Пресс-конференция

Семинар № 13

Тема: Пресс-конференция

1.Понятие и типы пресс-конференций.

Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ.

Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные результаты.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

Рекомендуемые материалы

- проинформировать свою общественность, о каком либо важном и неординарном событии в своей жизни;

- продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

- представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

- решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

- наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференции в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организации и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутое, квалифицированное и официальные ответы на интересующий вопрос.

Проведение пресс-конференции в неформальной обстановке может дать больше приятных впечатлений, внести разнообразие в отношения коллег и деловых партнеров. Основной плюс - это живое общение участников между собой. Нередко оно продолжается и после завершения мероприятия - например, на последующем банкете. Творческий подход и оригинальные идеи могут пригодиться и при организации конференций, выставок, когда важно не только общение между партнерами, презентация новой продукции. Теплая, непринужденная атмосфера способствует успешному проведению переговоров и укреплению корпоративного духа. Немаловажную роль в этом играют и такие детали как подбор места проведения, цветовое и звуковое оформление, разработка дизайна сувениров и другой сопутствующей продукции.

2. Подготовка пресс-конференции

Обычно в ходе пресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.

• Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу.
• После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону.
• Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.
• Важно присутствие «узнаваемых персонажей». Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их.

Для того, чтобы заинтересовать как можно большее количество важных (и нужных) людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых(так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации). Пригласить следует представителей различных общественных слоев.

Оптимальное время проведения пресс-конференции — с 11:00 до 16:00.

Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов.

Функции ведущего:

• отвести нежелательный вопрос, т.е. оставить без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы;
• принять вопрос;
• выбрать кандидата на очередной вопрос;
• объявить о начале и финале мероприятия.

Планирование и оповещение:

Анализ Российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний полезен на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как "разогревающая" информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал).

Когда и как оповещать СМИ? Когда есть время для "разгона", первый анонс стоит дать за неделю, дубль – за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее, чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно новость не является "горячей". Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ (в соответствии с составленным списком). Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Аренда зала для пресс-конференции:

Аренда зала для пресс-конференции – одна из важнейших задач, которая стоит перед организаторами при планировании подобного мероприятия. Ведь зачастую именно от местонахождения, степени оснащенности конференц-зала, а также от профессионализма персонала, сопровождающего пресс-конференцию, зависит то, какое количество представителей прессы будет присутствовать.

Аренда зала для пресс-конференции в пресс-центре, словом, решает большинство задач по планированию и проведению пресс-конференции, стоящие перед организаторами подобного мероприятия. Сотрудники группы по работе со СМИ в случае необходимости помогут и ответят на возникшие вопросы, касающиеся правил проведения пресс-конференции, подготовки и размещения пресс-релизов.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Написанные полностью фамилия, имя, отчество и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участники пресс-конференции без проблем могли найти свое место за столом), - наиболее приемлемый вариант. На стене за столом участников располагается логотип организатора пресс-конференции, в нашем случае логотипа аптечных сетей "Бонум". Логотип как бы закрепляет авторские права организации на данную пресс-конференцию.

Необходимо продумать продолжительность вступительной речи модератора (ведущего), последовательность выступлений участников, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Нужно постараться сделать так, чтобы перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не общались.

Президиум не должен быть перегружен. Необходимо четкое разделение ролей среди участников пресс-конференции на модератора (ведущего) и ньюсмейкера.

Проведение пресс-конференции - это тщательно спланированная и хорошо организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции проводятся с целью предоставления СМИ информации и характеризуется возможностью, так или иначе позиционировать компанию или проект.

Технология проведения пресс-конференций не должна предусматривать беседу и обмен информацией между основными выступающими и приглашенными представителями СМИ непосредственно перед началом пресс-конференции.

Если пресс-коференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из единого мероприятия:

- открытие;

- представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

- вступительное слово ведущего;

- выступления (информационные сообщения);

- вопросы и ответы;

- закрытие;

-неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Общая продолжительность пресс-конференции недолжна, превышать 30-60 минут. Менее 30 минут - это оперативный брифинг. К исходу 60 минут внимание журналистов, как правило, ослабевает ощущение значимости, и солидности происходящего постепенно утрачивается. Поэтому даже вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Продолжать пресс-конференцию больше часа имеет смысл в тех случаях, когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, сто можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и о том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы, комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его выступлением.

Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно ёмкими, лаконичными и краткими, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем не менее, значение вступительной речи кажется нам очень важным. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры (т.е. взаимодействия с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.

Организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции - информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.

Предварять вопросы журналистов должно само выступление ньюсмейкера. Главный критерий успешного выступления на пресс-конференции - информативность (хотя перегруженность выступления информацией также не приветствуется: в СМИ могут появиться искажения). Поэтому никогда не стоит приводить сколько-нибудь широкий перечень цифр, фамилий, организаций и другой фактографической информации (передайте журналистам соответствующие сведения в письменном виде).

Наиболее оптимальная форма поведения на пресс-конференции:

- естественность;

- умеренная эмоциональность;

- доброжелательность.

После завершения пресс-конференции ее организаторы должны оценивать результативность проведения мероприятия. Для этого необходим полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время, - как правило, это выполняется специалистами по связям с общественностью организации, проводящей пресс-конференцию.

Наряду с пресс конференцией важное значение для правильной организации связей с общественностью имеет посещение объектов представителями СМИ.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видео материалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видео материалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляет не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это, прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг, как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) нужно материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. А также отправить благодарности соответствующим лицам. Также необходимо организовать заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции.

3. Приглашение прессы.

До начала пресс-конференции необходимо подготовить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть, на данном мероприятии. Такой выборочный подход к составу участников пресс-конференции не исключает, однако, того, что на ней будут присутствовать журналисты оппозиционно настроенных изданий.

Не нужно препятствовать их участию в обсуждении намеченных проблем, поскольку это почти всегда отрицательно влияет на деловой имидж организации, свидетельствует о неуверенности руководства фирмы в правильности своих позиций. Нежелание выслушать острые вопросы и отвечать на критические замечания.

Представителям ежедневных изданий приглашения для участия в пресс-конференции рекомендуется высылать примерно за неделю до ее проведения, с тем, чтобы у них было несколько дней для планирования собственной работы и подготовки к мероприятию. Если в работе пресс-конференции предполагается участие журналистов из ежемесячных и ежеквартальных изданий, то сроки рассылки приглашений должны быть скорректированы соответствующим образом.

В самом приглашении следует указать:

- место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность;

- общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

- фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется слишком подробно перечислять и, тем более, комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпадал с днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ.

Руководители СМИ ежедневно получают большое количество приглашений для своих сотрудников на ту или иную пресс-конференцию. Некоторые приглашения вызывают у них интерес, а другие они просто игнорируют. Именно поэтому необходимо учитывать, что количество разосланных приглашений далеко не всегда будет совпадать с количеством посетивших ее журналистов и репортеров. В любом случае целесообразно продумать и организовать группу по приему и регистрации гостей и участников, пребывающих для участия в работе пресс-конференции. Группа размещается за столом с надписью "Регистрация участников" у входа.

Функции группы:

- поприветствовать пришедшего;

- попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;

- выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;

- представить (при необходимости) директору предприятия или ответственному за проведение пресс-конференции;

- указать дорогу или даже проводить в конференц-зал.

Это тем более полезно для оценки действенности пресс-конференции по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих репортажей в других СМИ.

Каждому участнику пресс-конференции желательно предоставить минеральную воду, стакан, бумагу и ручку для записей. Ньюсмейкеры появляются после, того как основная часть представителей СМИ займет свои места.

4. Аккредитация СМИ

Слова «аккредитация», «аккредитовать» происходят от латинскогоacredere, означающего оказывать доверие.

Первоначально понятие «аккредитация» использовалось в международном праве и означало процедуру назначения и принятия (признания) представителя страны (организации) при иностранном государстве или международной организации, а также процедуру представления (признания полномочий) журналистов при международных организациях.

В дальнейшем этот термин стал использоваться шире — как процедура признания полномочий журналистов применительно не только к международным организациям, но и к любым государственным органам, организациям, учреждениям, органам общественного объединения.

В Законе РФ «О средствах массовой информации» понятие «аккредитация» не определено, тем не менее, институту аккредитации посвящена специальная статья 48, в соответствии с которой редакция имеет право подать заявку в государственный орган, организацию, учреждение, орган общественного объединения на аккредитацию при них своих журналистов. Однако, что этому праву не корреспондирует обязанность администрации, должностных лиц аккредитовать журналистов в соответствии с поданной заявкой. Заявленные журналисты аккредитуются при условии соблюдения редакциями правил аккредитации, установленных этими органами. Таким образом, правовое регулирование аккредитации осуществляется на основе Закона о СМИ и правил аккредитации, утверждаемых аккредитующими субъектами.

Институт аккредитации призван регламентировать взаимоотношения СМИ с организациями, являющимися источниками информации, создавая более благоприятные условия для осуществления профессиональной деятельности журналистов. В частности, аккредитованным журналистам предоставляется право присутствовать на всех заседаниях, совещаниях и иных мероприятиях, проводимых аккредитовавшим их органом, за исключением случаев, когда было принято решение о проведении закрытого заседания или мероприятия. При этом следует подчеркнуть, что на орган, аккредитовавший журналиста, возлагается обязанность предварительно извещать его о проведении таких мероприятий, а также создавать благоприятные условия для аудио- и видеозаписи, фото- и киносъемки.

Некоторые организации не считают нужным вводить у себя аккредитацию журналистов, мотивируя это тем, что они работают в режиме полной открытости. Однако по-настоящему открытых организаций, которые заинтересованы предоставлять информацию всем и в полном объеме, пока в России не так уж много. На деле декларируемая открытость часто оборачивается совсем противоположным.

Нередко руководители пресс-служб возражают против введения института аккредитации, опасаясь (по разным мотивам) повышенного интереса, критики деятельности своих организаций со стороны СМИ. Не желая создавать себе дополнительные сложности, они устанавливают различные барьеры к доступу информации, используют организационные способы ее дозирования, устраивают своеобразную цензуру, осуществляя по своему усмотрению отбор «фаворитов» для предоставления информации. Все это не облегчает, а усложняет деятельность журналистов, им труднее получать информацию, заблаговременно узнавать о проводимых мероприятиях, встречаться с людьми, которые обладают социально
значимой информацией.

Таким образом, на данном этапе развития российского общества институт аккредитации призван упорядочить контакты журналистов с представителями власти, ввести взаимоотношения между ними в более цивилизованное русло.

Законодательством России о средствах массовой информации кроме аккредитации журналистов при государственных органах, организациях, учреждениях и при общественных объединениях предусматривается особый порядок аккредитации журналистов иностранных СМИ. Согласие на их аккредитацию дает МИД РФ (ст. 55 Закона о СМИ, Постановление Правительства РФ от 13.09.94 № 1055 «Об утверждении правил аккредитации и пребывания корреспондентов иностранных средств массовой информации на территории Российской Федерации»).

Права и обязанности аккредитованных журналистов

В соответствии с конституционным принципом свободы массовой информации Российское законодательство предусматривает ряд привилегий, создающих журналистам возможности свободно искать, запрашивать, получать и распространять информацию, тем самым обеспечивать аудиторию самой свежей, самой точной и самой полной информацией по всем интересующим ее общественно значимым вопросам.
Помимо тех правомочий, которые закреплены статьей 47 Закона «О СМИ», аккредитованные журналисты приобретают дополнительные права, облегчающие осуществление профессиональной деятельности. В упомянутых выше рекомендациях дан примерный перечень прав аккредитованных журналистов. К их числу отнесены возможности:
• Заблаговременно получать информацию о предстоящих заседаниях, совещаниях и других мероприятиях.
• Присутствовать на проводимых мероприятиях, работать во время проведения открытых мероприятий в залах заседаний или специально оборудованных помещениях пресс-службы.
• Пользоваться городским телефоном для связи с редакциями и передачи оперативных сообщений.
• Получать оперативную официальную информацию.
• Получать официальные документы, стенограммы заседаний, тексты заявлений, пресс-релизы и другие документы.
• Знакомиться с предназначенными для публикации информационно-справочными материалами.
• Получать дополнительную информацию (комментарии или разъяснения).
• Посещать пресс-конференции, брифинги и иные мероприятия, предназначенные специально для прессы.
• Использовать в установленном порядке материалы архива.
• Пользоваться содействием пресс-служб в проведении встреч и бесед с руководителями и сотрудниками организации, депутатами. Аккредитация журналиста при органе или организации является основанием для его работы во всех структурных подразделениях соответствующего органа или организации, если Правилами аккредитации не установлено иное.
• По аккредитационному удостоверению свободно проходить в учреждение, при котором аккредитован журналист.
Все это в совокупности облегчает получение необходимой информации, экономит уйму времени и повышает эффективность труда журналиста.
Обязанности журналистов определяются ст. 49 Закона «О СМИ», а также отдельными положениями, содержащимися в различных нормативных актах и касающимися в первую очередь вопросов допуска представителей СМИ к информации.
Кроме того, на аккредитованного журналиста (в связи с расширением его прав) возлагается ряд дополнительных обязанностей, предусмотренных Правилами аккредитации. В предложенных конференцией «Пресс-секретарь - чиновник или журналист?», о которой говорилось ранее, рекомендациях указывалось, что аккредитованный журналист обязан:
• Соблюдать правила внутреннего распорядка работы организации.
• Не вмешиваться в ход мероприятия, на котором он присутствует (если оно не специально организовано для прессы).
• Соблюдать правила, которые определены для специальных, особых мероприятий.
• Соблюдать порядок организации персональных встреч и бесед с руководителями и сотрудниками.
Важно, чтобы эти обязанности не вводили дополнительных ограничений прав журналистов, а касались лишь уточнений, связанных с выполнением правил внутреннего распорядка аккредитующей организации.

5. Разработка текстовых ПР-материалов для СМИ.

6. Оценка результатов пресс-конференции.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:

Вместе с этой лекцией читают "Работа менеджера с коммерческой и тайной информацией".

- Пресс-релиз;

- Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;

- Копии речей, произнесенных на пресс-конференции;

- Буклет о компании или о спонсоре события;

- Фотографии.

Все это укладывается в специальную папку с двумя кармашками. Можно ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков – визитная карточка. Основной элемент такого комплекта – буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Можно положить также, если есть, копии предыдущих статей об организации. Это поможет сделать журналистам расширенный материал.