Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 13)

2. Архитектура.

По данному признаку различают системы, функционирующие на платформе (базе) специальной программы либо системы - приложения.

В качестве платформы используется программный комплекс, реализующий принципы управления электронными документами. Основным компонентом такой программы является СУБД. В качестве платформы может выступать система автоматизации управления предприятием. Примеры таких платформ: продукты семейства Lotus-Domino, Doc, Workflow, 1С:Предприятие. Имеется много систем, основанных на продуктах компаний Documentum и Hummingbird.

Системы, работающие на специальной программной платформе, используют ее функционал в контексте автоматизации делопроизводства. Примерами таких систем могут быть Optima Workflow, «Босс-Референт».

Системы-приложения представляют собой самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Примерами могут служить системы «Дело», «Делопроизводство 2002», «Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис».

3. Тип баз данных, используемых системой.

Основу любой системы управления документами составляет СУБД. Вместе с тем, для хранения информации системы могут использовать БД разного типа: реляционные базы данных (РБД) или документальные базы данных (ДБД). Основное отличие между ними состоит в способе хранения содержания документов. В системах первого типа для этого используется файловая система, а в самой базе хранятся ссылки на них. В системах второго типа в БД хранится непосредственно само содержание документа (поэтому базы и называются документальными).

У каждого из этих решений есть свои достоинства и недостатки. Так, с точки зрения скорости работы, производительности, устойчивости преимущество за первым подходом, а с точки зрения безопасности информации и стоимости автоматизации делопроизводства при средних объемах документооборота – за вторым.

Для тех и других систем справедливо следующее:

• система может основываться на СУБД собственной разработки. Примерами систем данною типа являются «Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис», ODВ-Text;

• системы, ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix или для ДБД — Lotus Domino. При выборе такой системы, необходимо дополнительно приобрести и установить соответствующую СУБД. Общая стоимость проекта при этом, как правило, оказывается выше, но необходимо учитывать, что повышение стоимости компенсируется лучшими возможностями промышленной СУБД.

6.3. Технологии работы с электронными документами.

Следует отметить, что некоторые системы могут обладать функциями нескольких классов. Тем не менее, большинство продуктов имеют вполне определенную ориентацию (относительно функционала) на ту или иную область. Существует несколько классов систем.

Системы управления электронными документами (Electronic Document Management Systems, EDMS).

Системы автоматизации делопроизводства (САД).

Наиболее интересно различие между системами EDMS и САД. С точки зрения универсальности автоматизации EDMS ориентированы на организацию в целом, со всем его документационным фондом. САД же в основном поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности – делопроизводства. С точки зрения техники работы с документами: в EDMS объектом действия является содержимое документа, а в САД – его регистрационная карточка, к которой «прикрепляется» содержимое документа. К САД относятся продукты только российских разработчиков, что обусловлено спецификой делопроизводства в России.

Системы управления документами EDMS:

• обеспечивают поддержку документов различных форматов;

• обеспечивают поддержку всех стадий жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению;

• сопровождают различные версии документов;

• контролируют доступ к документам;

• выполняют автоматическое архивирование документов.

Эти системы рассчитаны на использование в крупных организациях, характеризуются универсальностью, масштабируемостью, обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов. Документы в этих системах имеют набор фиксированных атрибутов (тип, тема, название, автор, дата создания, дата последнего редактирования, права доступа и т. д.). Для поиска документов используется поиск по значениям атрибутов или контекстный с помощью поисковой формы и логических операндов. Современные системы имеют, как правило, встроенные средства для просмотра документов различных форматов.

Системы EDMS предоставляют возможность создания составных документов, состоящих из произвольного числа электронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое.

Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различными правами доступа, протоколирование работы над документами.

Термин «система автоматизации делопроизводства» имеет русское происхождение и не имеет аналога за рубежом. Интересной особенностью систем данного класса является то, что к ним можно отнести только продукты российских производителей. Идеология САД основана на правилах и традициях российскою делопроизводства, то есть они не просто учитывают его специфику, но жестко к ней привязаны.

В России сложилась единая технология работы с управленческими документами, формирующая гак называемую государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Российская модель делопроизводства имеет следующие основные особенности:

• наличие системы регистрации документов;

• централизованный контроль исполнения документа с момента его утверждения или поступления в организацию;

• единые нормы документооборота.

В российской практике документ ставится на контроль сразу же после поступления в организацию (для входящих документов) или после его утверждения (для исходящих и внутренних документов). В системе учета отслеживается связь между документами (письмо предполагает ответ, документу на контроле соответствует отчет по исполнению и т.д.). Таким образом, имеется принципиальная возможность отследить маршрут любого документа, поступившего или созданного в органе государственного или муниципального управления.

Важной особенностью российского делопроизводства является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Это необходимо учитывать при внедрении систем автоматизации делопроизводства зарубежных разработчиков.

Поддержка сетевых технологий позволяет обеспечить контролируемую децентрализацию делопроизводственных функций. Можно, например, предоставить подразделениям право осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Данная схема будет эффективно работать и в территориально распределенных сетях, тогда как в рамках традиционной бумажной технологии это невозможно. Основу (с точки зрения делопроизводства) составляют справочники-классификаторы и РК документов, последние являются основным объектом манипулирования.

Примеры систем управления электронными документами: Documentum, «Эффект-Офис», «Евфрат-Документооборот»

Примеры систем типа САД: «Босс-Референт», «Дело», Lan Docs.

Системы автоматизации деловых процессов (Workflow Management Systems).

Данные системы часто называют системами управления деловыми процессами. Процесс может быть представлен в виде обработки события, которой могут заниматься разные исполнители, выполняющие определенные действия (например, они составляют документы, визируют их и г. п.). Последовательность совершения действий и передач от одного исполнителя к другому составляет маршрут обработки события.

Маршруты обработки типовых, часто повторяющихся событий, как правило, жестко регламентируются по срокам и исполнителям в виде маршрутных карт. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать, и все необходимые для этого данные.

Примерами самостоятельных систем такого типа могут быть Staffware, Optima Workflow.

Системы автоматизации деловых процессов позволяют:

• описывать деловые процессы в терминах движения документов;

• осуществлять реакцию на события (выполнять маршрутизацию);

• моделировать деловые процессы;

• контролировать выполнение деловых процессов;

• устанавливать права доступа пользователей.

Электронные архивы.

Основные функции электронных архивов: ведение архива документов предприятия в иерархии папок, коллективный доступ и редактирование, хранение версий документов, выдача поручений и контроль исполнения, быстрый поиск нужной информации, обеспечение доступа по локальной сети и Интернету.

Системы управления «образами» документов (Imaging systems).

Формирование современного архива документов предполагает их перевод из бумажной в электронную форму. При этом простого сохранения отсканированного документа недостаточно. Системы управления образами позволяют снабдить графическое изображение документа реквизитами, аннотацией, ключевыми словами идентифицирующими документ в системе делопроизводства.

Основными функциями системы управления электронными документами являются:

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

• создание и редактирование реквизитов документов;

• формирование отчетов по документообороту предприятия;

• импорт документов из файловой системы и Интернета;

• создание документа прямо непосредственно в системе на основе шаблонов;

• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными документами, вложениями;

• электронное распространение документов;

• получение документов посредством сканирования и распознавания.

Использование систем управления электронными документами позволяет получить ощутимый экономический эффект, который может быть связан:

• со снижением стоимости хранения документов;

• уменьшением затрат на поиск документов;

• уменьшением затрат на копирование документов;

• уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Существуют и косвенные преимущества: повышение скорости принятия и качества управленческих решений, улучшение контролируемости процессов со стороны руководства, повышение оперативности реагирования на изменение внешних факторов, например законодательства.

Резюме

Система управления электронными документами – это набор устройств и программного обеспечения, позволяющий эффективно организовать процедуры работы с документами: создание, накопление, хранение, поиск, обработку и пересылку электронных документов.

Электронные документы обладают рядом преимуществ. Наиболее значимыми из них являются: более низкая стоимость подготовки документов, сокращение времени доставки, более низкая стоимость архивного хранения ЭД, возможность контекстного поиска и защиты документа.

Классификация систем управления электронными документами осуществляется по следующим признакам: масштаб, архитектура, тип используемой БД, технологии работы с электронными документами.

По признаку используемых технологий системы управления электронными документами подразделяются на:

• системы управления электронными документами;

• системы автоматизации делопроизводства:

• системы автоматизации деловых процессов;

• электронные архивы;

• системы управления «образцами» документов.

Вопросы для самопроверки

1. Определите понятие электронного документа, системы управления электронными документами.

2. Перечислите основные функции систем управления электронными документами.

3. Назовите признаки классификации систем управления электронными документами.

3. Перечислите отличия систем управления документами от систем автоматизации делопроизводства?

5. Перечислите технологии, применяемые в системах управления электронными документами. В чем их особенность?

Тема 7. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Форматы текстовых документов

Своевременное получение и обработка полной, достоверной информации, которая является одним из ценнейших ресурсов человеческой деятельности, определяют эффективность управления предприятием, учреждением или организацией. Значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, представляется в виде документов. В настоящее время повсеместное распространение получили информационные технологии, позволяющие преобразовывать документную информацию в электронный вид, на смену бумажным документам приходит электронный документооборот и вводится понятие электронного документа.

В документационном обеспечении управления при подготовке документов в настоящее время используются различные системы, в основном это – текстовые процессоры, которые позволяют быстро и качественно подготавливать как электронные, так и бумажные документы.

Существует достаточно много форматов представления текстовых документов. Рассмотрим некоторые из них.

Самый первый из них – текстовый формат TXT, появился практически одновременно с операционными системами. Такой файл содержит только текст в некоторой кодировке, в нем не хранится информация о шрифте, его размере и т.д. В нем невозможно полноценно сохранять таблицы и другие объекты. Файлы документов в этом формате получаются исключительно маленькими. Небольшой размер файлов и возможность их использования на любых платформах стали основными причинами популярности этого формата.

Расширенный текстовый формат RTF (Rich Text Format) – межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов, позволяющих сохранять не только текст, но и информацию о его форматировании, графика, таблицы и другие сложные объекты. RTF-документы совместимы с большинством современных текстовых редакторов и операционных систем.

Формат DOC (Document) – формат самого распространенного процессора – MS Word. Помимо основного содержимого – непосредственно самого текста – может включать служебную информацию о его параметрах (тип, размер и цвет шрифта, положение абзацев на странице, выравнивание в абзацах), а также рисунки, видео- и аудио-файлы, таблицы.

Характеристики

Список файлов книги