Организационно-методические основы формирования и функционирования системы контроллинга на предприятии

Лекция 7 Организационно-методические основы формирования и функционирования системы контроллинга на предприятии

1. Служба контроллинга и требования к ее созданию

2. Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия

3. Структура и состав службы контроллинга

1. Служба контроллинга и требования к ее созданию

До сих пор мы говорили о том, что такое контроллинг, ка­кие методы применяются в системе контроллинга, какой инст­рументарий используется. Теперь мы рассмотрим вопрос об организации контроллинговой работы на предприятии, о свое­временном сборе информации и передаче ее наверх, о влиянии мнения службы контроллинга на руководителей. Для  эффективной работы и четкого определения ответственности кон­троллеров на предприятии необходимо создать структурное специальное подразделение — службу контроллинга.

При создании службы контроллинга на предприятии необ­ходимо учитывать следующие основные   требования:

1. Служба контроллинга должна иметь возможность полу­чать необходимую ей информацию из бухгалтерии, фи­нансового отдела, планово-экономического отдела, служ­бы сбыта и службы материально-технического снабже­ния.

2.  Служба контроллинга должна иметь возможность и пол­номочия организовывать с помощью других экономи­ческих служб сбор дополнительной информации, тре­буемой ей для анализа и выводов, но не содержащейся в существующих документах финансово-экономических

Рекомендуемые материалы

служб.

3. Служба  контроллинга должна  иметь  возможность  вне­дрять новые процедуры сбора аналитической информа­ции на постоянной основе. Вопрос о выплате компенса­ции сотрудникам других служб за увеличение нагрузки должны решать руководители, для которых предназначе­на информация службы контроллинга

4. Служба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.

5. Служба контроллинга должна быть независимой от той или иной финансово-экономической службы.

В соответствии с вышеприведенными требованиями воз­никают возможные варианты создания службы контроллинга и ее места в организационной структуре пред­приятия.

2. Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия

Поскольку информация, которую готовит служба контрол­линга, предназначена для заместителя директора по экономике (финансового директора, коммерческого директора) и гене­рального директора, целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую заместителю генерального директора по эко­номике, которому непосредственно подчинены также главный бухгалтер, начальники финансового и планово-экономического отделов (ПЭО), начальник службы сбыта.

В то же время, кроме анализа и констатации текущего по­ложения дел, на предприятии должна проводиться работа по улучшению экономической деятельности, т. е. должен идти ; "процесс непрерывных улучшений". Руководство предприятия может издать приказ о том, чтобы все начали работать по но­вым схемам, составлять новые отчеты в новые сроки, но разрабатывать эти схемы и проверять их дееспособность на практике руководители обычно не могут из-за отсутствия времени, загруженности текущей работой (если кто-то из умных руководителей не загружен текущей работой, то его следует назначить начальником службы контроллинга). Для преодоления такой ситуации на предприятии создается служба контроллинга. Принципиальное отличие службы контроллинга от других финансово-экономических служб состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы   (стратегические задачи).

Часто приходится слышать, что анализом затрат и предло­жениями по оптимизации экономической работы предприятия могут заниматься специально создаваемые временные группы. Допустим, собирается такая lpynna, состоящая из специалистов планового, финансового отделов и бухгалтерии, раз в две неде­ли и ищет решения проблем в области аналитической работы. Похожая организационная форма решения проблем существует во многих западных компаниях. К сожалению, мы не можем согласиться с тем, чтобы аналитическая работа в области затрат велась на такой временной (а следовательно, не вполне серьез­ной) основе. Аналитическая работа — это сис­темная работа, и она требует системного подхода, ра­боты на постоянной основе, ответственности за сроки и ре­зультаты. То же самое относится к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным (и часто единственно приемлемым) вариантом является организация службы кон­троллинга как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, плановым и финансовым отделами.

3. Структура и состав службы контроллинга

В службе контроллинга, состоящей из 3—4 сотрудников (контроллеров), у каждого есть свои должностные обязанности, и в то же время должен соблюдаться командный принцип работы, когда какое-то крупное аналитическое задание со­трудники службы контроллинга выполняют все вместе, по­могая друг другу.

Опыт внедрения контроллинга на ряде крупных российских предприятий показывает, что рациональным является следую­щий состав службы  контроллинга:

•  начальник службы контроллинга;

•  контроллер-куратор цехов;

•   контроллер-специалист по управленческому учету;

•  контроллер-специалист по информационным системам.

Начальник службы контроллинга — наиболее квалифициро­ванный специалист с достаточным опытом работы на предпри­ятии, который "изнутри" знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на предприятии. Начальник службы контрол­линга должен знать бухгалтерский учет и разбираться в техно­логических вопросах работы своего предприятия. Для данной должности, возможно, подойдет заместитель главного бухгалте­ра или начальника планового отдела, а также кто-либо из эко­номистов предприятия. Начальник службы контроллинга несет ответственность за выходящие документы, аналитические рас­четы и прогнозы перед своим непосредственным начальником — заместителем директора по экономике (финансовым дирек­тором), а также перед генеральным директором. Такое положение предъявляет повышенные требования к квалификации и интел­лектуальным возможностям начальника службы контроллинга.

Контроллер-куратор цехов — квалифицированный специа­лист, знакомый с организацией работы и проблемами всех це­хов предприятия, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха. Если предприятие очень крупное и цехов много (больше 10), то на эту должность требуются два че­ловека, которые разделят между собой цеха по группам (например, один возьмет цеха основного производства, другой — вспомога­тельного).

Обязанности   контроллера-куратора  цехов:

•    разработка форм сбора аналитической информации по цехам предприятия;

•   сбор аналитической (плановой и фактической) информа­ции от цехов (центров ответственности);

•   обработка и анализ полученных данных, разработка нор­мативов затрат по цехам и поддержание их актуальности;

•   расчет аналитических показателей работы цехов и пред­приятия в целом;

• прогнозирование выручки, затрат и прибыли с помощью методики контроллинга;

•   анализ  отклонений  фактических данных  от плановых, выявление причин отклонения и установление виновных;

•   составление аналитических отчетов для заместителя ге­нерального директора по  экономике  (финансового ди­ректора);

•   экспертиза управленческих решений, связанных с затра­тами курируемых цехов.

На эту должность целесообразно приглашать экономистов цехов (можно молодых), экономистов планово-экономического отдела, бухгалтерии, финансового отдела, службы сбыта. Здесь решающую роль играют активность и желание работать.

Контроллер-специалист по управленческому учету — специа­лист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции.

Если объемы обрабатываемой информации в службе контрол­линга велики, то создается должность контроллера-специалиста по управленческому учету, в чьи обязанности входит работа с бухгал­терией в плане получения аналитических данных из учетных реги­стров. Основным требованием, предъявляемым к такому специа­листу, является теоретическое и практическое знание бухгалтер­ского учета на предприятии, знание особенностей и недостатков чучёта на данном конкретном предприятии.

Обязанности контроллера-специалиста по управленческому  учету:

• разработка процедур передачи данных из бухгалтерии в службу контроллинга;

•  контроль  за сбором  и  анализом фактической  учетной информации в службе контроллинга;

•   разработка предложений по оптимизации учетного про­цесса в бухгалтерии с позиции аналитической службы;

•    экономическая экспертиза управленческих решений.

Возможно, что во избежание раздувания штата службы кон­троллинга на первом этапе ее существования начальник служ­бы контроллинга сможет лично курировать работу с бухгалте­рией и решать вопросы передачи данных для анализа в службу контроллинга, но если объем работы на данном участке крити­чески велик, а выполнение обязанностей начальника службы контроллинга не позволяет ему решать эту проблему лично, следует подобрать кандидатуру специалиста по управленческо­му учету.

Контроллер-специалист по информационным системам — ква­лифицированный специалист из отдела автоматизации, деталь­но знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу автоматизации контроллинговой работы.

Сбор аналитической информации должен быть максималь­но автоматизирован, чтобы избежать искажений, ошибок и злоупотреблений. Поскольку алгоритм сбора информации и формы отчетности в службе контроллинга свои, специфиче­ские, то целесообразно иметь в штате специалиста, который будет отвечать за автоматизацию контроллинговой работы, за то, чтобы в процессе автоматизации, которую ведет отдел авто­матизации, учитывались потребности службы контроллинга. Существующий на предприятии отдел автоматизации, как пра­вило, занимается автоматизацией "вообще" и руководствуется запросами отдельных финансово-экономических служб (чаще всего бухгалтерии) вместо того, чтобы решать интегрированную задачу создания информационной среды работы предприятия. Контроллер-специалист по информационным системам должен решать свою задачу автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей задачи с задачами автоматиза­ции других служб.

Обязанности контроллера - специалиста по информационным   системам:

• оценка целесообразности автоматизации контроллинго­вой работы на отдельных этапах;

В лекции "Техническое и программное обеспечение информационной системы и информационной технологии управления организацией" также много полезной информации.

•   оценка вариантов и предложений отдела автоматизации по автоматизации контроллинговой работы;

•   расчеты и обоснование  затрат на автоматизацию кон­троллинговой работы;

•   разработка форм для автоматизированного сбора инфор­мации;

•   оптимизация документооборота на предприятии;

• координация работы отдела автоматизации в области ав­томатизации контроллинговой работы;

•   оценка качества функционирования существующих сис­тем автоматизации финансово-хозяйственной деятельно­сти предприятия и выработка предложения по улучше­нию работы этих систем.