Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 59)

Ввод нового поля в отчет

Если возникла необходимость дополнительно ввести в отчет ка­кое-то поле из таблицы/запроса, то это можно сделать несколькими способами. Можно пойти тем же путем, что и при создании вычисля­емого поля: создать с помощью панели инструментов элемент-поле и ввести (или выбрать из соответствующей папки при использовании построителей) в него название поля, которое является элементом-ис­точником данных. Но удобнее воспользоваться другой возможностью: вывести на экран список полей источника данных (щелчком по соот­ветствующей кнопке на панели «Конструктор отчетов») и пере­тащить в выбранную область проектируемого отчета нужное поле из него.

При использовании последнего способа в области данных появ­ляются сразу два элемента: левый — это элемент-подпись, а правый - это собственно создаваемое поле. В элементе-подписи выводится текст, указанный в свойстве «Подпись» для соответствующего поля в таблице или запросе. Если вы вводите элемент в область данных таб­личного документа, то следует отдельно выделить подпись, вырезать ее и вставить в нужное место верхнего колонтитула.

Группировка

Мы уже рассматривали возможности группировки данных, когда получали отчет с использованием Мастера. Посмотрим, как это мож­но сделать с использованием Конструктора. Для этого можно вос­пользоваться кнопкой на панели «Конструктор отчетов» или выб­рать соответствующую позицию из меню Вид, в появившемся окне выбрать то поле, которое будет использоваться для группировки, и задать нужные значения свойств «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» (рис. 9.25).

Предположим, что мы хотим в нашей ведомости сделать допол­нительную группировку по полю «Пол» и сосчитать среднюю зарп­лату по этой подгруппе. Предварительно введем это поле в отчет, после чего выберем это поле для группировки и зададим значение «Да » для «Верхнего колонтитула» и «Нижнего колонтитула». Следует обратить внимание, что расположение элементов в окне Сортировка и груп­пировка имеет большое значение. Оно определяет старшинство сор­тировки/группировки.

Для получения желаемого результата поместим поле «Пол» в дан­ном списке на вторую позицию. В итоге в отчете появятся две допол­нительные зоны. В зону заголовка группы «Пол» перенесем подпись соответствующего поля и само поле, а в примечание группы «Пол» включим вычисляемое поле, отражающее среднюю зарплату. Отчет в режиме Конструктор теперь имеет вид, представленный на рис. 9.26. Фрагмент этого документа в режиме предварительного просмотра приведен на рис. 9.27.

Всего в отчете может быть задано до 10 уровней группировки.

Использование графических элементов

Для улучшения внешнего вида в отчете можно использовать гра­фику: линии, прямоугольники, графические изображения. Чтобы при­менять в отчете соответствующие элементы, на панели инструментов следует щелчком мыши выделить соответствующую кнопку:

• линия;

• прямоугольник;

• рисунок;

• свободная рамка объекта;

• присоединенная рамка объекта.

Для изображения линии необходимо установить курсор на место, где должно располагаться начало линии, и при нажатой левой кнопке мыши указать, где будет располагаться конец линии. Отпустив кноп­ку, вы увидите на экране нужный элемент.

Если вы хотите вставить в документ рисунок, например логотип фирмы, этот рисунок должен быть предварительно создан и сохра­нен. При выборе кнопки Рисунок высветится окно, в котором можно выбрать файл, содержащий рисунок.

Задание номеров страниц

Для печати номеров страниц в форме или отчете следует исполь­зовать свойства «Page» и «Pages». Эти свойства позволяют вывести в нижнем или верхнем колонтитуле отчета номера страниц в формате «Страница п из пп». Свойство «Page» указывает номер текущей стра­ницы при печати формы или отчета, свойство «Pages» - полное число страниц в форме или отчете.

При задании номеров страниц можно воспользоваться следую­щей последовательностью действий:

1. Открыть отчет/форму в режиме Конструктор.

2. Выбрать в меню Вставка команду Номера страниц.

В окне Номера страниц (рис. 9.28) выбрать параметры, опреде­ляющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц.

9.2.4. Создание отчета, базирующегося на нескольких таблицах

В нашем примере в качестве источника для отчета использовалась одна таблица. Часто требуется ввести в отчет данные из нескольких таблиц. Даже в нашем примере желательно выводить в отчете не код кафедры, а ее наименование. Сделать это можно несколькими спосо­бами. Во-первых, можно выбрать несколько источников на том шаге создания отчета, на котором выбираются поля в отчет (см. рис. 9.6). Таблицы следует выбирать в порядке их соподчиненности (т.е. по .цепочке 1:М). В нашем случае сначала нужно выбрать таблицу «Ка­федра» (рис. 9.29), выбрать поля из этого источника и далее, не пере­ходя к следующему шагу, выбрать таблицу «Сотрудник» и ее поля. В этом случае группировка по кафедре будет создана автоматически. На последующих шагах проектирования отчета можно как отказать­ся от этого уровня группировки, так и создать новые уровни.

Другим способом создания документов, базирующихся на несколь­ких таблицах, является применение в качестве источника для отчета запроса, использующего несколько таблиц. Во многих случаях этот способ более удобен для создания запросов.

9.2.5. Создание сложных отчетов

В категорию «сложных» в Access отнесены отчеты, включающие в своем составе подчиненные отчеты, перекрестные отчеты и отче­ты, печатающиеся в несколько колонок.

Рассмотрим первую из подкатегорий сложных отчетов. Подчинен­ным называют отчет, вставленный в другой отчет. При комбинирова­нии отчетов один из них является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, т.е. не базирующимся на таб­лице, запросе или инструкции SQL.

Свободный главный отчет может служить контейнером несколь­ких, не связанных между собой отчетов, которые требуется объеди­нить. Например, вы создаете отчет о продажах за определенный пе­риод и хотите включить в него разделы, содержащие данные, сгруп­пированные по разным признакам: по территориальному, по продуктам, по сотрудникам. Эти разделы будут самостоятельными, не соподчиненными.

Главный отчет связывают с таблицей, запросом или инструкцией SQL в тех случаях, когда в него требуется вставить подчиненные от­четы, в которых выводятся данные, связанные с данными в главном отчете. Например, в главном отчете могут быть выведены записи о каждом сотруднике, а в подчиненном - данные о детях каждого со­трудника. В главный отчет наряду с подчиненными отчетами могут включаться также подчиненные формы, причем число таких подчи­ненных форм не ограничивается. Более того, главный отчет может содержать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенно­сти. Например, в отчете может содержаться подчиненный отчет, ко­торый в свою очередь содержит подчиненную форму или подчинен­ный отчет.

Подчиненные отчеты могут быть получены либо путем создания подчиненного отчета в существующем отчете, либо путем добавле­ния существующего отчета в другой существующий отчет. В послед­нем случае добавляемый отчет становится подчиненным.

Если подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, то перед выполнением следующих действий убедитесь, что правиль­но установлены связи между соответствующими таблицами.

Создать отчет, включающий подчиненные, можно, выполнив оп­ределенную последовательность действий.

1. Откройте отчет, который должен быть главным отчетом, в ре­жиме Конструктор.

2. Убедитесь, что кнопка Мастера на панели элементов нажата.

3. Щелкните по кнопке Подчиненная форма/отчет на панели элементов.

4. Установите указатель в отчете на том месте, куда требуется по­местить подчиненный отчет, и нажмите кнопку мыши. В результате появится диалоговое окно Создание подчиненных форм.

5. Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах Мастера.

После нажатия кнопки Готово элемент управления «Подчинен­ная форма/отчет» будет вставлен в главный отчет. Кроме того, будет создан отдельный отчет, выводящийся как подчиненный отчет.

Создать отчет, включающий подчиненные, можно и другим спо­собом, а именно: после открытия отчета, который должен быть глав­ным отчетом, в режиме Конструктор нажмите клавишу [F11] для пе­рехода в окно базы данных и переместите с помощью мыши отчет или таблицу из окна базы данных в тот раздел главного отчета, в ко­торый требуется поместить подчиненный отчет.

9.2.6. Свойства

Отчет в целом, каждая зона и каждый элемент отчета имеют боль­шой набор свойств. Выйти в окно Свойства можно, позиционируясь на соответствующем элементе, щелчком правой кнопки вывести на экран контекстно зависимое меню и выбрать строку «Свойства». При этом на экране появляется соответствующее окно, в котором пере­числены все свойства поля. Их можно просматривать по частям, вы­бирая соответствующие вкладки, либо увидеть одновременно, перейдя на вкладку Все.

Свойства, собранные на вкладке Макет, определяют элементы оформления данных:

• размещение поля на листе (от левого края, от верхнего края);

• размеры поля (ширина, высота);

• «внешний» вид поля и выводимых в нем данных (тип фона, цвет фона, оформление, тип границы, цвет границы, ширина границы, цвет текста, шрифт, размер шрифта, насыщенность, курсив, подчеркнутый, выравнивание текста);

• способ представления данных в поле (формат поля, число деся­тичных знаков, вывод на экран, расширение, сжатие).

Изменение свойств проводится путем выбора из раскрывающе­гося списка нужного значения. Большинство свойств очевидно и не требует каких-либо пояснений.

Свойства на вкладке Данные определяют, что выводится в поле. Использование этих свойств («Данные» и «Сумма с накоплением») мы уже демонстрировали выше.

Свойства, собранные на вкладке Другие (имя и дополнительные сведения), используются соответственно для задания имени поля и задания примечаний, относящихся к нему.

Если требуется изменить свойства нескольких полей, то их выде­ляют при нажатой левой кнопке мыши, а затем указывают необходи­мые свойства. Они распространяются на все выделенные поля.

9.2.7. Создание отчета анкетной формы

Для создания отчета анкетной формы необходимо выполнить сле­дующие действия:

• в окне базы данных выбрать вкладку Отчеты;

• щелкнуть по кнопке Создать;

• в диалоговом окне Новый отчет выбрать «Автоотчет: в стол­бец »; в этом случае каждое поле образует отдельную строку с заго­ловком слева.

После того как отчет приобретет нужный вид, его следует сохра­нить. Для этого можно либо выполнить команду Файл/Сохранить как, либо попытаться закрыть отчет и на вопрос о том, следует ли сохранять сделанные изменения, ответить утвердительно, после чего дать отчету имя.

9.2.8. Совместная работа с другими приложениями MS Office

Существуют несколько способов использования данных Microsoft Access в Microsoft Word. Число возможностей зависит от версии ис­пользуемого программного продукта.

Для связи с Office предназначена специальная кнопка. В контексте данного раздела наибольший интерес представляют возможности получения сложных документов, а не просто операции эк­спорта/импорта.

Если позиционироваться на какой-либо таблице и щелкнуть по стрелке на кнопке Связи с Office, то высветится список возможных вариантов взаимодействия:

1. слияние с MS Word;

2. публикация в MS Word (создание нового документа и установ­ление связи с ним);

3. анализ в MS Excel.

Если выбрать вариант 1, то можно создавать документы Word, в которые включаются значения полей из выбранной таблицы. После выбора этого варианта откроется соответствующее окно (рис. 9.30).

Слияние может осуществляться как с готовым документом Microsoft Word, так и с новым документом.

Предположим, что мы хотим напечатать поздравительные открыт­ки своим сотрудникам. Текст у нас заранее не подготовлен, поэтому выберем второй вариант. После этого открывается документ Word, в котором активна дополнительная панель слияния. Текст, который без изменения будет печататься в каждом документе, набирается как обычно. В том месте документа, куда надо вставить значения поля из таблицы/запроса, следует щелкнуть по стрелке на кнопке «Доба­вить поле слияния» на панели «Слияние». В открывшемся списке следует выбрать то поле, которое вы хотите вставить в документ. В режиме создания документа в этом месте появится ссылка на выб­ранное поле.

Характеристики

Список файлов книги