Лекции по документообороту и делопроизводству, страница 5

Слайд 4В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:наименование организации (ведомства, структурного подразделения) – автора документа;гриф утверждения;дата;заголовок к текстутекст;подпись;гриф согласования;визы согласования.Пример положения. Слайд 5.Должностная инструкция – это организационно-правовой документ,устанавливающий для работников организации (подразделении) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.Слайд 6.Разработка должностной инструкции вменяется в обязанности руководителяподразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультантом и затем утверждается руководителем организации.Пример. Слайд 722Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач. Слайд 8Различают: Слайд 8 приказы по основной деятельности приказы по личному составуПроекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтероми подписываются директором предприятия.

Приказ вступает в силу с моментаподписания, если в его тексте не указано другого срока. Слайд 8Приказы по основной деятельности формируются на бланке предприятия исодержат следующие реквизиты: Слайд 9 наименование предприятия; наименование вида документа; код организации (ОКПО); дата; индекс; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; подпись; визы; отметка об исполнении документа; отметка о переносе данных на машинный носитель.Текст приказа состоит из двух частей: Слайд 10 констатирующей, в которой отражаются цели и задач предписываемыхдействий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. распорядительной, в которой содержатся предписываемые действия,фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и срокиисполнения.Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом«ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами.Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которыенумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт начинается с указанияконкретного действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме. Далее впункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказаможет содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнениеприказа в целом.Пример. Слайд 11.В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказапо основной деятельности.Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Слайд 1223В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, котораянеобходима в каждом конкретном случае.

Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.Пример. Слайд 13.Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления.Текст решения также состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме:В связи (на основании) /причины издания документа/ /название распорядительного органа/РЕШИЛ (а, о):Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями.Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого лицадолжностных лицСостав реквизитов распоряжения аналогичен составу реквизитов в приказе,однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием срока исполнителя и срока исполнения.В случаях, когда констатирующая часть распоряжения присутствует, текстраспорядительной части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или«ОБЯЗЫВАЮ».3.2 ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВГриф утвержденияДокумент утверждается должностным лицом (должностными лицами) илиспециально издаваемым документом.

При утверждении документа должностнымлицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (безкавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи,инициалов, фамилии и даты утверждения.Например:УТВЕРЖДАЮГенеральный директорОАО «Рога и копыта»___________О.И. Бендер18.12.2005При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)24(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, егодаты и номера, например:УТВЕРЖДЕНприказом директорапредприятия20.03.2006 № 264/18УТВЕРЖДЕНЫпротоколом общегособрания акционеровот 17.03.2006 № 14Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:УТВЕРЖДЕНОприказом директорапредприятия20.12.2003 № 264/18Утверждению подлежат: акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций ); договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, опоставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальнойответственности); задания (на проектирование объектов, на кап.

строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ); инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудовогораспорядка, документационному обеспечению управления); нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.); отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.); перечни (должностей работников с ненормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.) планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектноизыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.); программы (командировок, проведения работ и мероприятий); положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации); расценки на производство работ; структура и штатная численность; тарифные ставки; штатные расписания и изменения к ним; смета расходов средств организации; смета расходов на содержание специалистов организации.Гриф согласованияСостоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должностилица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),25личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования,например:СОГЛАСОВАНОГлавный бухгалтерЗАО «Компания АБВ»__________О.М.Кузнецов24.07.2005Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:СОГЛАСОВАНОПротокол заседания Правлениястраховой компании «АБВ»от 21.09.2005 № 12Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности: с организациями, интересы которых затрагивает документ; с организациями, занимающимися научными исследованиями вобласти, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями (при необходимости); с органами государственного контроля (надзора) в определеннойобласти (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.); с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когдазаконодательством предусмотрена возможность совершенияуправленческих действий только с разрешения этих органов.Виза согласованияИспользуется для внутреннего согласования документов.

Виза показывает,что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяетсянормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.Виза согласования включает: личную подпись визирующего; ее расшифровку (инициалы и фамилию); дату; при необходимости - должность визирующего, например:Начальник отделамеждународных связей18.02.2006К.И.Смехов26При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями.

В этом случае виза дополняетсянадписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визыпроставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:Последовательность согласования документа составитель документа; руководитель структурного подразделения, где составлен документ; заинтересованные должностные лица других подразделенийпредприятия; общественные организации (при необходимости); руководитель финансовой или бухгалтерской службы; заместитель руководителя предприятия, курирующий данноенаправление деятельности; руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен».

Виза ознакомления включает личную подпись работника,ее расшифровку и дату.ПечатьПечать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих правалиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением вцентре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственнойвласти, иные государственные органы и организации в соответствии с УказомПрезидента РФ от 30.11.93 г № 2050.В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные.