Планирование и организация исследования систем управления

Раздел 3 «Организация процесса исследования систем управления»

Лекция 6 «Планирование и организация исследования систем управления»

1. Планирование процесса исследования систем управления

Организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик. Раскроем эти характеристики.

1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований является система управления конкретной организации, предметом – ее основная проблема.

3. Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

Рекомендуемые материалы

4. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

5. Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела:

- в теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

- методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

- организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.

Любое исследование начинается с составления его программы. Программа исследований — это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Программу рассматривают как средство достижения цели, форму ее конкретизации, а план — как органи­зующий фактор последовательного движения к цели.

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований, содержание проблемы, ее актуальность и важность, парадигма и рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования, обеспечение исследования ресурсами (ничего нельзя сделать, не имея ничего), предполагаемый результат и эффективность исследования.

План исследования — это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций и пр.), веду­щих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организацион­ными возможностями и вариантами ее практического решения.

По сложным проблемам исследования бывает полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных ре­шениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвра­тов. Алгоритм — это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и воз­можности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем.

Основные этапы исследования системы управления и алгоритм исследования представим на рисунке 3.14.

Основными принципами планирования исследования можно назвать сле­дующие.

1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состо­ять из заданий, которые необходимо формулировать предельно кон­кретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений. По крайней мере, к этому следует стремиться.

Рисунок 3.14 – Основные этапы (слева) и алгоритм исследования систем управления

2. Принцип организационной значительности. План должен соответство­вать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.

3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости. Исследование — это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоем­кости их выполнения.

4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходи­мость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дубли­рование и конфликтные ситуации.

5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.

6. Принцип ответственности. Как правило, план включает графу ответст­венных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.

7. Принцип реальности. План не может содержать заданий желательных, по маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификаци­ей исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможнос­тями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

2. Организация процесса исследования систем управления

При сформированной концепции исследования, определенным программе, плане и алгоритме исследования необходимо организовать сбор данных и собственно исследовательские работы, позволяющие подтвердить, либо опровергнуть выдвинутые гипотезы.

Организация исследования — это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения, т. е. распределения функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение ис­следовательских работ. Организация исследования определяет дифференци­ацию и интеграцию деятельности исследователей или отдельных исследова­тельских групп. В ней находят свое отражение распределение и комбинация ресурсов по времени, видам работ, кадрам, проблемам.

Любое исследование является организованным процессом. В основе его организации лежит определенная технологическая схема, которая отражает последовательность и комбинацию использования методов исследования. Технология — это вариант рационального построения процесса иссле­дования.

При разработке первоначального проекта определяется круг лиц - исполнителей исследованных функций. Руководитель исследований согласует с каждым ответственным лицом ту часть исследований, которую ответственный должен выполнить и конкретную осуществляемую им работу.

Работы исполнителей можно подразделить на  три вида, в зависимости от решаемых задач:

1. Поисковые работы, результатами которых является формулировка предположений.

2. Работы описательные. Они сводятся к выявлению конкретных фактов в той или иной мере относящихся к проблеме.

3. Экспериментальные работы. Их цель – найти подтверждение или опровержение сформулированных гипотез.

При выполнении исследования СУ, работы осуществляются в последовательности 1 – 2 – 3.

Ответственные лица самостоятельно проводят отбор источников необходимой информации. Источники можно подразделить на два вида:

- источники первичных данных.

- источники вторичных данных.

Отправной точкой исследования служат источники вторичной информации. В этих источниках уже накоплена информация об объекте исследования. Они более доступны и использование их более эффективно. К источникам вторичной информации можно отнести:

– внутренние документы СУ,

– официальные государственные издания,

– периодические издания и книги,

– коммерческая информация.

Источниками первичной информации служат процессы, протекающие в самой СУ.

 Методы отбора данных из этих источников разделяются на три вида:

1. Наблюдение за процессами или рефлексионные исследования являются инструментом поисковой работы.

2. Экспериментирование, приём воздействия на системные процессы. Необходимо для выявления причинно-следственных связей в процессах.

3. Социологические опросы и тестирование работников СУ. Они необходимы для описания управления в полном объёме.

Перед началом сбора информации протест или предварительные исследования СУ, позволяющие выявить следы чужой информации. В случае их обнаружения можно планировать объём исследования, т.е. их охват и глубину, и составить план последовательности сбора данных.

Сбор данных или полевые исследования являются наиболее дорогостоящими и рискованными в отношении ошибок. Сбор данных сталкивается с тремя основными проблемами:

1. Недостаточность источников информации.

2. Искажение информации со стороны источника.

3. Искажение информации в восприятии исследования.

В целях обеспечения достоверности проводят документирование собранной информации.

Задачей анализа информации является извлечение из большого объёма научных данных наиболее важных сведений и результатов. Для формализации данных формируют обобщающие накопители и ряды динамики.

Неформализованные данные можно напрямую рассмотреть по типическим группам или кластерам.

В процессе анализа выполняют постепенную формализацию всех типов данных, т.к. принятие решений без наличия показателей не может быть эффективным.

Помимо общих показателей анализ определяет зависимости общих величин и др

3 Научная и практическая эффективность исследования

Эффект обычно понимается как результат чего-либо, а нередко его воспринимают как впечатление, произведенное на кого-нибудь; разница между результатом и затратами усилий или ресурсов на их достижение.

Научный эффект исследования — научный результат проведения исследовательских работ, определяемый в виде прибавочных новых знаний.

Практический эффект исследования — результат проведения исследовательских работ, который можно оценить как разность между достигнутым результатом и затратами на его достижение. Одним из видов практического эффекта могут быть социальный, экологический и экономический эффекты [5].

Экономия — разность между нормой (нормативом) или удельным расходом какого-либо ресурса, усилия, элементом затрат или затратами на отдельной стадии жизненного цикла объекта до внедрения организационно-технического мероприятия и тем же показателем после его внедрения за определенный период. Экономия счисляется в натуральном (кг, м, нормочасы, кВт.ч и т.д.) либо денежном выражении. Критерием принятия любого управленческого решения служит экономический эффект.

Экономический эффект — один из критериев принятия управленческого решения, определяемый как разность экономических результатов реализации и затрат на его осуществление за определенный (например, нормативный) срок действия. Результаты могут исчисляться экономией времени, материальных, трудовых, денеж­ных и других ресурсов, уменьшением трудоемкости, повышением уровня качества, увеличением объемов производства и реализации продукции и услуг, ускорением оборачиваемости средств и т.п.

Эффективность исследования — это определение или нахождение та­кого варианта проведения исследования, который кратчайшим путем ведет к успеху. Но это определение можно дополнить более точным. Эффектив­ность исследования — это одна из его характеристик, которая показыва­ет как соотносятся затраты усилий (или ресурсов) на его проведение и ре­зультат (или степень достижения цели).

Все факторы, определяющие эффективность исследования, можно рас­смотреть в двух группах: факторы исследовательского потенциала управле­ния и принципы его использования.

Все факторы, характеризующие исследовательский потенциал управле­ния, можно представить по трем группам: факторы методологической готов­ности, факторы наличия и структуры ресурсов и факторы организационных возможностей.

Эффективность исследования в значительной мере зависит от принципов его построения и осуществления. Определим необходимые понятия. Принцип — это правило, которому следуют при осуществлении той или иной деятельности, здесь - исследования:

- объективность,

"Основы локальных вычислительных сетей" - тут тоже много полезного для Вас.

- принцип системности,

- принцип последовательности,

- принцип целеустремленности,

- принцип "обгонять, не догоняя",

- принцип свободы мышления,

- принцип управления мышлением.