Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 56)

Определим теперь элементы для каждой из страниц кнопочной формы. Для этого позиционируемся на имени соответствующей стра­ницы и щелкнем по кнопке «Изменить...». В диалоговом окне Изме­нение страницы кнопочной формы (рис. 8.33) следует для каждой страницы внести необходимые для нее элементы. При первичном от­крытии этого окна (пока не создано ни одного элемента) активной является только кнопка Создать... При щелчке по этой кнопке появ­ляется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (рис. 8.34). В поле «Текст» следует ввести имя создаваемой кнопки, например, для получения отчета на выплату зарплаты, можно так и назвать кнопку.

Список доступных команд высвечивается при нажатии на стрел­ку в поле «Команда» (рис. 8.35). Если мы создаем элементы для стра­ницы «Отчеты», то необходимо выбрать команду Открыть отчет; если создаем элементы для страницы «Ввод данных» - Открыть форму для добавления и т.д.

В нашем примере мы демонстрируем описание страницы кнопоч­ной формы «Отчеты». Поэтому была выбрана команда Открыть от­чет. В связи с этим последнее поле диалогового окна Изменение эле­мента кнопочной формы стало называться Отчет, и при нажатии на стрелку в этом поле высвечивается список отчетов, включенных в базу данных (рис. 8.36). Из этого списка следует выбрать нужный (в нашем случае это отчет «Ведомость з/п»), далее - повторить шаг Создать элемент кнопочной формы столько раз, сколько элементов требу­ется поместить на данную страницу. Acces накладывает ограниче­ние на число кнопок, которые можно разместить на одной страни­це, - не более восьми.

Если необходимое число действий превосхо­дит это ограничение, то следует либо пересмотреть разбиение формы на страницы и сгруппировать действия так, чтобы на каждой стра­нице это число не превышало восьми, либо после завершения фор­мирования кнопочной формы с помощью утилиты «Диспетчер кно­почных форм» перейти в режим Конструктор и допроектировать форму вручную.

Надо не забыть, что мы описали каждую из подчиненных стра­ниц главной кнопочной формы, но не подключили их к главной фор­ме. Для того чтобы нужная страница открывалась из главной формы, необходимо выполнить следующие действия: позиционироваться на позиции главной кнопочной формы (мы ее назвали «Управление ву­зом»), щелкнуть по кнопке Изменить..., далее, позиционировавшись поочередно на каждом элементе этой формы, также щелкнуть по кноп­ке Изменить... и внести соответствующие изменения.

Страница кнопочной формы не обязательно должна содержать однородные элементы, как это было в нашем примере. Например кроме открытия кнопочных форм второго уровня введем в главную форму еще кнопку для закрытия главной кнопочной формы и выхода из приложения. Для этого, находясь в окне Диспетчер кнопочных форм и позиционировавшись на строке «Управление вузом» необхо­димо щелкнуть по кнопке Изменить... и в появившемся окне Изме­нение элемента кнопочной формы щелкнуть по кнопке Создать…, задать имя этой кнопки, а в качестве команды выбрать Выйти из при­ложения (рис. 8.37).

Для того чтобы из каждой страницы второго уровня можно было вернуться к главной странице, в них создается кнопка возврата в глав­ное меню (рис. 8.38).

Когда создается кнопочная форма с помощью «Диспетчера кно­почных форм», то система кроме создании самой формы создает вспо­могательную таблицу базы данных, которая называется Switchboard Items. Эта таблица содержит метаинформацию, а именно - описание каждого элемента кнопочной формы. В нашем примере была сфор­мирована таблица следующего содержания (табл. 8.2).

8.3.5. Возможные случаи возникновения ошибок

Если в таблице, которая являлась источником данных для формы, будет переименовано или удалено поле, включенное в форму, то при выводе формы в режиме формы будет в соответствующем ему окош­ке выводиться строка «#Имя?». Это является примером нарушения целостности базы данных, когда был изменен один элемент базы дан­ных и не изменен связанный с ним другой элемент (в данном случае - поле таблицы базы данных и базирующийся на нем элемент экран­ной формы). Если поле было переименовано, то для соответствую­щего элемента формы необходимо скорректировать свойство «Источ­ник данных». Если поле было удалено из таблицы, то соответство­вавший ему элемент нужно удалить из формы.

Все вышесказанное говорит о том, что желательно при первона­чальном проектировании и создании таблиц максимально продумы­вать проектные решения и с осторожностью подходить к дальней­шей корректировке структуры таблиц базы данных.

При создании форм ввода следует соотносить состав полей, вклю­ченных в форму, с составом полей и, главное, с ограничениями цело­стности, которые наложены на эти поля при описании таблиц баз дан­ных. Так, если в форму не будут введены поля, на которые наложены ограничения на значения, то новые записи в таблицу не смогут быть введены из-за несоблюдения этих ограничений.

8.3.6. Открытие формы в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы

Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных¹². В этих режимах пользо­ватели могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядо­чивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположе­нием данных.

В режиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данные, упорядочивая поля в обла­стях фильтра, строк, столбцов и данных.

В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять дан­ные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильт­ра, рядов, категорий и данных.

Открыть в режиме сводной таблицы или сводной диаграммы мож­но таблицу, запрос или форму. Использование здесь термина «от­крыть» несколько необычно, так как при первом открытии таблицы или формы никакие данные в результатную таблицу/диаграмму не включаются. Правильнее было бы назвать это формулированием зап­роса. Возможность создания сводной таблицы (диаграммы) можно считать элементами OLAP-технологии.

На рис. 8.39 показана форма «Сотрудник», первый раз открытая в режиме сводной таблицы.

В режиме сводной таблицы имеется возможность добавлять поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных. Можно также пере­мещать поля из одной области в другую и удалять поля из представ­ления.

Предположим, что мы хотим проанализировать зарплату сотруд­ников в разрезе конкретных кафедр. В качестве источника для созда­ния формы используем запрос, изображенный на рис. 8.40.

Вид сводной таблицы, построенной на основе этого запроса, пред­ставлен на рис. 8.41, а сводной диаграммы - на рис. 8.42.

Наименование конкретной кафедры, которое высвечивается ввер­ху, легко может быть заменено путем выбора из списка имеющихся кафедр на другое. Так же может быть выбран конкретный период, за который мы хотим проанализировать данные.

Для графического представления информации был выбран тип обычной столбиковой диаграммы (см. рис. 8.42). Access предостав­ляет широкий выбор типов диаграмм, из которого можно подобрать подходящий для каждого конкретного случая.

8.3.7. Создание страниц доступа

В современных информационных системах важными являются возможности публикации данных в Интернете или Интранете. Начи­ная с Access 2000 такую возможность обеспечивают Страницы до­ступа к данным.

Если страница доступа к данным создается при открытой базе данных, то для этой страницы создается ярлык, который отображает­ся в окне базы данных. В противном случае создается обособленная страница.

Для создания страницы следует в окне базы данных позициони­роваться на позиции «Страницы» (см. рис. 5.4). Страница доступа к данным может быть создана с помощью Мастера или в режиме Кон­структор. Создание страницы доступа с помощью Мастера похоже на создание формы или отчета: так же определяется источник дан­ных (таблицы или запросы) и выбираются поля, которые добавляют­ся на страницу. При необходимости определяются уровни группи­ровки и порядок сортировки записей.

Страницы доступа к данным хранятся вне файла базы данных Access и могут публиковаться на Web-сервере.

Страницы доступа к данным отображают текущие данные из под­ключенной базы данных и являются интерактивными. Страницы мо­гут распространяться в электронном виде с помощью электронной почты. Получатели будут видеть текущие данные при каждом откры­тии сообщения.

На это следует обратить внимание

• Генераторы экранных форм являются мощным средством авто­матизации проектирования информационных систем.

• Экранные формы обеспечивают интерфейс пользователя с ин­формационной системой и должны быть тщательно спроектирова­ны, чтобы обеспечивать удобство, эффективность и безопасность работы.

• Современные генераторы экранных форм позволяют получать экранные формы разной степени сложности, использовать разные элементы управления, обладают развитыми возможностями по офор­млению; задача проектировщика - осуществить правильный выбор возможностей.

• Экранные формы могут различаться по своему назначению. Подходы к проектированию экранных форм разного назначения име­ют специфические особенности.

• Следует использовать единый стиль оформления экранных форм в рамках всей информационной системы.

• Генераторы экранных форм, включенные в состав конкретных СУБД, различаются по своим функциональным возможностям, удоб­ству использования. Однако принципы, положенные в их основу, яв­ляются общими. Знание этих принципов позволяет легко осваивать разные реализации этих систем.

Контрольные вопросы

1. Какие разновидности экранных форм вы знаете?

2. Каково назначение экранных форм?

3. В каких режимах можно работать с экранной формой? Каково на­значение каждого из этих режимов?

4. Какими способами можно создавать экранную форму?

5. Как можно включать поля таблицы/запроса в форму при создании формы с помощью Мастера?

6. Как можно включать поля таблицы/запроса в форму при работе в режиме Конструктор?

7. Как можно скорректировать ранее созданную экранную форму?

8. Какие элементы управления могут быть использованы в экранной форме? Какими способами можно создать эти элементы?

9. Каким образом можно менять размещение элементов на экране?

10. Как можно менять размер элемента управления?

11. Чем отличается элемент типа «Список» от «Поле со списком»? Как создается каждый из этих элементов? В каком случае какой тип эле­ментов надо использовать?

12. Какие преимущества имеет использование элемента типа «Спи­сок» по сравнению с элементом типа «Поле со списком» при вводе дан­ных в БД?

13. Как можно преобразовывать один тип элемента в другой? Какие преобразования допустимы, а какие - нет?

14. Какие разновидности многостраничных форм можно создавать в Access? Как их можно создавать?

15. Что такое «многотабличные» формы? Какие разновидности мно­готабличных форм можно создавать в Access? Как можно их созда­вать?

16. Что может являться источником данных для экранной формы?

17. Каковы особенности использования запроса со звездочкой «*» в качестве источника для формы?

18. Как можно включить в форму вычисляемое поле?

19. Как можно включить в форму рисунок?

20. Как можно запретить корректировку таблицы при ее просмотре с помощью формы?

21. Как можно создать форму для ввода данных?

22. К каким последствиям может привести корректировка таблиц, на которых базируется форма? Какие меры необходимо предпринять для устранения этих последствий?

23. Как можно включать в форму «кнопки»?

24. Как в Access можно создать «кнопочную» форму?

25. Что такое «страница доступа», как и с какой целью она создается?

26. Чем отличаются друг от друга подчиненные и связанные формы?

27. Как можно изменить последовательность обхода полей в форме? Для достижения каких целей это следует делать?

28. Как можно создать форму, используемую только для ввода данных?

29. Как можно создать форму только для просмотра?

30. Как можно создать форму, включающую несколько вкладок?

Глава 9 СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

9.1. Общая характеристика отчетов

Термин «отчет» понимается в ИС шире, чем это традиционно при­нято. Под отчетом здесь понимается любой выходной документ: список (например, сотрудников), письмо, адрес, печатающийся на конверте (почтовая этикетка), отчет в традиционном понимании это­го слова. Создание отчетов (выходных документов) является одной из наиболее важных функций информационных систем.

Для создания отчетов используются высокоуровневые средства автоматизации - генераторы отчетов. Генераторы отчетов, так же как и генераторы форм ввода-вывода, являются компонентами языков 4-го поколения. Они включены в состав большинства СУБД. Кроме того, генераторы отчетов представлены и как самостоятельный класс программного обеспечения. Существует даже англоязычный термин «reporting», объединяющий все вопросы, относящиеся к процессу получения отчетов.

Характеристики

Список файлов книги