

Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка пункт Все.

Чтобы удалить фильтры для всех столбцов списка, выберите в меню Данные пункт Фильтр, а затем — команду Показать все.

Чтобы удалить автофильтр, необходимо выбрать в меню Данные пункт Фильтр, а затем - выключить команду Автофильтр.

8.2.6. Расширенный фильтр

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе также должно быть не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора.

Для задания условий расширенного фильтра необходимо выполнить следующие действия:

1. Скопировать из списка заголовки фильтруемых столбцов;

2. Вставить скопированные заголовки столбцов в первой пустой строке диапазона условий отбора;

3. Ввести в строки под заголовками условия отбора записей. Между значениями условий и списком должна находится как минимум одна пустая строка;

4. Указать ячейку в списке;

5. Выбрать в меню Данные пункт Фильтр, а затем — команду Расширенный фильтр;

6. Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, необходимо установить переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки;

7. Ввести в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов (рис 8.6).

8. Завершить работу с диалоговым окном Расширенный фильтр нажатием кнопки «ОК»

Рис. 8.6. Окно диалога Расширенный фильтр

Если на листе существует диапазон с именем Критерии, то в поле Диапазон условий автоматически появится ссылка на этот диапазон.

Примеры условий отбора расширенного фильтра. В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых одновременно на несколько столбцов, а также условия, накладываемые на возвращаемое формулой значение.

Чтобы задать для отдельного столбца три или более условий отбора, введите условия в ячейки, расположенные в смежных строках.

Чтобы наложить условия отбора не несколько столбцов одновременно, необходимо ввести условия в ячейки, расположенные в одной строке диапазона условий.

Чтобы выбрать строки, удовлетворяющие одному из нескольких условий, наложенных на разные столбцы, необходимо ввести условия в ячейки, расположенные в разных строках диапазона условий.

Виды условий отбора. При вводе условий отбора в диапазоне условий расширенного фильтра можно использовать перечисленные ниже элементы условий.

При использовании текстовой константы будут отобраны все строки с ячейками, содержащими текст, начинающийся с заданной последовательности символов. Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например текст, следует ввести условие:

=''=текст''

Знаки подстановки. Чтобы отобрать строки с ячейками, содержащими последовательность символов, в некоторых позициях которой могут стоять произвольные символы, следует использовать знаки подстановки. Знак подстановки эквивалентен одному символу или произвольной последовательности символов:

Значения сравнения. Чтобы отобрать строки с ячейками, имеющими значения в заданных границах, следует использовать оператор сравнения. Условие отбора с оператором сравнения следует ввести в ячейку ниже заголовка столбца в диапазоне условий. Например, чтобы отобрать строки, имеющие значения ячеек большие или равные 1000, введите условие отбора >=1000 ниже заголовка «Количество».

8.2.7. Промежуточные итоги

В MS Excel имеется средство, позволяющее получить обобщенные данные, если требуется объединить данные в отдельные группы, например, сгруппировать поставки по фирмам или товарам. Использование команды Итоги позволит, не составляя формул и не преобразуя таблицу, найти промежуточные и общие итоги, структурировать данные и вставить в таблицу строки с промежуточными и общими итогами.

Рассмотрим процесс создания промежуточных итогов на демонстрационном примере «Поставка товаров» (табл. 8.1).

Прежде чем подводить промежуточные итого, необходимо отсортировать записи по тем столбцам, по которым будет выполняться группировка данных.

Например, рассмотрим задачу вычисления общего количество и суммы поставок каждой фирмой

Для вставки в список промежуточных итогов необходимо выполнить следующие действия:

1. Отсортировать список по столбцу «Фирма»;

2. Выделить ячейку списка, а затем выбрать команду Данные|Итоги. На экране появится окно Промежуточные итоги (рис. 8.7);

3. Укажите, как группировать данные, выбрав значение в списке При каждом изменении в. Список содержит названия столбцов. Выберем поле «Фирма»;

4. Выбрать операцию, выполняемую над данными, из списка Операция. Возможно подведение итогов по одной из следующих операций: Сумма, Кол-во значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Кол-во чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия. В нашем случае выберем операцию Сумма;

5. Выделить данные, по которым должны быть подведены итоги, установив в списке Добавить итоги по флажки требуемых столбцов. Если требуется подвести итоги по нескольким столбцам одновременно, установите флажки для каждого из них. В нашем случае, следует установить флажок для столбцов «Количество» и «Сумма»;

Рис. 8.7. Окно «Промежуточные итоги»

1. Чтобы заменить все старые промежуточные итоги на вновь созданные, установите флажок Заменить текущие итоги. В нашем случае положение этого флажка не существенно, так как никаких итогов в нашем списке нет;

2. По умолчанию строки, содержащие общие и промежуточные итоги, располагаются под данными. Если флажок Итоги под данными сбросить, то итоги будут располагаться над данными;

3. Завершить работу с окном «Промежуточные итоги» следует нажать кнопку «ОК».

В результате выполненных действий в список будут вставлены строки с промежуточными итогами (рис. 8.8). Кроме того, слева от номеров строк в списке появятся символы группировки данных: кнопки «1», «2» и «3» позволяют увидеть: 1 - только общий итог; 2 – общий итог и итоги для каждой фирмы; 3 - весь список с итогами. Кроме того, кнопки «+» и «-» позволяют «развернуть» или «свернуть» группу данных;

Рис. 8.8. Список с промежуточными итогами

Если надо к полученным итогам добавить дополнительные (вложенные итоги), то следует повторить пункты 2-8, при этом флажок Заменить текущие итоги должен быть сброшен.

Характеристики

Список файлов книги