Тема 5. Работа менеджера с коммерческой и тайной информацией

ПЛАН:

1. Сущность понятия коммерческой тайны

2. Защита документов коммерческой тайны на предприятиях

3. Порядок учета, хранения и использования конфиденциальной информации, которая является собственностью государства

1. Сущность понятия коммерческой тайны

Суть понятия коммерческой тайны есть в таких положениях:

• это любая деловая информация, что имеет действительную или потенциальную ценность для предприятия по коммерческим причинам, разглашение которой может нанести вреда предприятию. Она не является общеизвестной или общедоступной на законных основаниях. Эти сведения соответствующим образом отражаются, а фирмой осуществляются надлежащие мероприятия по сохранению ее конфиденциальности. Эта информация не является государственным секретом и не защищается авторским и патентным правом. Эта информация не касается негативной деятельности предприятия, которая может наносить вред обществу (нарушений законов и неэффективной работы, административных ошибок, загрязнения окружающей среды и тому подобное).

27 марта 1991 года Верховной Радой Украины был принятый Закон "О предприятиях в Украине". Согласно с частью 1 статьи ЗО| этого Закона "под коммерческой тайной предприятия имеют в виду сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятия, что не является государственной тайной, разглашение (передача, пропитка) которых может нанести вреда его интересам".

Рекомендуемые материалы

Кроме того, в статье ЗО| раздела 2 Закона Украины "Об информации" от 2.10.1992р. дано определение конфиденциальной информации: "Конфиденциальная информация — это сведения, которые находятся во владении, пользовании или распоряжении отдельных физических или юридических личностей и распространяются за их желанием, в соответствии с предусмотренными ими условиями".

Вместе с тем, 9 августа 1993 года Кабинетом Министров Украины в соответствии с частью второй статьи З0 Закона Украины "О предприятиях в Украине" утвержденный перечень сведений, которые не составляют коммерческую тайну:

•  учредительные документы, документы, которые позволяют заниматься предпринимательской или хозяйственной деятельностью и ее отдельными видами;

• информация за всеми установленными формами государственной отчетности;

• данные, необходимые для проверки вычисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;

• сведения о количестве и составе работающих, их заработную плату в целом и за профессиями и должностями, а также наличие свободных рабочих мест;

• документы об уплате налогов и обязательных платежей, информация о загрязнении окружающей естественной среды, несоблюдение безопасности условий труда, реализация продукции, что наносит вреда здоровью, а также другие нарушения законодательство Украины и размеры нанесенного при этом вреда;

• документы о платежеспособности;

• сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, союзах, объединениях и других организациях, которые занимаются предпринимательской деятельностью;

•  сведения, которые в соответствии с действующим законодательством подлежат объявлению.

Согласно с этим постановлением предприятия обязанные подавать перечисленные сведения органам государственной исполнительной власти, контролирующим и правоохранительным органам, другим юридическим лицам в соответствии с действующим законодательством, за их требованием.

Таким образом, коммерческая тайна — это производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и другая документируемая информация, которую используют для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращения потери, получения добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, которые позволяют успешно конкурировать, прибыль фирмы и др.

К условиям, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне относятся:

• действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

• отсутствие свободного доступа к этой информации на законной основе;

Работа персонала с коммерческой тайной информацией

•  принятие владельцем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохраненности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдение следующих условий:?

•  определение сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия;                                                                        

•  обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то предприятие не будет иметь законной основы для привлечения к ответственности работников за распространение или передачу сведений, которые составляют коммерческую тайну.

Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два больших блока:

1) научно-техническая (технологическая) информация;

2) деловая информация.

Научно-техническая информация содержит: сведения о конструкциях машин и оборудования; схемы; материалы, которые используются; рецептуры; методы и способы производства (особенно о новых изделиях, которые разрабатываются); новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПК.

Деловая информация содержит:

• сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, кроме финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и др.);

• сведения о размере прибыли, себестоимости виробляємої| продукции и ін|.;

• планы развития предприятия (тактические и стратегические);

• планы и объемы реализаций продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, об уровнях цен, наличии товаров);

• анализ конкурентоспособности выработанной продукции, эффективность экспорта и импорта, время выхода на рынок, что предлагается;

• планы рекламной деятельности;

• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, ведомости о взаимоотношении с ними

их финансовое положение, проведенных операциях и объемах, условиях действующих и новых контрактов и др.

Перечень и объем сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем организации. Руководитель может привлечь для проведения этой работы аналитиков специалистов.

Основная цель защиты конфиденциальной информации заключается в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить распространение ее к конкурентам. В некоторых случаях требуется защита и "чужих" коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может оставить предприятие без выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты коммерческой тайны содержит:

•  установление правил отнесения информации к коммерческой тайне;

•  разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, которые составляют коммерческую тайну, инструкций за соблюдением режима конфиденциальности;

• ограничение доступа к носителям информации, которые вмещают коммерческую тайну;

•  использование организационных, технических и других средств конфиденциальной информации;

•  осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Как и все сотрудники фирмы, менеджер должен при вступлении на работу подписать обязанность| о неразглашении коммерческой тайны (об ответственности за ее сохранение).

В этом документе основными являются следующие обязанности:

1) не разглашать сведений, которые составляют коммерческую тайну, которые будут доказаны станут ли известны при выполнении служебных долгов, в том числе, на протяжении определенного срока после освобождения из фирмы;

2) придерживаться доказанных до відома* сотрудника требований по защите коммерческой тайны;

3) не использовать сведения, которые составляют коммерческую тайну без ведома на это ее владельца;

4)  не иметь никаких обязанностей перед другими лицами и предприятиями.

За информированностью менеджеры большинства предприятий есть вторые лица после руководителя. Менеджер имеет доступ к самым многообразным источникам информации. Он может ее получать:

•  организовывая разные парады, приемы, переговоры;

•  принимая и обрабатывая корреспонденцию;

•  составляя и контролируя выполнение документов;

•  проводя телефонные переговоры;

•  принимая посетителей и др.

Менеджер является основной фигурой для лиц, которые добывают многообразную информацию. Потому ему необходимо проявлять умную осмотрительность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может стать важной.

Менеджер часто должен отвечать нарезные вопросы. Нужно все время четко проводить границу: обычные, рядовые вопросы и вопросы "скользящие", ответы на которые раскрывают конфиденциальные стороны работы фирмы. В этом случае нужно спросить себя: "Имеет ли право собеседник знать данную информацию? Необходима ли она ему в работе?". На "скользящие" вопросы ответа должны быть уклончивые. Хотя за рекомендациями японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос — "не знаю", а за деловой этикой такой ответ для менеджеров нежелательная. Можно также порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю фирмы.

В большинстве конфиденциальной информации необходимо руководствоваться рекомендациями руководителя фирмы или службы безопасности предприятия. Менеджер за видом своей деятельности должен знать, кто и к какой информации или оборудованию имеет допуск и придерживаться установленных правил. И если, например, рядовой работник фирмы вдруг заинтересовался конфиденциальным документом, нужно быстро и тактически остановить эту попытку.

Особенно внимательным нужно быть до предметов, которые "забывают" посетители. Обычный блокнот, фломастер, портмоне или другие предметы могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и "снятия" самой важной информации, например, сразу после переговоров и выхода посетителей. Нельзя оставлять посетителей в кабинете самих, так как профессионалы могут легко на протяжении секунды установить подслушивающее устройство. Все оставленные или найденные предметы нужно быстро передать в службу безопасности предприятия. Разобраться с ними — задание специалистов.

Менеджер, как и другие работники фирмы, должен осознавать значимость конфиденциальной информации для успешной работы и процветания фирмы, а также знать о приемах и методах, которыми могут пользоваться конкуренты по сбору такой информации.

Существуют испытанные на практике рекомендации относительно защиты конфиденциальной информации.

Для ограничения доступа к информации коммерческой тайны руководитель выдает специальный приказ о введении "Перечня сведений, которые вмещают коммерческую тайну предприятия", мероприятия по охране этих сведений, устанавливает круг лиц, которые имеют доступ к этой информации, и правилу работы с документами, которые имеют гриф "Коммерческой тайны". Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

Приблизительно перечень сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия может быть таким:

•  объемы кредитов, что получила или хочет получить фирма;

•  названия контрагентов фирм;

•  объемы производства (месяц, квартал, год);

•  объемы прибыли (месяц, квартал, год);

•  деление прибыли;

•  цели, задания, тактика переговоров с партнерами;,   

• условия коммерческих контрактов, услуг;

• степень заинтересованности| в приобретении товаров или услуг;

•  заработная плата работников фирмы;

•  характер и репутация персонала фирмы;

• регионы сбыта продукции;

исследований фирмы. В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и

также заверенный подписью руководителя с проставлением новой даты.

2. Защита документов коммерческой тайны на предприятиях

Если сведения из Перечня коммерческой тайны переносятся на документы, то документы становятся конфиденциальными, а от того, как будет организованная работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия в конкурентной среде на рынке товаров и услуг.

Потому ведение делопроизводства, которое обеспечивает учет и утверждение документов коммерческой тайны (КТ|) предусматривает выполнение таких рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается служебное лицо (лица), которое отвечает за учет, хранение и использование документов, которые вмещают конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для какого робота с документами КТ| является основной служебной обязанностью.

Все документы, которые вмещают конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Коммерческая тайна Екз. № 1

или

Конфиденциально

Екз. №1

Такие грифы покажут, что право собственности на информацию, которую вмещает документ, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть обусловленная конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и. Др. Например, коммерческая тайна является результатом совместимой деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отображена в контракте. В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предусматривается, что автор и лица, которые подписали или утвердили документы, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом "Коммерческая тайна" (конфиденциально) указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (после реквизитов "подпись" и "фамилия исполнителя"), например:

Составленный в двух экземплярах:

прим. № 1 -в адрес;

прим. №2-в дело №...

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на втором экземпляре, если подшивается в дело.

На обороте листа документа, который имеет гриф "Коммерческая тайна", руководитель пишет фамилии тех служебных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

ПОЗВОЛЯЮ:

1. Василенко К. Г. -
2. Петренко П. П.

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом "Коммерческая тайна" проводится централизовано, в специально отведенном помещении (рабочем месте), которое исключает доступ посторонних лиц.

Напечатанные и подписанные документы передаются для регистрации служебному лицу, которое отвечает за их учет.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходного документа: "Черновики (варианты) уничтожены. Подпись. Дата."

Все документы, которые вмещают конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от другого документации в "Журнале регистрации документов с грифом "коммерческая тайна"".

При значительном объеме документов могут быть заведенные журналы отдельно для входных, исходных и внутренних документов предприятия, которые вмещают гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывая документы коммерческой тайны, нумеруются, прошиваються и опечатываются. В конце журнала указывается количество листов (цифрами и прописью).

Все документы, которые поступают (входные) с грифом "КТ|" принимаются и раскрываются специально назначенным служебным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ|" складывается акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, которые имеют гриф "КТ|", формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу относится гриф "КТ|". На внутренней странице обложки дела записывают список сотрудников, которые имеют право пользоваться этим делом. Все листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Сначала дела подшивается внутреннее описание документов, в конце дела подшивается заверенный лист. Сохраняются такие дела в сейфе, который опечатывается служебным лицом, которое отвечает за хранение документов с грифом "КТ|". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сектору.

Движение (выдача и возвращение) документов с грифом "КТ|" должно своевременно отбиваться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ|".

При выдаче документу работник, который получил документы с грифом "КТ|", должен сверить № (индекс) полученного документу с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале своя подпись.

Выданные для работы документы с грифом "КТ|" подлежат возвращению в этот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом " КТ|" могут находиться у исполнителя на протяжении срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения хранения документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и др.).

При возвращении документу с грифом "КТ|" сверяется| № документу по журналу, проверяется количество листов документа и в присутствии работника относится в графе "Отметка о возвращении" свою подпись и дату возвращения документу.

Запрещается исключение из дела или перемещения документов с грифом "КТ|" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ|".

Документы с грифом "КТ|" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместитель могут позволить сотрудникам выносить такие документы из здания для согласования, подписания и др. с применением необходимых мер предотвращения.

На предприятии должен быть суровый порядок размножения документов с грифом "КТ|". Они должны размножаться с разрешения руководства предприятия в специально отведенном помещении. Все копии документов "КТ|" берут на учет в специальном журнале или в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ|". Количество экземпляров документов с грифом "КТ|" должно быть ограничено, и каждый экземпляр готовится для ранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов нужно выполнять в присутствии служебного лица, которое отвечает за документ. Все некачественные копии документу ею забираются и подлежат уничтожению.

Все дела с грифом "КТ|" журналы (картотеки) учета документов "КТ|" в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончанию года специально созданная комиссия предприятия выполняет такие работы:

•  проверяет| наличие всех документов с грифом "КТ|";

•  откладывает документы с грифом "КТ|" для архивного хранения;

•  откладывает документы с грифом "КТ|" для уничтожения; Проверка наличия документов с грифом " КТ|" за решением

руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончанию каждый квартал.

В случае установления факта потери документов с грифом "КТ|" сразу сообщается руководителю предприятия и принимаются все мероприятия для розыска документа. Для выявления факта потери руководителем предприятия предназначается комиссия.

При освобождении сотрудника, который отвечал за документы с грифом "КТ|", проводится проверка документов, которые за ним закреплены и их передача новому назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращенные трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к "КТ|", обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют на протяжении 2-х годов, если другой срок не установлен трудовым контрактом.

В некоторых фирмах сотрудника не освобождают 2 месяца после представления им заявления. Такая строчка позволяет перевести сотрудника в другой подраздел, где он хотя бы 2 месяца не будет иметь доступа к документам "КТ|".

При передаче дел в архив на документы с грифом "КТ|" складывается отдельно описание.

Архивное хранение таких документов проводится в опечатанных коробах, в помещениях, которые исключают несанкционированный доступ.

На документы с грифом "КТ|", отобранные для уничтожения, складывается акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, который исключает возможность воссоздания или возобновления информации которая есть у них.

3. Порядок учета, хранения и использования конфиденциальной информации, которая является собственностью государства

Кабинет Министров Украины постановлением от 27.11.98 г. № 1893 утвердил инструкцию о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, что является собственностью государства. Она определяет обязательный для всех центральных и местных органов исполнительной власти предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности порядок работы с документами, которые содержат конфиденциальную информацию.

Конфиденциальной информации предоставляется гриф ограничения доступа "Для служебного пользования", а ее перечень разрабатывается и вводится в действие руководителями органов исполнительной власти, в которых образуются или во владении, пользовании или распоряжении которых находятся эти сведения.

На документах в правом верхнем углу первой страницы, а для изданий на обложке и на титуле проставляются гриф "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Если гриф ограничения доступа невозможно нанести непосредственно на магнитный носитель информации, он должен быть отмечен в сопроводительном документе.

Руководители органов исполнительной власти, государственных предприятий, учреждений и организаций в случае необходимости имеют право снять гриф "Для документов, подготовленных этим органом. Контроль за неразглашением сведений, которые содержатся в документах с грифом "Для служебного пользования", осуществляется режимно-секретными подразделами организаций.

Сотрудники организаций, которые работают с документами с грифом "Для служебного пользования", в обязательном порядке подлежат ознакомлению под расписку с этой и соответствующими ведомственными инструкциями. Ознакомления осуществляют канцелярии организации.

Сотрудникам, допущенным к работе с документами с грифом "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или в письменном виде любом ведомстве, что содержатся в этих документах, если это не вызвано служебной потребностью.

Принятие и учет документов

Принятие и учет (регистрация) документов осуществляется канцелярией организации, которая ведет учет несекретной документации.

Корреспонденция с грифом "Для служебного пользования", что поступает к организации, в том числе документы, созданные с помощью персональных компьютеров, принимается и раскрывается централизовано в канцелярии сотрудниками, которым порученная работа с такими документами. При этом проверяются номера, количество страниц и экземпляров документов, а также наличие дополнений, отмеченных в сопроводительном письме.

В случае| отсутствия в конвертах документов или приложений к ним складывается акт в двух экземплярах, один из которых посылается отправителю.

Документы с грифом "Для служебного пользования", которые поступили ошибочно, возвращаются отправителю или пересылаются адресатом.

Регистрации подлежат все входные, исходные и внутренние документы. Они учитываются за количеством страниц, а издание (книги, журналы, брошюры) — за количеством экземпляров.

Учет документов и изданий ведется в журналах или карточках, отдельно от учета другой несекретной документации.

Учет магнитных носителей информации ведется отдельно от учета бумажных носителей такой информации в отдельных журналах или на карточках.

Страницы журналов нумеруются, журналы прошнуровуються и опечатываются. На последней странице делается запись о количестве страниц в журнале, который подписывается работником канцелярии и заверяется печатью "Для пакетов".

В случае, когда объем документов с грифом незначителен, позволяется вести их учет (регистрацию) вместе с другой несекретной документацией. При этом на карточке (в журнале) к регистрационному номеру документа или издания добавляется отметка "ДСП|".

На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданию проставляется штамп, в котором отмечаются наименования организации, регистрационный номер документа и его поступления.

Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется с одним входным номером в журнале учета и деления изданий с грифом "Для служебного пользования".

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издание) учитываются за номером этого документа (издание), о что делается отметка на размноженном документе (издании) и в формах учета.

Размножение и рассылка (отправление) документов

Ответственность за выпуск документов с грифом "Для служебного пользования", что тиражируются, несут руководители организаций (структурных подразделений), в которых они тиражируются.

Документы, полученные от посторонних организаций, могут быть размножены только за их согласием.

Печатание документов осуществляется в печатном бюро организации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП|".

Печатание таких документов также допускается в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

На обороте последней страницы каждого экземпляра документа машинистка должна отметить количество напечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, собственную фамилию и дату печатания документа.

Напечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем и сотрудником канцелярии, который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем и сотрудником канцелярии, о что на копии исходного документа делается запись: "Черновики и варианты уничтожении. Дата. Подписи".

Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" в типографии или на множительных аппаратах осуществляется с разрешения руководителя организации (структурного подразделения) за подписанными им нарядами под контролем канцелярии. Учет размноженных документов осуществляется за количеством их экземпляров.

По окончании печатания документов с грифом "Для служебного пользования" набор должен быть расписан, печатные формы аннулированы, записи на магнитных дисках уничтожены, о что складывается акт или делается соответствующая отметка в журнале за подписями заказчика и исполнителя.

Запрещается использовать для размножения документов с грифом "Для служебного пользования" множительную технику, что не оборудована техническими средствами защиты информации.

Отсылка документов к другим организациям в пределах Украины осуществляется рекомендуемыми или ценными почтовыми отправлениями, а также курьерами организаций.

Документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования", что рассылаются, должны быть вложены в конверты или упакованы таким образом, чтобы исключалась возможность доступа к ним.

На упаковке или конверте отмечаются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с прославлением отметки "ДСП|".

На конвертах (упаковках) документов с грифом "Для служебного пользования" запрещается отметить фамилии и должности руководителей организаций (структурных подразделений) и исполнителей документов, а также наименования структурных подразделений.

Ознакомление иностранных граждан и лиц без гражданства с документами с грифом "Для служебного пользования", а также передачи им конфиденциальной информации осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке охраны государственной тайны, а также другой информации с ограниченным доступом, что является собственностью государства, во время приема иностранных делегаций, групп и отдельных иностранцев и проведения работы с ними.

Ознакомление представителей средств массовой информации с документами с грифом "Для служебного пользования" и передачи таких материалов допускается в каждом отдельном случае с письменными разрешениями руководителей организаций, которые предоставили отмеченным документам гриф "Для служебного пользования".

Такие документы предварительно рассматриваются экспертными комиссиями, которые принимают письменные решения о целесообразности их передачи и возможность снятия грифа, если на момент ознакомления или передачи ведомости, что содержатся в документах, потеряли первобытное значение.

Если в документах содержатся сведения, которые принадлежат к компетенции других организаций, передача их за границу или в средства массовой информации может быть осуществлено лишь за письменным согласием этих организаций.

Запрещается посылать за границу издания с грифом "Для служебного пользования" в порядке книгообмена или экспонирования на выставках, презентациях и тому подобное.

Формирование выполненных документов в дела

¹ Документы с грифом "Для служебного пользования" после их выполнения формируются в дела. Порядок формирования этих дел предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

Документы с грифом "Для служебного пользования" в зависимости от производственной и информационной потребности позволяется формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

Если в организации создается большое количество одинаковых документов (приказов, инструкций, планов и тому подобное) с грифом "Для служебного пользования" и без этого грифа, целесообразно формировать их в отдельные дела.

По окончании делового года дело "Документы с грифом "Для служебного користування"" пересматривается постраничное членами экспертной комиссии организации и в случае необходимости принимается решение о переформировании документов. Документы постоянного хранения, которые содержатся по этому делу, формируются в отдельное дело, которому предоставляется отдельное заглавие, и которая дополнительно заносится к номенклатуре дел. Документы временного хранения остаются по этому делу согласно с утвержденной номенклатурой дел.

Дела с несекретными документами, в которых накапливается отдельные документы с грифом "Для служебного пользования", должны быть отнесены к категории ограниченного распространения и использования. На обложках и титульных страницах этих дел также проставляется гриф "Для служебного пользования", а в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.

Дела с документами должны иметь внутренние описания.

Использование документов, снятие грифа "Для служебного пользования "

До работы с делами с грифом "Для служебного пользования" допускаются должностные лица, которые имеют опыт работы и непосредственное отношение к этим делам, согласно со списками,' согласованными с канцелярией, а к документам — согласно с указаниями, изложенными в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, которые допускаются к работе с изданиями, определяются руководителями организаций.

Запрещается пользоваться сведениями из документов с грифом "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других общественных местах.

В случае необходимости из письменного разрешения руководителя организации допускается опубликование или передача для опубликования несекретных сведений ограниченного распространения.

Во время| пользования открытой радиосвязью запрещается передавать сведения ограниченного распространения. Такие сведения могут передаваться только с помощью проволочной связи с проставлением на документах и телеграммах штампов "Серия П".

Во время пользования проволочной связью отмечаются лишь телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей, должности адресатов и отпрпвителей| указывать запрещается.

Представители других организаций допускаются к ознакомлению с документами с грифом "Для служебного пользования" с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), во владении и распоряжении которых находятся эти документы, при наличии письменного запроса организаций, в которых они работают с указанием характера заданий, что выполняется.

Выписки из документов и изданий, которые содержат сведения ограниченного распространения, делаются в тетрадях, которые имеют аналогичный гриф, которые по окончании работы посылаются по адресу организации, которая давала разрешение на ознакомление и работу с документами.

Дела и издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в карты учета дел и изданий.

Снятие копий, а также осуществление выписок из документов сотрудниками организации проводится с разрешения руководителя организации (структурного подразделения).

Пользование для посторонних организаций документов, полученных от других организаций, осуществляется по согласованию с организациями-авторами этих документов.

Выдача гражданам Украины изданий с грифом "Для служебного пользования" в массовых библиотеках осуществляется за письменным ходатайством руководителей организаций, в которых работают эти граждане, с указанием темы работы. Эти разрешения действительные на протяжении года.

Запрещается хранить документы с грифом "Для служебного пользования" в библиотеках общего пользования.

В ведомственных библиотеках закрытого типа издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются:

•  сотрудникам этой организации — по спискам, утвержденным руководителем организации (структурного подразделения), или за его письменным разрешением;

•  сотрудникам других организаций — за письменными обращениями этих организаций и из письменного разрешения руководителя организации (структурного подразделения), что хранит эти издания.

Издание с грифом "Для служебного пользования" из письменного разрешения руководителя организации могут выдаваться за межбиблиотечным абонементом на основании письменных запросов руководителей организаций, которым эти издания нужны.

Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения с грифом "Для служебного пользования" периодически пересматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Пересмотр осуществляется во время передачи дел из структурных подразделений к архивному подразделу организации, в процессе хранения дел в архивном подразделе (как правило не менее как один раз на 5-Ю| лет), а также во время подготовки дел постоянного хранения для передачи в государственное архивное учреждение.

Решения о снятии грифа принимаются экспертной комиссией организации-автора документа (издание) или правопреемника. В состав комиссии входят работники канцелярии, режимно-секретного и других подразделов организации.

Решение комиссии оформляется актом, что складывается удовлетворительной формой и утверждается руководителем организации.

Обеспечение сохранности документов, проверка их наличия

Документы с грифом "Для служебного пользования" должны сохраняться в служебных помещениях и библиотеках в шкафах (хранилищах), которые надежно защелкивающиеся и опечатываются. Запрещается хранить такие документы в подсобных фондах библиотек.

Дела с грифом "Для служебного пользования", выданные для работы, подлежат возвращению в канцелярию или архивный подраздел в тот же день.

Отдельные дела с разрешения руководителя канцелярии или архивного подраздела организации могут находиться у исполнителя на протяжении срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и сдерживания правил хранения.

Передача документов другим сотрудникам осуществляется только через канцелярию, архивный подраздел или библиотеку.

Запрещается выносить документы с грифом "Для служебного пользования" за пределы служебных помещений организации.

Уразі| потребности руководитель организации (структурного подразделения) может позволить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынести за пределы служебного помещения организации документы с грифом "Для служебного пользования" для их согласования, подписание и тому подобное в организациях, которые находятся в пределах одного населенного пункта.

Лицам, которые отправлены к другим населенным пунктам, запрещается иметь при себе материалы с грифом "Для служебного пользования". Эти материалы должны быть предварительно посланные по адресу организации за местом командировки сотрудника.

В отдельных случаях с разрешения руководителя организации позволяется перевозка документов с грифом "Для служебного пользования" к другому населенному пункту при условии, что такие документы перевозятся группой в составе не меньше двух работников (или одного вооруженного работника), которые должны выполнять работу с ними в другом населенном пункте.

Проверка наличия документов с грифом осуществляется ежегодно комиссией, что назначается приказом руководителя организации. В состав этой комиссии обязательно входят лица, которым поручены учет и хранение этих документов, а также работники режимно-секретных подразделов.

В библиотеках и архивных подразделах, где сосредоточенное значительное количество документов, проверка их наличия может осуществляться один раз на пять лет.

О фактах потери документов или разглашения сведений, которые содержатся у них, срочно приходится к сведению руководителя организации, руководителей режимно-секретного подраздела и канцелярии.

Для расследования факта потери документов с грифом или установление факта разглашения сведений что содержатся у них, приказом руководителя организации назначается комиссия, вывод которой утверждается руководителем организации.

Акты комиссии о потерянных делах постоянного хранения после утверждения их руководителем организации передаются к архивному подразделу для внесения в дело фонда.

За нарушения, которые привели к разглашению информации "Для служебного пользования", потери или незаконного уничтожения документов, а также других требований винные лица несут дисциплинарную и гражданско-правовую ответственность согласно с законодательством.

Учет, хранение и использование печатей и бланков

Обязательному учету подлежат печати и штампы с полным наименованием организаций; бланки с угловыми и продольными штампами организаций, которые имеют необходимый трафаретизований| текст документов, которые дают право на инспекцию, присмотр и посещение организаций; удостоверение личности, удостоверение о командировках, а также всех видах пропусков, бланках документов об образовании (аттестаты, дипломы, удостоверения), трудовых

книжки.

Порядок учета, хранения и использования других видов печатей, штампов, бланков суровой отчетности определяется соответствующими ведомственными инструкциями. Контроль за их изготовлением, хранением и использованием возлагается на канцелярии организаций и лиц, ответственных за делопроизводство;

Лица, которые персонально отвечают за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказами руководителей организаций.

Учет печатей, штампов и бланков ведется в специальных журналах. Выдача бланков ответственным за их использование лицам осуществляется под расписку в соответствующих журналах.

Журналы учета печатей, штампов и бланков вносятся в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваються и опечатываются.

Печати и штампы должны сохраняться в сейфах или металлических шкафах. Бланки позволяется хранить в шкафах, которые надежно защелкивающиеся и опечатываются.

На бланках удостоверений личности, удостоверений о командировке, всех видов пропусков, документов об образовании, документов, которые предоставляют право на инспекцию, присмотр или посещение организаций, печатным способом или перечислителем проставляются порядковые номера на всех частях (страницах) этих бланков.

Рекомендуем посмотреть лекцию "21 Производство стали в мартеновских печах".

Выдача заполненных бланков документов осуществляется под расписку в соответствующих учетных формах, которые предусмотрены ведомственными инструкциями.

Выдача этих бланков без заполнения запрещается.

Печати и штампы, изготовленные с разрешения органов МВД, кажутся для уничтожения этим органам за местонахождением организаций.

Проверка наличия печатей, штампов и бланков осуществляется ежегодно комиссией, назначенной приказом руководителя организации.

При проверке наличия печатей, штампов и бланков делаются отметки в журналах учета.

В случае потери печатей и штампов руководители организаций обязаны немедленно сообщить об этом органы МВД и принять меры для их розыска.