Савина Е.О., Галушкина Н.В., Шмелева А.Г. - Методическое пособие по Информатике (1017103), страница 15

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 15)

Если таблица занимает несколько страниц документа, целесообразно первую строку таблицы объявить Заголовком (с помощью команды меню ТАБЛИЦА Заголовки). После этого первая строка таблицы будет воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка. При изменении ячеек первой строки изменятся и заголовки таблицы на всех последующих страницах.

Работа с таблицей Word как с базой данных

Обычные таблицы Word, содержащие в верхней строке названия столбцов, а в левом столбце названия строк, могут рассматриваться как простейшие реляционные базы данных (табличная организация данных называется также реляционной, каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту).

Названия столбцов в верхней строке являются полями базы данных, а все последующие строки – записями базы данных.

В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных, например сортировку записей.

Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию, от старшего к младшему ключу сортировки и т.д. Для этого используют кнопки на панели инструментов Таблицы и границы или команды меню ТАБЛИЦА  Сортировка. В диалоговом окне Сортировка указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки.

Таблицы Word могут также использоваться для выполнения операции слияния документов. Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы). Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д.

С таблицами Word можно работать в режиме формы данных, при котором каждая строка таблицы отображается как отдельная запись данных, а текст каждого заголовка столбца становится соответствующим полем этой записи. Такой режим используется для упрощения ввода и изменения данных, особенно в больших таблицах.

Для представления таблицы в виде формы данных нужно установить курсор внутри таблицы и щелкнуть по кнопке Форма данных на панели инструментов Базы данных.

Вычисления в таблицах Word

В таблицах Word реализованы некоторые функции электронных таблиц. Подобно Excel, Word позволяет выполнять вычисления с помощью формул и функций.

Для проведения вычислений в таблице необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом), использовать команду меню ТАБЛИЦА  Формула и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака «равно» (=).

Word вставляет результаты вычисления в виде полей. При изменении исходных данных в ячейках таблиц Word в отличие от Excel не происходит автоматического пересчета результатов вычислений. Поэтому при изменении исходных данных или ссылок на ячейки таблицы результаты вычислений необходимо обновлять (с помощью клавиши F9 или команды контекстного меню Обновить поле).

При копировании формул ссылки на адреса ячеек в таблицах Word не изменяются автоматически – не «настраиваются», как в Excel, т.е. ссылки на ячейки в таблицах Word всегда являются абсолютными, хотя и отображаются без знака доллара $. Поэтому при копировании формул ссылки на адреса ячеек Word нужно редактировать вручную.

Работа с полями

В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы — поля.

Поля — это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы — конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п.

Word поддерживает несколько десятков различных типов полей Наиболее часто в документах встречаются поля РАGЕ (номер страницы) и DАТЕ (дата), которые вставляются с помощью команд ВСТАВКА  Номера страниц и ВСТАВКА  Дата и время. Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE.

Вставка информации с помощью полей

Для вставки информации с помощью полей используется универсальная команда ВСТАВКА  Поле. Далее в диалоговом окне Поле нужно выбрать категорию и вид поля, а затем щелкнуть по кнопке Параметры, чтобы добавить инструкции, ключи и другие параметры поля.

Для вставки наиболее важных и часто используемых типов полей в меню Вставка предусмотрены также отдельные команды:

• Номера страниц;

• Дата и время;

• Перекрестная ссылка;

• Названия;

• Закладка;

• Примечания;

• Оглавление и указатели;

• Формулы (из меню Таблица).

Код и значение поля

Поля определяются кодом и значением поля.

Обычно на экране отображается значение поля – номер страницы, дата, текст или графика, помещенные в документ с помощью поля.

Например, если в документ Word ввести поле, имеющее код {DATE\@’’dd.MM.yyyy”}, то на месте этого поля при открытии документа или при выводе его на печать будет появляться текущая дата — значение этого поля, если в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид не установлен переключатель Показывать коды полей.

В табличном процессоре MS Excel код поля соответствует формуле, а значение поля — результату этой формулы (ее численному значению).

Код поля содержит элементы поля, которые определяют значение поля. Коды полей в документах Word отображаются на экране внутри фигурных скобок. Ограничивающие поле фигурные скобки { } нельзя вводить с клавиатуры. Вставить пустые фигурные скобки для ввода инструкций поля можно с помощью клавиш Ctrl+F9.

Примеры кодов некоторых часто используемых полей:

{ РАGE } — код поля номера страницы, вставляется в область колонтитула для отображения и автоматического обновления номеров страниц;

{ NUMPAGES } — общее количество страниц в документе;

{ DATE \* MERGEFORMAT } — код поля одного из форматов текущей даты;

{ =(A+В) } — формула и т.п.

Коды полей включают:

• Символ поля — фигурные скобки { };

• Вид поля — например, DАТЕ;

• Инструкции — например, \@’’dd.MM.yy”. Инструкции указывают, в каком виде (в каком формате) должны выводиться результаты полей.

Код поля можно редактировать, чтобы внести корректировку в результат (значение) поля

Однако к изменению кодов полей непосредственно в тексте нужно подходить с осторожностью, так как это может привести к отображению неправильных сведений и другим ошибкам.

Переключение режимов вывода полей на экран производится с помощью команд меню СЕРВИС  Параметры. На вкладке Вид диалогового окна Параметры следует установить (или снять) переключатель Показывать коды полей.

Коды полей можно выводить на печать. Для этого в диалоговом окне Параметры на вкладке Печать в поле Печатать следует установить переключатель Коды полей.

Для просмотра и вывода на экран кодов полей можно также использовать команду контекстного меню Коды/значения полей. Для вызова контекстного меню нужно установить курсор в границах поля и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Для быстрого переключения между режимами просмотра кодов выделенных полей или их значений используются комбинации клавиш Shift+F9, а для вывода кодов всех полей в документе — клавиши Alt+F9.

Работа с полями (обновление, перемещение)

При работе с документом Word удобно установить режим, при котором поля отображаются на экране с затенением. Режим затенения можно изменять, делая выбор из раскрывающегося списка Затенение полей (Всегда, Никогда, При выделении).

Чтобы обновить поле, нужно щелкнуть в границах поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить поле либо выделить поле и нажать клавишу F9 или комбинации клавиш Shift+F9 (для выделенного поля), или Alt+F9 (для всех полей в документе).

Для обновления всех полей нужно предварительно выделить весь документ командой ПРАВКА  Выделить все делить или с помощью клавиш Ctrl+A. Пользователь по своему усмотрению может запретить обновление полей.

При печати документа происходит автоматическое обновление значений полей, если на вкладке Печать диалогового окна Параметры установлен переключатель Обновлять поля.

В Word 2000 быстро перемещаться по элементам, помеченным как поля, можно с помощью команд меню ПРАВКАПерейти или с помощью трех кнопок, расположенных в нижней части вертикальной полосы прокрутки.

Для того чтобы установить режим перемещения по полям, нужно щелкнуть по средней кнопке (с кружком) и в открывшемся пиктографическом меню выбрать позицию {a} Поля. Перемещение от поля к полю вверх или вниз производится с помощью кнопок с двойными стрелками, которые в этом режиме будут окрашены в синий цвет.

Вставка номеров страниц и колонтитулов.

Вставка нумерации страниц

При вводе текста документ Word автоматически разделяется на страницы. При необходимости можно вставить жесткий конец страницы (с помощью клавиш Ctrl+Enter). Вставленный таким образом конец страницы отображается на экране горизонтальной пунктирной линией с отметкой Разрыв страницы.

Большие документы легче читать и использовать, когда страницы пронумерованы. Номера страниц могут располагаться вверху или внизу страницы и могут быть выровнены по центру или по краю страницы. Номер страницы вставляется, как поле, имеющее код { РАGE }. Поскольку номер страницы вставляется как поле, это позволяет очень просто обновлять номер страницы, даже если страница перемещается в другое место документа.

Для проставления в документе номеров страниц и определения места их расположения используются команды меню ВСТАВКА  Номера страниц.

Чтобы вставить номера страниц в документ, нужно:

• выбрать команду меню ВСТАВКА  Номера страниц;

• в появившемся диалоговом окне Номера страниц в поле Положение выбрать один из вариантов (Внизу страницы или Вверху страницы);

• в поле Выравнивание выбрать один из предложенных вариантов (Слева, От центра, Справа, Внутри, Снаружи);

• убрать флажок напротив фразы «Номер на первой странице», если не нужно, чтобы номер появлялся на первой странице;

• нажать кнопку ОК.

Номера страниц всегда являются частью верхних или нижних колонтитулов, поэтому вставить, отформатировать или удалить номер страницы можно также в режиме отображения колонтитулов.

Вставка колонтитулов

Колонтитул – это информация (короткий текст или рисунок), которая помещается на верхнем или нижнем поле страницы, и повторяющаяся на каждой странице документа.

Характеристики

Список файлов книги