Принципы создания и функционирования организации

Раздел 4 Принципы и законы функционирования организации

Лекция 8 «Принципы создания и функционирования организации»

1 Принципы статической организации

Организация как любая материальная система проходит часть или все этапы жизненного цикла, которые можно объединить в две группы: статическую и динамическую. Статическая группа включает два этапа: порог нечувствительности и ликвидацию (утилизацию).

Порог нечувствительности предполагает период времени на подготовку документов по созданию организации, регистрацию и физическое создание организации. Также к этапу «порога нечувствительности» можно относить время проведения серьезных системных преобразований в организации.

Организацию, находящуюся на этапах статической группы, называют статической организацией, где внутренние и внешние отношения рассматриваются в отрыве от их развития. Поэтому принципы организации на этом этапе называют принципами статической организации. К ним относятся следующие принципы.

Принцип приоритета цели. В системе цель–задача–функция наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция (рисунок 1ю25). Функции (подфункции) являются исполняемыми видами конкретных работ. Например, поставлена цель: «Поднять производительность труда». Из нее вытекает ряд конкретных задач, одна из которых, например, заменить старый станок на новый. В свою очередь, из этой задачи вытекает набор функций (или поручений).

Рекомендуемые материалы

Если какая-либо задача из набора нереализуема (технически, экономически и т.д.), то приоритет переходит к ней. При этом «цель 1» должна быть скорректирована до «цели 2» и далее вновь приоритет переходит к «цели 2».

Рисунок 1.25 – Принцип приоритета цели (а- типовая схема, б, в – нереализуемость задачи и функции)

Если какая-либо «функция» из набора нереализуема, то приоритет переходит к ней, но при этом должна быль скорректирована соответствующая задача из прежнего набора и сама цель до «цели 3» и далее вновь приоритет переходит к «цели 3».

Принцип приоритета функций над структурой при создании организаций. Создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей. Каждая цель реализуется набором задач, которые группируются ив общности, и затем для этих групп формируется набор функций. Для конкретного набора функций создается набор структурных единиц (рисунок 8.2).

Рисунок 1.26 – Принцип приоритета функций

Принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения (звена). При создании организации его собственник или учредители должны определиться с персоналом, выпускаемой продукцией, местоположением организации. Особое внимание должно уделяться персоналу, их личностным и профессиональным характеристикам. На стадии создания должны закладываться основы комфортной работы. В этом случае хорошо работает система номенклатурного назначения, т.е. приглашение на управленческую должность людей, ранее работавших с собственниками организации, либо по рекомендации.

Такие назначения носят название номенклатурных и имеют как положительные стороны:

- сохранение профессионализма в управленческом труде,

- предпосылки для вертикальной и горизонтальной карьеры,

- новые кадры и идеи,

- повышение производительности управленческого труда,

- расширение связей,

- ротация управленческих кадров, –

так и недостатки:

- механический подход к человеку,

- слабый уровень компетентности в начале работы,

- низкий уровень ответственности.

Принцип соответствия распорядительства и подчинения. У каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных. Не допускается ситуация, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя (начальник своего начальника). У президента акционерного общества открытого типа линейным руководителем является собрание акционеров, которое может даже снять его с должности, однако снять с должности человека, находящегося на более низкой ступени управления собрание не имеет права, а может только поручить президенту решить этот вопрос. Даже у президента страны должен быть линейный руководитель, который представлен в виде коллективного органа: конгресса, парламента и т.д.

2 Принципы динамической организации

Динамическая группа включает следующие этапы жизненного цикла: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организацию, находящуюся на этапах динамической группы, называют динамической организацией. Специалисты консультационных фирм пред­почитают работать со статическими организациями, тогда как руково­дителям приходится работать с динамическими организациями.

В такой организации преобладают координирующие дей­ствия. Соответственно, принципы, действующие на этих этапах жизненного цикла организации, называют принципами динамической организации.

Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях. В реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры – лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются. Создается уникальная для каждой организации атмосфера взаимодействия. Для сохранения этой атмосферы имеется очень небольшой диапазон изменения структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев; увольнения или приема работников в рамках сокращения или увеличения выполняе­мых функций. При превышении этого диапазона организация может не справиться с новыми функциями. Действующая организация располагает небольшим выбором среди новых наборов функций.

Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций. Руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости. Например, главный бухгалтер организации уходит на пенсию. Коллектив бухгалтерии вправе рассчитывать, что его преемник будет не хуже прежнего. Поэтому в задачу руководства входит поиск адекватной замены либо из состава бухгалтерии, либо со стороны.

Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами. Каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и человеческих ресурсов, призванных обеспечивать выполнение набора задач. Принимая во внимание, что задачи конкретизируются набором функций, необходимо, чтобы они были материализованы с учетом обязательного резерва. В противном случае одна или несколько функций не будут реализованы, а стоящие за ними цель и задачи также не будут выполнены.

Принцип соответствия эффективности производства и экономичности. Для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет в большинстве случаев принадлежит эффективности. Так, ее увеличение всегда связано с увеличением качества изделий, что в свою очередь приводит к увеличению затрат.

Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. Для каждой организации должно быть найдено наилучшее соотношение между объемом линейных, функциональных и патронажных связей управления организацией.Как показывает практика, микроорганизации (до пяти человек) и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные аналоги. В Японии возникло даже новое понятие «синдром большого бизнеса». Многие руководители не замечают, что их организации постепенно превращаются в большие монстры с нарастающими трудностями производства и управления. Вовремя произвести объединение организации или ее разъединение на филиалы – важная задача руководителей. Критериями необходимости проведения этой работы являются снижение спроса на товары, рост незапланированных увольнений персонала, увеличение затрат на управленческий аппарат.

Принцип прямоточности. Производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.

Принцип ритмичности. Производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам.

Принцип пропорциональности. Производственные и информационные процессы должны соответствовать графику, чтобы не было простоев  и затоваривания.

Принцип синхронизации (системный принцип). Среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений. Например, в университете центром синхронизации являются студенческие группы.

Упрощенно схему процесса организации на основе перечисленных принципов представим на рисунке 1.27. Процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управляя на всех его фазах, этапах и стадиях. Если изменений нет, то нет и самого процесса.

Рисунок 1.27 – Упрощенная схема процесса

Каждый этап состоит из набора процедур и операций. Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие решений. Любая процедура включает следующий набор операций: определение, формулировка, разработка вариантов, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка, разработка средств реализации и др.

В зависимости от построения, выбора того или иного сочетания процедур и операций, процесс организации может получить следующие свойства: устойчивость или изменчивость, непрерывность или дискретность цикличность или однократность.

Устойчивость. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме (рисунок 1.28).

Рисунок 1.28 – Схема устойчивого процесса

Изменчивость. При возникновении возмущающих воздействий на бом этапе, процесс будет протекать по новой схеме: Ц1 - С1 - П1 - Р1 (рисунок 1.29)

Рисунок 1.29 – Схема изменчивого процесса

Непрерывность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе, процесс протекает по сложившейся схеме:
Ц - С - П - Р, путем постепенного изменения (увеличения или уменьшения) объема работ, выполняемых на всех этапах одновременно.

Рисунок 1.30 – Схема непрерывного процесса

Дискретность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме:
Ц - С - П - Р путем постепенного изменения (увеличения или уменьшения) объема работ, выполняемых полностью на каждом этапе: сначала на одном, затем на другом и т.д. (рисунок 1.31).

Рисунок 1.31 – Схема дискретного процесса

Цикличность. При возникновении возмущающего воздействия процесс в системе протекает по сложившейся схеме Ц_i - С_i - П_i  - Р_i путем многократного ее повторения (рисунок 1.31).

Рисунок 1.32 – Схема цикличного процесса

Однократность. При возникновении возмущающих воздействий г любом этапе, процесс протекает по сложившейся схеме: Ц - С -П -Р, путем однократного прохождения по всем этапам процесса (Рисунок 1.33).

Рисунок 1.33 – Схема однократного воздействия

3 Принципы рационализации

В любой организации постоянно происходят различного рода изменения либо по инициативе руководства, либо по инициативе рядовых работников, либо по стечению обстоятельств. Проводником таких изменений является человек, как на уровне разработки решения, так и на уровне исполнения. Изменения в организации являются объективным процессом и регулируются законом единства анализа и синтеза. Принципы рационализации формируют механизм таких преобразований.

Рационализм – усовершенствование, формирование более це­лесообразной организации чего-либо, например, производства, принятие решений по ранее разработанным алгоритмам, правилам, законам.

Рационализация как процесс должна привести к новому состоянию организации (к новой результативности), т.е. к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических условиях.

Основные принципы рационализации следующие. Результативность включает семь составляющих:

- удовлетворенность потребителя;

- настроение и подготовку работников; внутреннюю производительность;

- нововведения;

- подготовку и результативность руководства;

- операционную (финансовую) смету;

- социальную ответственность.

Результативность организационной системы характеризуется действенностью и экономичностью затрат, прибыльностью, качеством трудовой жизни, внедрением новшеств.

Действенность определяется достижением заданного уровня трех критериев: качества, количества и своевременности.

Качество – это степень соответствия организационной системы внутренним требованиям (стандартам) организации. Оно включает требования к спецификациям, техническим параметрам и ожиданиям. Качество может измеряться в баллах, уровнях и т.д., может носить объективный и субъективный характер.

Количество определяет масштабность организационной системы, набор ее элементов и место в окружающей срок.

Своевременность базируется на характеристиках информации, создаваемой или потребляемой организационной системой.

Экономичность (Э) затрат определяется по следующему соотношению (2):

                              (2)

где Рп – ресурсы, подлежащие потреблению;

Рф – ресурсы, фактически потребленные.

Если экономичность более 100%, то можно говорить о положительной экономичности, при значениях менее 100% экономичность считается отрицательной.

Прибыльность (П) определяется по следующему соотношению (3):

                           (3)

где Д – валовые доходы;

И – совокупные издержки.

Принципы рационализации формируют механизм преобразований в организации. Этот механизм включает технологию мыслительных аспектов деятельности человека, технологию консультационной деятельности, социологическую и психологическую палитры восприятия перемен организацией, самоорганизацию работников в форме кружков качества и т.д.

Лекция 9 «Фундаментальные законы функционирования организации»

1 Понятие зависимости, закономерности и закона

Отрасль любой науки для верного понимания своего предмета должна опираться на объективные законы его существования.

Основой изучения организаций должно быть знание, так называемых, организационных законов, характеризующих внутренние процессы в них.

С точки зрения системного подхода любой управленческий процесс можно представить в виде «чёрного ящика» (рисунок 1.43).

Рисунок 1.43 – Представление зависимости

Зависимость 1 – это реакция результата на входное воздействие.

Зависимость 2 – отражает влияние изменения результата на начальные факторы.

Следовательно, существование организационных процессов обусловлено зависимостями между элементами организации.

Зависимость – это связь между переменными величинами, отражающее их взаимное влияние.

Зависимости могут быть: кратковременными и долговременными. В экономических системах эта разница хорошо заметна.

Различают следующие виды зависимостей:

1. Объективные, существующие независимо от воли и знания людей.

2. Субъективные зависимости, которые формируются самими людьми в целях достижения определённого результата. Зависимости заработной платы от производительности труда.

Последний вид зависимости можно разбить на 2 подвида:

- моральные зависимости, направленные на соблюдения общественных норм и правил;

- аморальные зависимости, направленные на нарушение прав человека.

Синонимом зависимости является термин закономерности.

Устойчивую закономерность называют законом. Закономерность превращается в закон, будучи зафиксирована официально, являясь общепринятой нормой, получив признание в научных кругах.

Подразделение законов по группам аналогично классификации закономерностей. Помимо этой классификации существует научное разделение законов на 3 группы:

1. Общие законы, которыми можно охарактеризовать все без исключения объекты и процессы, существующие в реальном виде.

2. Особые законы, касающиеся определённого класса объектов или процессов. Иногда эти законы можно распространить и на другие классы объектов.

3. Частные законы, характеризующие исключительно объекты и процессы одной эпической системы.

Закономерность является частью закона, однако она может приниматься и самостоятельно. Это связано с тем, что большинство законов не являются однородными, а представлены функциональными распределениями (рисунок 1.44).

Рисунок 1.44 – Представление закона и закономерностей

Функциональное распределение закона задаётся определёнными ограничениями. Закономерность можно рассматривать как приближённое или аппроксимальное выражение результатов действия закона.

2 Закон синергии

Закон синергии имеет следующую формулировку – для любой организации существует такой набор составляющей, при котором её потенциал всегда будет существеннее больше суммы потенциалов элементов, либо существенней меньше её. В первом случае будет иметь место положительный синергизм, а во втором - отрицательный.

Задачи исследователя является отыскание такого набора компонентов, который обеспечил бы максимальный эффект положительной энергии.

Т.к. данный закон является объективным его проявление в организациях может быть трояким.

1. Стихийное проявление закона синергии, когда люди внутри организаций не знают о его существовании. В этом случае каждый последующий компонент организации будет стремиться к повышению своего потенциала. Однако фактическое их взаимодействие может не сводиться к появлению эффекта синергии. В связи с конфликтами запутанными системами коммуникаций, разнородность целей и т.п.

2. Если о существовании закона стоит высшее руководство организации, а остальные работники не осведомлены, в таком случае руководитель или консультант будет стремиться сформировать рекомендации и подобрать состав организации, так чтобы он обеспечил синергический эффект. Однако эти действия могут столкнуться либо с дефицитом ресурсов, либо с сопротивлением людей.

3. Закон проявляется в случае осведомлённости всех членов организации, каждый сотрудник будет стремиться к повышению своего потенциала в нужную сторону и в повышении эффективности своего взаимодействия с другими лицами.

Признаком существования синергетического эффекта в первую очередь является благоприятный моральный климат в коллективе. Для достижения эффекта синергии лучше привлекать группу экспертов.

3 Закон самосохранения

Закон самосохранения имеет следующую формулировку – каждая организация стремиться сохранить своё существование и использует для этого весь свой потенциал. Закон можно выразить формулой (4-5):

,                                                (4)

,                                                         (5)

где R_i – оценка ресурса, который можно задействовать.

V_1i, V_2i – оценка внешнего и внутреннего разрушающих воздействий.

C – сохранение.

P – разрушение.

В качестве внешнего разрушающего воздействия может выступать давление со стороны конкурентов. В качестве внутреннего разрушения могут выступать неблагоприятные факторы и т.п., выраженные в денежном эквиваленте.

Иногда для оценки созидающих и разрушающих воздействий в организациях применяют относительный показатель уровня разрушений (6).

У_Р=                                          (6)

Если У_р0, то система не сможет функционировать.

Если У_р0, то ситуацию можно рассматривать как нормальную или благоприятную.

Если У_р200, то можно предполагать, что система получает искусственно дополнительные ресурсы.

Закон сохранения может проявляться в трёх вариантах:

1. Спонтанно в случае неблагоприятной ситуации система будет проявлять сопротивление всеми доступными ресурсами.

2. Осведомлённость со стороны руководителя будет порождать срочную мобилизацию ресурсов, авральность может привести к панике и страху.

3. Осведомлённость на всех уровнях организации. Каждый центр ответственности будет противостоять неблагоприятным факторам на своём участке, и наращивать потенциал в плановом порядке.

Законы роста и развития

Закон развития. Каждая организация стремиться достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов ЖЦ.

Развитая организация является необратимым процессом закономерных изменений. Изменения могут идти в эволюционном порядке, либо революционным способом, связанным со скачкообразным проявлением новшества.

Изменения могут быть прогрессивными, превосходящими систему в более высокое расстояние, либо регрессивные связанные с уменьшением потенциала организации.

Развитие можно выразить следующими математическими соотношениями (7-9):

                                              (7)

                                                        (8)

                                       (9)

где R_iy – потенциал системы по i-му виду ресурса на y-ый этап ЖЦ.

K_y – коэффициент взаимного влияния предыдущих и последовательных этапов ЖЦ.

F_y – функция влияния этапов ЖЦ друг на друга.

m – число ресурсов.

n – число этапов ЖЦ.

Закон развития реализуется на основе трех принципов:

1. Принцип инерции – изменение потенциальной системы, начинаются через некоторое время после изменения потенциала среды, а также продолжается какое-то время после приращений изменений в среде.

2. Принцип эластичности – скорость изменения потенциала зависит от свойств самой организации, поэтому различные организации склонны либо к эволюционным, либо к революционным изменениям.

Указанные 2 принципа можно проиллюстрировать (рисунок 1.45):

Рисунок 1.45 – Принципы инерции и эластичности

3. Принцип стабильности – на всех этапах ЖЦ система стремиться к сокращению размаха изменений своего потенциала.

Проиллюстрируем на примере производственного потенциала организации (Рисунок 1.46). На рисунке представлены жизненные циклы продуктов А, Б, В, Г, сочетающиеся так, что портфель продукции организации сбалансирован. Статическая модель жизненныъ циклов выражается матрицей БКГ (А – «собака», Б – «дойная корова», В – «звезда», Г – «знак вопроса»).

Закон развития может проявляться 3-мя способами:

1. Стихийно – выражается в постоянном стремлении обезопасить себя путём нормирования ресурсов.

2. Знание руководства о законе – она будет добиваться максимальной эффективности за счёт сокращения запасов, ресурсов, что будет болезненно восприниматься остальными участниками.

3. Реализация закона на всех уровнях управления – создаёт предпосылки для внедрения системы КАНБАН, MRP.

Пy

                     А Б  В       Г

t

Рисунок 1.46 – Динамическая модель баланса жизненных циклов продукции организации

В неразрывной связи с развитием находится закон роста организации. Любая организация при прочих равных условиях стремиться увеличить число звеньев и ресурсов занятых в них (формула 10-11):

N=N₀*E^εt ,                                                               (10)

                                          (11)

где N – число звеньев на каждом этапе развития,

ε – скорость роста функции .

Предельное приращение потенциала в расчёте на одну его единицу, проиллюстрируем следующим образом (рисунок 1.47):

  

            N(ε)

                                                           t

Рисунок 1.47 – Функция экспоненциального роста

Неограниченный рост может существовать только в условиях бесконечности ресурсов и доступности их для каждого подразделения.

В макроэкономическом масштабе закон роста проявляется в виде инфляции, как реализация на увеличение капитала.

Закон имеет 3 проявления:

1. Стихийное – выражающийся в раздувании управленческого аппарата («синдром большого бизнеса»):

а) в росте числа управленцев,

б) большой формализации ежедневных процедур, появление огромного числа бумаг и людей, которые их обрабатывают,

в) частым совещаниям по формальным поводам,

г) переталкивании решений и ответственности от одного звена к другому.

2. При знании о нём высшего руководства, руководитель будет добиваться сбалансированного роста, а со стороны сотрудников будут поступать жалобы на ограничения.

3. Упорядоченный рост на всех уровнях управления.

Закон роста является ограничением на функцию качества, т.к. при увеличении числа элементов системы организации становится труднее следить за качеством их работы.

5 Закон конкуренции

Формулировка закона конкуренции – каждая организация, встречаясь с аналогичной системой в сфере своих интересов, будет вести борьбу с ней за ограниченные ресурсы.

Конкурентная борьба сдерживает рост числа организаций в составе экономической системы страны и всего мира.

Модель конкуренции выражается уравнением Ферхюльста (12):

dNdt=E*N-γ*N²,                                               (12)

где N² – вероятность столкновений двух организаций у некоторого источника ресурса,

γ – коэффициент интенсивности конкуренции.

Итак, скорость роста организации зависит от вероятности этой отрасли и конкуренции в этой отрасли. Интенсивность конкуренции зависит от числа уже существующих организаций в какой-либо отрасли и стремление предприятий создавать новые.

Функция сдерживания конкуренций роста числа предприятий выражается в виде S-образной, так называемой логистической кривой (рисунок 1.48).

В лекции "3 - Современные концепции конфликта" также много полезной информации.

В реальных экономических системах закон конкуренции может проявляться в трех вариантах:

Рисунок 1.48 – Функция закона конкуренции

1. Стихийно: при обнаружении конкурента система будет прикладывать усилия по привлечению ресурсов или областей сбыта, т.е. заниматься активным маркетингом. Это буде происходить лишь потому, что оттягивание средств в сторону конкурента может быть заметна визуально. Реакция на конкурента может слишком запоздать.

2. При знании о законе руководителя, он будет предполагать наличие конкурентов, и пытаться мобилизовать ресурсы на борьбу с ними. Однако организационное окружение может не замечать конкурентов и оказывать сопротивление.

3. При понимании необходимости борьбы на всех уровнях будет производиться мониторинг и прогнозирование поведения конкурентов для устранения из зон своих интересов.