Моор С.М., Моор П.К., Моор А.П. - Информационные технологии управления (1092190), страница 15

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 15)

Электронные формы представляют собой Word-документы, состоящие из фиксированных неизменных элементов (таблиц, текста, графики), и из заполняемых пользователем полей форм, в которые информацию можно вводить с клавиатуры или выбирать из списка доступных значений. Пользователей по виду их работы с формой можно разделить на следующие группы:

• разработчики – те, кто создает форму;

• пользователи – те, кто заполняет форму.

Пример простой формы приведен на рис. 7.4. Чтобы создать форму, нужно создать документ или шаблон, ввести и отформатировать неизменяемый текст и вывести на экран панель инструментов «Формы» (рисунок 7.4), которая предусмотрена специально для создания форм в Word. С помощью этой панели можно вставить в документ поля и задать их параметры.

В электронных формах используются три типа полей:

• текстовое поле;

• поле со списком;

• флажки.

Рис. 7.4. Панель инструментов «Форма» и пример формы

Текстовые поля - это поля, в которые пользователь может ввести какую-либо информацию. Параметры текстовых полей задаются в диалоговом окне «Параметры», которое можно вывести на экран с помощью кнопки Параметры поля формы панели инструментов Формы.

Поле со списком – это поля, при создании которых задается список допустимых значений, из которого пользователь может выбрать значение при их заполнении. В диалоговом окне «Параметры» в поле «Элемент списка» можно ввести значения, которые будут добавлены в список.

Флажки - это поля, которые могут принимать одно из двух состояний: установлен или снят. Параметры флажков задаются в диалоговом окне «Параметры».

После создания формы, документ можно защитить таким образом, чтобы пользователи при ее заполнении могли вводить данные только в предназначенные для этого поля, а остальные составные части формы и её структуру при заполнении нельзя было бы изменить. Для этого можно использовать в панели инструментов Формы кнопку «Защита формы».

Благодаря использованию электронных форм в делопроизводстве организация работы с документами стала более эффективной и оперативной.

7.5. Автоматизация рассылки документов: слияние

Для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности организации, применяются служебные письма – группа документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения, уведомления о чем-нибудь. Для автоматизации почтовой рассылки в программе MS Word предусмотрен специальный механизм – слияние. Путем слияния документов создаются тексты, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение).

Чтобы выполнить процесс слияния документов необходимо создать два документа: основной документ слияния и источник данных. В результате слияния может быть получен итоговый документ слияния.

Основной документ - это документ, содержащий неизменяемый текст, который должен оставаться одинаковым во всех документах, а также поля слияния. Поля слияния – это «переменные», значения которых в разных документах в итоговом файле могут быть различными. Основной документ должен быть связан с источником данных, из которого и берутся данные для полей слияния.

Источник данных – это файл, содержащий последовательность строк (записей) данных. Это может быть таблица базы данных MS Access, таблица MS Excel (диапазон ячеек), таблица MS Word и др. Первая строка таблицы должна содержать имена столбцов и используется в качестве имен полей. Остальные строки (запись) содержит набор значений полей данных, используемый для генерации одного документа, а каждый столбец содержит значения поля данных.

Число генерируемых в результате слияния документов определяется числом записей в источнике данных, но можно сгенерировать документы только для части записей данных (установить фильтр). В итоговом документе слияния они объединяются в один документ и разделяются разделителем «Разрыв раздела». При генерации документа во время слиянии из записи источника данных берутся значения полей данных и подставляются в основной документ на места соответствующих (одноименных) полей слияния. Результат слияния можно сохранить в файле как документ или распечатать на принтере.

Вставив в основной документ специальные поля, можно позволить пользователю вмешиваться в ход процесса слияния.

Механизм слияния позволяет создавать следующие виды документов:

• письма на бланках;

• наклейки (адресные этикетки);

• почтовые конверты.

В качестве примера мы рассмотрим создание письма на бланке. Создание документов остальных видов отличается от этого незначительно.

Пусть нам требуется разослать студентам информацию об экзаменационных оценках, полученных в сессию по дисциплинам в следующем виде (приводится один документ):

Уважаемый Иванов!

В текущую сессию Вы получили оценки:

Математика 5;

Информатика 3;

Экономика 3.

В этом письме полужирным шрифтом выделен неизменяемый текст, а курсивом – изменяемый.

Как было сказано выше, в качестве источника данных для слияния могут быть использованы различные файлы. Мы рассмотрим слияние с источником, который является таблицей в документе Word. Для этого заранее подготовим таблицу и сохраним ее под именем «Источник.doc» в папке «Слияние»:

После создания файла источника данных его можно закрыть.

Создадим новый документ, сохраним его под именем «Основной.doc» и введем в него неизменный текст. Для того, чтобы этот документ стал основным документом слияния нужно воспользоваться командой «Сервис, Письма и рассылки, Слияние». При этом запускается мастер слияния, на каждом этапе которого необходимо задать соответствующие параметры.

Этап 1. Выберем тип документа «Письма» и нажмем «Далее».

Рис. 7.5. Мастер слияния, этап 1.

Этап 2. Выберем «Текущий документ» (он был нами подготовлен и сохранен под именем «Основной») и нажмем «Далее». Здесь можно также открыть для слияния любой существующий документ.

Этап 3. На этом этапе осуществляется выбор источника данных для слияния. Так как у нас уже подготовлен файл – источник, выберем на этом этапе «Обзор…» и откроем файл «Источник». Здесь же можно выбрать «Создание списка», чтобы создать источник данных. Источник данных будет создан как таблица MS Access.

7.6. Мастер слияния, этап 2 и 3.

В результате будет открыто окно «Получатели слияния» (рис. 7.7), в котором можно управлять процессом слияния.

Рис. 7.7. Окно «Получатели слияния».

Этап 4. На этом этапе с помощью ссылки «Другие элементы» можно вставить в основной документ поля слияния. Вставленные поля слияния отображаются в кавычках и при их активизации затеняются. Вставим в документ в нужные места соответствующие поля слияния. После этого наш документ будет иметь вид, представленный на рис. 7.8.

Рис. 7.8. Основной документ слияния с полями.

При работе с основным документом слияния удобно использовать панель инструментов «Слияние», которое можно включить с помощью команды «Сервис, Настройка» (рис. 7.9). На этой панели находятся кнопки, позволяющие получить быстрый доступ к командам слияния.

Рис. 7.9. Панель инструментов «Слияние»

Приведем назначение некоторых кнопок панели слияния:

1 – выбор типа документа (этап 1);

2 – выбор источника данных (этап 3);

3 – отбор записей для слияния (этап 3);

4 – вставка полей слияния (этап 4);

5 – переключатель отображения «поля» или «значения полей»;

6 – панель перехода по записям (этап 5);

7 – получение итогового документа и слияние при печати (этап 6).

Отбор записей для слияния можно выполнить установкой фильтров на этапе 5 выбором ссылки «Изменить список…». Например, можно разослать письма только тем студентам, у которых оценки за все экзамены положительные.

Резюме

Существует различные форматы представления текстовых документов и имеется много различных программ подготовки текстовых документов. Их можно классифицировать на три категории: текстовые редакторы, текстовые процессоры и издательские системы.

В текстовом процессоре Word стили и шаблоны позволяют значительно повысить эффективность работы пользователя за счет использования разработанных ранее элементов.

Для автоматизации работы с документами, в программе Word имеется возможность использовать электронные формы – это структурированные документы с областями, в которые пользователь может ввести данные.

Для автоматизации почтовой рассылки в программе MS Word предусмотрен специальный механизм – слияние. Путем слияния документов создаются тексты, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение). В процессе слияния участвуют основной документ слияния и источник данных. В результате может быть получен итоговый документ слияния.

Вопросы для самопроверки

1. Дайте их краткую характеристику форматов тестовых документов.

2. Что такое стиль абзаца, знака?

3. Что такое шаблон документа?

4. Какие способы создания шаблонов вам известны?

Характеристики

Список файлов книги