Персонал как объект управления

Понятие персонала.

Классификация персонала организации

Персона –  от  латинского – personalis  личность.

Введение термина «персонал» как множественного числа слова «персона» вместо терминов «кадры», «штатные единицы» отражает восприятие персонала как главного достояния организации в силу уникальности его качеств и возможностей.

Персонал:

Рекомендуемые материалы

¾ это совокупность работников в организации, чей труд способствует получению конечной продукции, производству работ, услуг, независимо от  формы и характера трудовых отношений между работником и организацией;

¾ это работники всех категорий, труд которых интегрирован в общие трудозатраты организации и на оплату которого расходуются учитываемые средства организации.

Основным признаком  персонала организации  является  наличие трудовых  взаимоотношений с работниками,  которые оформляются трудовым  договором.

Персонал организации сегодня необходимо рассматривать с 4-х позиций.

1. Персонал как совокупность живых существ, обладающих определенными  психофизическими различиями и потребностями.  Требования персонала к организации: режим труда, безопасность труда, высокий уровень з/п и т. д..

2. Персонал как совокупность личностей ( требования работника как  личности: содержание труда, высокий статус профессии, высокий личный статус в организации).

3. Персонал как совокупность субъектов производственных функций

( требования работников: наличие функциональных задач; наличие ресурсов; наличие технологии процессе работы и т. д. )

4. Персонал как сообщество граждан ( патриотов)организации, носителей составляющей  корпоративной культуры ( требования работников – наличие миссии;Цели и стратегии организации; действия руководства по  формированию и поддержанию корпоративных культур).

В состав персонала («Инструкция по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения». Утверждена Постановлением Госкомстата России от 07.12.98 № 121) включаются:

- штатные работники;

- совместители,

- работники, работающие на основе гражданско-правовых договоров.

Персонал – наиболее сложный объект управления в организации, поскольку:

- является одушевлением, в отличие от других факторов производства;

- имеет возможность самостоятельно принимать решения;

- обладает способностью к творчеству;

- критически оценивает предъявляемые к нему требования;

- имеет субъективные интересы;

- чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которые неопределена.

Необходим учет и других особенностей людей (Слайд).

В теории управления существуют различные подходы к классификации персонала. До настоящего времени используется разделение персонала по категориям, разработанное в 80-х годах Госкомтруда СССР. По этой классификации выделяют две основные группы персонала в соответствии с их участием в процессе производства: производственный персонал (рабочие) и управленческий персонал (служащие).

Производственный персонал (рабочие)  - персонал, в деятельности которого  преобладает физический труд.

Производственный персонал подразделяется на:

- основной персонал (заняты в сборочных цехах)

- вспомогательный персонал (заняты в заготовительном и обслуживающих цехах)

По степени квалификации выделяют следующие группы производственного персонала (рабочих):

¾ высококвалифицированные рабочие, окончившие средние специальные учебные  заведения со сроком обучения 2-4 года;

¾ квалифицированные рабочие, окончившие технические училища или прошедшие производственное обучение в течении 6-24 месяцев;

¾ малоквалифицированные рабочие, прошедшие производственную подготовку в течении 2-5 месяцев;

¾ неквалифицированные рабочие, прошедшие практическое обучение или инструктаж на рабочих местах в течение нескольких недель.

Выделяют рабочих механизированного и ручного труда. При этом различают следующие категории: работающие при помощи автоматов; выполняющие работу при помощи машин и механизмов; работающие вручную; выполняющие работу по ремонту и наладке машин и механизмов.

Рабочие классифицируются также по профессиям, возрасту, формам и системам оплаты труда, стажу.

Различия в степени квалификации рабочих отражаются в тарифном разряде: более высокий разряд соответствует более высокой квалификации. Иногда, например, на транспорте, последняя характеризуется классностью, но в отличие от первого разряда первый класс считается самым высоким.

К рабочим относится и младший обслуживающий персонал: дворники, курьеры, водители персональных автомобилей руководства, уборщики непроизводственных помещений.

Управленческий персонал (служащие) – персонал занятый преимущественно умственным, квалифицированным трудом. К служащим относится совокупность административно-управленческого, инженерно-технического и обслуживающего персонала.

Управленческий персонал делится на 3 группы: руководители,  специалисты технические исполнители (другие служащие).

I. Руководители

Принципиальное отличие руководителей от специалистов заключается в юридическом праве принятия решений и наличии в подчинении других работников.

Руководители осуществляют функции управления. Условно руководителей  подразделяют на 3 уровня: высший (организации в целом), средний (основных структурных подразделений), низовой (работающий с исполнителями).

Руководители высшего уровня организации  наделены полномочиями действовать от имени организации, представляя ее интересы в любых инстанциях, включая судебные.

К руководителям относят их заместителей, главных специалистов, государственных инспекторов, которые образуют администрацию организации.

В состав администрации включаются лица, не относящиеся к руководству, но выполняющие вспомогательные управленческие функции, например, сотрудники кадровых служб.

В зависимости от масштабности управления различают:

- линейных руководителей: отвечают за принятие решений по всем функциям управления;

- функциональных руководителей: реализуют определенные функции управления.

Нормативно-правовые документы трудового законодательства содержат рекомендации по определению наименований должностей руководителей и специалистов в соответствии с квалификационными характеристиками  должностей служащих, содержащихся в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Наименования должностей руководителей могут быть следующими:

¾ директор;

¾ руководитель;

¾ начальник;

¾ заведующий.

Они также  могут быть  производственными от наименований специалистов:

¾ главный врач;

¾ главный редактор;

¾ главный бухгалтер.

Наименование  руководителей (и специалистов) могут быть снабжены обозначениями производных должностей. Например:

Вице - (от лат. vice — вместо, наподобие) — частица, прибавляемая в начале слова для обозначения заместителя крупного должностного лица, представителя власти. Как правило, «вице» имеет задачей обозначить «вто­рое» лицо в организации, которое является непосредственным заместите­лем, помощником руководителя по всем (отдельным) частям управления и занимает временно место руководителя на время его отсутствия и бо­лезни. Употребление наименования должностей с частицей вице- характерно для крупных корпораций (вице-президент банка) и для органов власти (вице-губернатор, вице-мэр, вице-премьер).

Заместитель руководителя — лицо, которое выполняет должностные обязанности руководителя на время его отпуска, болезни, отсутствия, увольнения, но вместе с тем, вне необходимости замещения выполняет определенные работы по управлению организацией или обеспечению де­ятельности организации.

Должностной инструкцией заместителя должна быть определена обязанность по замещению руководителя.

Помощник руководителя и специалиста. Помощник - человек помогающий, содействующий) имеет следующие обязанности:

 - общего характера: выполнение работ по поручению руководителя или специалиста (например, помощник юрисконсульта по поручению юрисконсульта может подготовить список нормативно-правовых докумен­тов по заданной тематике; произвести работы небольшого объема по кон­тролю за состоянием дел в органах государственной регистрации юриди­ческих лиц, и т.д.);

 - определенного характера: выполнение как части работ, возложенных на руководителя или специалиста, так и отдельных служебных поручений.

II. Специалисты.

 Специалисты наиболее многочисленная подгруппа служащих, выполняющая работу, которая требует определенной квалификации. Специалисты различного профиля заняты созданием и внедрением в производство новых знаний, знаний в форме теоретических и прикладных разработок, а также разработкой вари­антов решения отдельных производственных и управленческих про­блем, решение которых входит в компетенцию руководителей.

К специалистам относятся лица, обладающие специальными знания­ми, навыками, опытом работы в определенной отрасли экономики, полу­чившие специальность по высшему или сред­нему образованию, подтвержденному при­своением лицу квалификации «дипломированный специалист». В  зависимости от уровня подготовки различают специалистов высшей квалификации (осуществляют руководство производственно-техническими и творческими процессами) и средней квалификации (исполнители работ).

В группу наименований должностей, соответствующих категории «спе­циалисты», входят, например: экономисты, юристы, инженеры, администраторы, программисты, инспектора, художники и т.д.

Специалисты могут быть главными, ведущими, старшими или иметь категорию, характеризуемую номером. В западных  фирмах особо та­лантливо специалистов держат порой «про запас»; их называют «дикие гуси».

III. Технические исполнители (другие служащие)

Эту группу образуют служащие, выполняющие регламентированные и методически проработанные, периодически повторяющиеся работы, относящиеся к деятельности соответствующего структурного подразделения, под контролем непосредственного руководителя. Они осуществляют подготовку и оформление документов, учет, контроль, хозяйственное обслуживание. Наименования должностей технических исполнителей: кассиры, делопроизводители, архивариусы, коменданты и т.д.

Как правило, требования к квалификации технических исполнителей сводятся к на­чальному профессиональному образованию или среднему (полному) об­щему образованию и специальной подготовке по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Классификация персонала организации

Основными характеристиками персонала организации являются численность и структура.

Численность персонала организации зависят от: характера, масштаба, сложности, трудоемкости производственных и управленческих процессов, степени их механизации, автоматизации, компьютеризации.

Эти факторы определяют ее нормативную (списочную) величину. Более объективно персонал характеризуется явочной (фактической) численностью, т.е. числом людей, которые официально работают в организации на данный момент времени.

Структура персонала организации

Структура персонала - это совокупность отдельных групп работников, объ­единенных по какому-либо признаку.

Структура персонала

Организационная структура — это состав и соподчиненность взаи­мосвязанных звеньев в управлении, которые включают аппарат управ­ления и производственные подразделения.

Функциональная структура отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями. Фун­кция управления представляет собой часть процесса управления, вы­деленную по определенному признаку (качество, труд и зарплата, учет и т. д.); обычно выделяют от 10 до 25 функций.

Ролевая структура — характеризует коллектив по участию в творчес­ком процессе на производстве, по коммуникационным и поведенчес­ким ролям. Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам, характеризуют активную позицию в решении проблем­ных ситуаций, в поиске альтернативных решений (генераторы идей, эрудиты, критики). Коммуникационные роли определяют содержание и степень участия в информационном процессе, взаимодействие в обме­не информацией. Выделяют лидеров, связных, координаторов. Поведенческие роли характеризуют типовые психологические модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе, в конфликтных ситуациях (оптимист, нигилист, конформист, кляузник и др.).

Штатная структура определяет количественно-профессиональ­ный состав персонала, состав подразделений и перечень должностей, размеры оплаты труда и фонд заработной платы работников.

Социальная структура — характеризует трудовой коллектив организации как совокупность групп по полу, возрасту, национальному и социальному составам, уровню образования, семейному положению.

Половозрастная структура персонала - соотношение групп по полу (мужчины, женщины) и возрасту. Возрастная структура характеризуется долей лиц, соответствующих возрастов в общей численности персонала. При изучении возрастного состава  персонала различают следующие группировки: 16, 17, 18, 19, 20-24, 25-29, 30-34, 35-39, 40-44, 45-44, 45-49, 50-54, 55-59, 60-64, 65 лет и старше.

Структура персонала по уровню образования (общего и специального) характеризует выделение лиц, имеющих высшее образование, в том числе по уровню подготовки: бакалавр, специалист, магистр, незаконченное высшее, среднее специальное, среднее общее, специальное среднее, начальное образование.

Квалификационная структура персонала – совокупность работников различного уровня квалификации (квалификация  - степень и вид профессиональной обученности, уровень знаний по специальности), необходимой для выполнения определенных трудовых функций.

Структура по стажу может рассматриваться двояко: по общему стажу и стажу работы в данной организации. Общий стаж группируется по следующим периодам: до 16 лет, 16-20, 21-25, 25+30 и т.д.

Стаж работы в данной организации характеризует стабильность трудового коллектива. Статистика выделяет следующие периоды: до 1 года, 1-4, 5-9, 10-14, 15-19, 20-24, 25-29, 30 лет и более.

Социальная структура организации может быть статистической или аналитической.

Статистическая структура отражает распределение персона­ла и движение его в разрезе категорий и групп должностей. Напри­мер, можно выделить персонал основных видов деятельности (лица, работающие в основных и вспомогательных, научно-исследователь­ских и опытно-конструкторских подразделениях, аппарате управле­ния, занятые созданием продукции, услуг или осуществляющие об­служивание этих процессов) и неосновных видов деятельности (ра­ботники ремонтного, жилищно-коммунального хозяйства, подразде­лений социальной сферы). Все они в своих подразделениях занимают должности руководителей, специалистов, рабочих, и основные све­дения о них содержатся в текущей отчетности.

Аналитическая структура определяется на основе специальных исследований и расчетов и подразделяется на общую и частную. В разрезе общей структуры персонал рассматривается по таким при­знакам, как стаж работы, образование, профессия; частная структура отражает соотношение отдельных категорий работников, на­пример, «занятые тяжелым трудом с помощью простейших приспособлений и без них»; «выполняющие работу вручную, не при машинах; «выполняющие ручную работу по обслуживанию машин механизмов», «занятые на обрабатывающих центрах» и проч.

Критерием оптимальности структуры персонала является соотношение численности работников различных должностных групп объемом работ, свойственным каждой должностной группе, выраженным в затратах времени.

Движение персонала

Персонал находится в постоянном движении вследствие приема на работу одних и увольнения других работников.

Процесс обновления персонала организации называется сменяемостью (оборотом) кадров.

Выбытие может быть обусловлено объективными и субъективными причинами, среди которых различают:

§ биологические (ухудшение здоровья),

§ производственные (сокращение штатов),

§ социальные (наступление пенсионного возраста),

§ личные (семейные обстоятельства),

§ государственные (призыв на военную службу).

Текучесть кадров — увольнение сотруд­ника по собственному желанию, а также по инициативе администра­ции. Считается, что нормальная текучесть кадров составляет до 5 % в год.

Повышенный оборот кадров снижает укомплектованность рабочих мест исполнителями, отвлекает от обязанностей высококвалифицированных специалистов для помощи новым сотрудникам, нарушает морально-психологический климат в коллективе, вызывает экономические потери.

Движение кадров отражается в балансе, который содержит данные о численности работников на начало и конец периода, числе посту­пивших и выбывших за период (квартал, год) по специальностям, про­фессиям, категориям, источникам прибытия и причинам ухода.

Показатели по обороту персонала

Движение персонала характери­зуется абсолютными и относительными показателями оборота и теку­чести.

Абсолютные показатели:

Оборот по приему - число лиц, зачисленных на работу после окон­чания учебных заведений по оргнабору, в порядке перевода из других организаций, по распределению, по направлению органов трудоуст­ройства, по приглашению самой организации.

Оборот по выбытию — численность лиц, уволившихся из органи­зации заданный период, сгруппированных по причинам выбытия.

Необходимый оборот по выбытию — уход в армию или на пенсию.

Излишний оборот (текучесть) — уход по субъективным причинам: по собственному желанию, увольнение за нарушение трудовой дис­циплины.

Относительный оборот персонала:

Информация о персонале

 Информация о персонале  включает совокупность всех оперативных сведений о персонале, а также их обработку для кадрового планирования.

Службы управления персоналом (кадровые службы) организации регулярно собирают различные данные о состоянии персонала организации, так называемую «статистику человеческих ресурсов», в которой содержится следующая информация: производительность, издержки на рабочую силу, профес­сиональное обучение, динамика рабочей силы, аттестация сотрудников, резерв на продвижение кадров и др.

Кадровые службы заводят на сотрудников личные дела; составляют проекты приказов по личному составу; справки о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров, графики обучения, отпусков, табели рабочего времени и т.д.

Сведения о персонале можно систематизировать и представить в виде следующей схемы:

Информация о персонале

Каждая организация использует собственные показатели о персонале, отображающие специфику ее деятельности и традиции. Вместе с тем накоплен опыт работы по сбору обобщенных и наиболее распространенных показателей статистики человеческих ресурсов.

В системе управления персоналом организации внедрен ряд унифицированных видов документации:

§ плановая: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, по оплате труда;

§ первичная учетная: учет труда и зарплаты;

§ отчетно-статистическая: численность сотрудников, баланс рабочего времени, средняя зарплата, производительность труда, высвобождение работников;

§ социальное обеспечение: пенсии, пособия, льготы, социальное страхование;

§ организационно-распорядительная: акты, письма, докладные записки, приказы, правила, решения.

Для разработки оперативного плана работы с персоналом СУП (кадровые службы) с помощью специально разработанных анкет собирают следующую информацию:

· сведения о постоянном составе персонала: имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и др.;

· данные о структуре персонала: квалификационная, половозрастная, национальная структура; удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих, квалифицированных рабочих и др.;

· текучесть кадров;

· потери времени в результате простоев, по болезни;

· данные о продолжительности рабочего дня: полностью или частично занятые, работающие в одну, несколько или ночную смену, продолжительность отпусков;

· заработная плата рабочих и служащих: структура ЗП, дополнительная заработная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа;

· данные об услугах социального характера, предоставляемые государством и общественными организациями: расходы на социальные нужды, выделяемые в соответствии с законами, тарифными договорами, добровольно.

Данные, полученные через анкеты, служат как  производственным целям, так и  целям кадрового планирования.

Основные требования к информации о персонале:

В лекции "4.4 Производящие моменты функции" также много полезной информации.

§ актуальность – сведения должны быть свежими, оперативными и своевременными, то есть предоставляться без опозданий;

§ простота – информация должна содержать столько данных и только в том объеме, сколько необходимо в данном конкретном случае;

§ наглядность – сведения должны быть представлены таким образом, чтобы можно было быстро определить главное, избежать многословия, т.е. рекомендуется  использовать таблицы, график, цветное оформление материала;

§ однозначность – сведения не должны быть неясными, их толкование должно быть однозначно;

§ сопоставимость – сведения должны приводиться в сопоставимых единицах и относиться к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и вне ее;

§ преемственность – сведения о кадрах, подаваемые за разные временные периоды, должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы представления.