Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 58)

Следует обратить внимание, что заданное имя отчета выступает в двух ролях: как имя объекта-отчета и как название документа, выво­димое в заголовке отчета. В нашем примере документ должен назвать­ся «Ведомость на получение зарплаты». Такие длинные имена объектам обычно не присваиваются. Если переименовать объект Отчет после его создания, то заголовок документа не изменится. Переиме­новать его можно обычными способами, например, выделив назва­ние отчета в окне базы данных, после чего нажать правую клавишу мыши, в появившемся меню выбрать позицию «переименовать » и набрать новое имя. Как изменить заголовок отчета, будет рассмотре­но ниже.

Кроме того, хотелось бы обратить внимание, что здесь мы рассмат­риваем некоторые возможности генераторов отчетов как инструмен­тального средства и не касаемся других вопросов (проектирование структуры базы данных, проектирование форм документов, алгорит­мы и пр.). Чтобы примеры были обозримыми, реальные ситуации силь­но упрощены. Так, чтобы реально определить начисленную зарплату, даже если все сотрудники работают на окладе, необходимо определять, полный ли месяц отработал сотрудник (т.е. когда он принят на работу, пропускал ли работу по болезни или по каким-либо другим причинам, не был ли он в отпуске), не изменялся ли у него в данный период оклад и др. Естественно, что и сами таблицы должны быть спроектированы несколько иначе, чем в рассматриваемом примере.

9.2.3. Корректировка отчета в режиме Конструктор

Переход в режим Конструктор

Полученный в результате проведенных выше действий отчет имеет вид, представленный на рис. 9.15. Естественно, что он нуждается в корректировке. В нашем случае прежде всего следует изменить на­звание отчета¹³, а также подписи для итоговых показателей.

Для того чтобы изменить полученный документ, необходимо пе­рейти в режим конструктора отчетов. Для этого в пункте меню Вид можно выбрать команду Конструктор либо соответствующую кноп­ку на панели инструментов.

В режиме Конструктор полученный документ имеет вид, пока­занный на рис. 9.16.

При работе в режиме Конструктор на экране появляются три па­нели, используемые при создании/корректировке отчетов: «Конструк­тор отчетов», «Формат (форма/отчет)» и «Панель инструментов». Каж­дая из этих панелей может быть отключена. На рис. 9.16 отсутствует панель «Формат».

Часть кнопок «Конструктора отчетов» является общей для мно­гих офисных Windows-приложений и знакома большинству пользо­вателей. Поэтому рассмотрим назначение только тех кнопок, кото­рые являются специфическими, предназначенными именно для по­строения отчетов:

• Сортировка и группировка - выводит на экран соответ­ствующее окно, в котором указываются поля, используемые для груп­пировки и сортировки данных в отчете;

• Панель элементов - включает и выключает режим показа в конструкторе отчетов панели инструментов;

• Автоформат - выводит на экран диалоговое окно, позволя­ющее изменить внешний вид всего отчета в целом;

• Свойства — выводит на экран окно свойств выделенного в данный момент в Конструкторе элемента. Каждое поле отчета обла­дает большим числом свойств. Некоторые из них будут рассмотрены ниже;

• Построить - используется для вызова нужного построите­ля (выражений, макросов или программ).

Панель инструментов, которая отображена на рис. 9.16, полнос­тью совпадает с одноименной панелью, используемой при создании экранных форм. Как отмечалось выше, отчеты могут выводиться не только на печать, но и на экран. В связи с этим надо обратить внима­ние на то, что некоторые кнопки, включенные в данную панель, име­ет смысл использовать только при создании экранных отчетов (это прежде всего относится к раскрывающимся спискам, управляющим кнопкам и т.п.). Эти кнопки уже рассматривались при описании эк­ранных форм, и в данном разделе мы к ним обращаться не будем.

Наиболее часто при создании/корректировке отчетов используют­ся кнопки:

• элементы надписи - попадают в отчет в том виде, в каком они представлены в «Конструкторе отчетов»;

• элементы поля - указываются имена тех полей таблицы или запроса, данные из которых выводятся в отчете.

Корректировка отчета

Позиционируясь на соответствующем месте отчета и воспользо­вавшись кнопкой Надписи, изменим название отчета и сделаем его «Ведомость на выдачу зарплаты».

Далее изменим выражение

="Итоги для " & ""Код__ кафедры" = " & "" & [Код_ кафедры] & " (" & Count(*) & " " & 11f(Count(*)=1;"запись";"записей") & ")",

Sum =Sum([Оклад])

записанное в зоне «примечание для группы», на

="Итоги для кафедры"&" " & [Код_ кафедры]

=Sum([Оклад]).

Тем самым мы откорректировали подписи и отказались от под­счета числа записей в группе. Отчет в режиме Конструктор теперь имеет вид, представленный на рис. 9.17, а в режиме предварительно­го просмотра - на рис. 9.18.

Еще раз обратимся к отчету в режиме конструктора. Поскольку мы при формировании отчета запросили получение одной степени итогов, то в нашем отчете имеем следующие разделы (области):

• Заголовок отчета;

• Верхний колонтитул;

• Заголовок группы «Код кафедры»;

• Область данных;

• Примечание группы «Код кафедры»;

• Нижний колонтитул;

• Примечание отчета.

Высоту области можно изменять, используя маркеры, расположен­ные на вертикальной линейке. Для этого подводят указатель мыши к маркеру и, когда он принимает вид двусторонней стрелки, при нажа­той левой кнопке мыши перетаскивают его в нужном направлении.

Если в окне находится меньшее количество областей, чем вам нужно, то в пункте меню Вид следует отметить строки, соответству­ющие нужным областям отчета. Аналогичным образом могут быть удалены из отчета ненужные области.

Данные, находящиеся в области заголовка отчета, выводятся в начале первой страницы отчета. Как правило, в этой области поме­щают название отчета.

Данные, находящиеся в области верхнего колонтитула, выво­дятся в начале каждой страницы многостраничного отчета. На пер­вой странице данные из области верхнего колонтитула выводятся вслед за данными из области заголовка отчета. В этой области при создании отчетов табличной формы обычно размещают названия столбцов, которые определяют содержание выводимых в отчете данных.

В области данных в режиме конструктора отображаются назва­ния полей базовой таблицы (запроса). В самом отчете вместо них бу­дут выводиться данные, хранящиеся в этих полях. Данные, разме­щенные в этой области, выводятся в отчете строка за строкой. В об­ласти данных, как, впрочем, и в любой другой области, также могут быть размещены вычисляемые поля.

Элементы, размещенные в области нижнего колонтитула, выво­дятся внизу каждой страницы отчета. Часто это бывают номера стра­ниц либо какие-то элементы оформления.

В рассматриваемом нами примере в конце каждой страницы по­мещается текущая дата (см. зону «Нижний колонтитул» на рис. 9.16), а также номер страницы и общее число страниц в отчете. На рис. 9.17 эти данные просто не видны, поскольку на них изображена не вся страница, а только ее фрагмент.

В примечании отчета помещают, как правило, итоговые значения (в нашем примере - суммарный размер выплаченной зарплаты), под­писи и другую информацию, которую вы хотите поместить в конце отчета. Данные из этой области выводятся на последней странице отчета.

Для облегчения создания отчета справа и сверху выводятся ли­нейки, позволяющие установить размер соответствующего элемента. Размер области можно изменять, если подвести указатель мыши к границе области, и, когда он примет вид двусторонней стрелки, при нажатой левой кнопке мыши перетаскивать границу области в нуж­ном направлении.

Продолжим корректировку полученного отчета, демонстрируя тем самым другие возможности генератора отчетов. Прежде всего пере­несем название поля «Код_кафедры» в зону «Заголовок_группы». Для этого необходимо активизировать данный элемент отчета, подведя указатель мыши к любому месту выбранного элемента, и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши (вокруг активных элементов появля­ются маркеры - маленькие черные квадратики по углам и в центре каждой из сторон), после чего добиться, чтобы указатель мыши при­нял форму «ладошки», нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перенести элемент на нужное место (предварительно передвинув вправо элемент-поле «Код_кафедры» в этой зоне чуть правее, чтобы освободить место для расположения надписи). После этого изменим размер обоих элементов в зоне заголовка группы, чтобы они отобра­жались более компактно. Изменить размер элемента можно следую­щим образом: выделить элемент; позиционировать указатель мыши так, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки, нажать левую клавишу мыши и перетащить стрелку в нужном направлении до до­стижения требуемого размера элемента. Наш отчет в режиме конст­руктора теперь имеет вид, представленный на рис. 9.19, а в режиме предварительного просмотра - на рис. 9.20.

Вычисления в отчете

В отчетах (так же как и в запросах, формах) можно использовать вычисляемые поля. Мы уже при рассмотрении отчета, полученного с использованием Мастера, встречались с ними и даже корректирова­ли их (речь идет об итоговых показателях, номерах страниц, дате). Теперь рассмотрим, как можно создавать вычисляемые поля. Поскольку вычисляемое поле, как следует из его названия, является полем, то для включения в отчет следует использовать элемент-поле. Выб­рав этот элемент на панели элементов, необходимо позиционировать курсор на нужном месте отчета. При этом в отчете создается элемент, включающий две части - имя поля и значение поля. Внутри прямоу­гольника, соответствующего имени поля, написано «Имя N», а внут­ри прямоугольника, соответствующего значению поля, написано сло­во «Свободный». Чтобы ввести выражение для вычисления значения поля, следует выделить соответствующий элемент, щелчком правой кнопки мыши вывести на экран контекстно зависимое меню, выбрать в нем строку Свойства, в появившемся окне Поле перейти на вкладку Данные и в строке Данные ввести требуемое выражение. Оно может вводиться вручную либо строиться с использованием по­строителя выражений. Выражение, вводимое в поле, должно начи­наться со знака равенства. Для того чтобы воспользоваться построи­телем, следует щелкнуть по кнопке с многоточием. Построение вы­ражения выполняется как обычно.

Предположим, что мы хотим ввести в нашу ведомость графу «По­доходный налог» (будем считать, что все сотрудники платят налог в размере 12%). Выражение, записанное в строку «Данные» окна Свой­ства полей, будет иметь вид

= [Оклад] * 0,12.

Чтобы закончить оформление вводимого элемента, перенесем в зону верхнего колонтитула имя этого поля и изменим его название на «Подоходный налог». Ведомость в режиме конструктора теперь имеет вид, представленный на рис. 9.21,а в режиме просмотра - на рис. 9.22.

Несмотря на то что, как мы видели, имеется возможность вво­дить вычисляемые поля непосредственно в отчет, часто бывает более удобно получить вычисляемое поле в запросе и использовать этот запрос в качестве источника данных для получения отчета.

Нередко в отчетах требуется осуществить нумерацию выводимых данных («Номер по порядку»). Для этого может быть использован следующий прием. Создадим в области данных отчета поле, в свой­стве «Данные» которого занесем выражение =1, а в свойстве «Сумма с накоплением» укажем параметр «Для вещего», если необходимо осу­ществить сквозную нумерацию всех детальных строк отчета, и «Для группы», если в каждой группе нумерация должна начинаться зано­во. Мы выбрали для нашего примера последнюю из перечисленных возможностей (рис. 9.23). Далее в зоне верхнего колонтитула введем имя этой колонки. После этого отчет в режиме конструктора примет следующий вид (рис. 9.24).

Характеристики

Список файлов книги