Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 16)

5. Какие поля используются в электронных формах документов?

6. Какие средства программы MS Word позволяют автоматизировать рассылку писем?

Тема 8. ОБРАБОТКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ НА ОСНОВЕ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ

8.1. Концепция электронных таблиц

Табличные процессоры представляют собой мощную систему создания и использования электронных таблиц. Однако реальные возможности этих систем гораздо шире, чем просто вычислительный потенциал электронной таблицы. Кроме вычислений можно выделить следующие группы возможностей:

• использование богатейшей библиотеки встроенных функций (математических, статистических, финансовых и пр.);

• построение диаграмм и графиков на основе данных, представленных в таблице;

• создание простейших аналогов баз данных и наиболее простые функции управления ими: сортировка и фильтрация данных, ввод и поиск данных с помощью формы, построение сводных таблиц.

• возможности обработки численных данных: подбор значения параметра, расчет таблицы значений функции от одной или двух переменных;

• поиск решения оптимизационных задач.

Весь перечисленный здесь набор возможностей реализован в табличном процессоре Microsoft Excel. Изучение основ применения электронных таблиц для обработки информации (в том числе экономической) рассматривается в дисциплине «Информатика». В данном пособии рассматривается применение электронных таблиц для обработки списков и решения задач оптимизации.

8.2. Обработка списков в Microsoft Excel

8.2.1. Списки

При обработке большого объема однотипной информации об объектах обычно используются базы данных. Большинство баз данных для хранения своей информации использует таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов.

Основным назначением базы данных является быстрый поиск содержащейся в ней информации и выборка информации по заданному критерию.

В качестве простой базы данных в MS Excel можно использовать список. Excel располагает обширным набором команд, которые позволяют легко обращаться с базами данных. Чтобы воспользоваться возможностями Excel для обработки данных, нужно создать таблицу на рабочем листе и выбрать команду Данные. Excel автоматически определяет и обрабатывает весь список при правильной его организации.

При выполнении операций со списком:

• заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

• каждая строка списка рассматривается как запись;

• столбцы списков являются полями базы данных.

В MS Excel имеется набор команд и функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, при организации списка следует придерживаться следующих правил:

• на листе не следует помещать более одного списка;

• для правильного распознавания списка между ним и другими данными необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец;

• данные не следует помещать левее или правее списка, так как после применения фильтра они могут оказаться скрытыми;

• в первой строке списка должны находиться заголовки столбцов, они используются MS Excel при организации данных и составлении отчетов. Не следует размещать заголовки в объединенных вертикально ячейках;

• заголовок столбцов списка должен иметь отличное от строк списка форматирование (шрифт, начертание, выравнивание и т.д.);

• в самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Для отделения заголовков от расположенных ниже данных не следует использовать пустые строки;

• список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

8.2.2. Описание демонстрационного примера

Для демонстрации основных возможностей и приемов работы со списками в MS Excel рассмотрим следующий пример. Пусть для некоторой оптовой фирмы, торгующего средствами вычислительной техники, требуется автоматизировать учет поставок товаров другим фирмам. Такой учет может быть организован в таблице MS Excel (табл. 8.1).

В реальных задачах учета число параметров для каждой поставки гораздо больше, то есть в таблице будет больше столбцов, но для демонстрации возможностей средств обработки списков это не существенно.

Отметим, что среди параметров часть является исходными данными, а другие – вычисляемыми (например, столбец «Сумма» - вычисляемый параметр то есть в столбце находится формула). Для некоторых поставок «Дата выполнения» не указана, это означает, что эта поставка еще не выполнена.

Следует иметь в виду, что число строк в этой таблице может быть очень большим, поэтому обычные средства работы с табличными данными могут оказаться недостаточными.

Таблица 8.1

Пример списка «Поставка товаров»

8.2.3. Формы

Форма — это удобное средство для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям.

Форма данных представляет собой окно диалога, используемое для просмотра, изменения, добавления и удаления записей базы данных, или для поиска конкретных записей на основе определяемых критериев (рис. 8.1). Заголовки столбцов используются для создания полей формы. Одновременно в форме выводится до 32 полей списка.

Форма позволяет выполнять наиболее часто используемые операции работы с данными:

• переход между записями;

• редактирование данных;

• вставку и удаление записей

• отбор записей в соответствии с некоторым критерием.

Рис. 8.1. Пример формы

В диалоговом окне формы данных можно пользоваться следующими кнопками:

Вставка записей с помощью формы

Для добавления записи в конец списока необходимо нажать кнопку «Добавить» , по завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

Характеристики

Список файлов книги