Лекции по документообороту и делопроизводству, страница 2

В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственныхслужащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.Характерные черты периода:1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собойодновременно и место приема посетителей (присутствие), и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – всундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении,а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указателидля наведения справок о документах.2.

Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму –столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листовбумаги.Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и самиместа склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела.

Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотнаяиспользовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась иначала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое.

Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» думного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов.6(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документовобеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры, из местных учреждений в приказы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.5.

Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст, но уже существовали сложившиесяобороты для каждого вида документа.6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документепроставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навестисправки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что егоорганизация регламентировалась законодательством. Период коллежского делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскуюбюрократическую систему, определившую современную работу с документами.Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».Характерные черты периода:1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробнопроработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) идвижения дел (документооборот).

Регламент даже определяет, как должны бытьустроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (подвое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа веласькруглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работуу канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.2.

Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги,сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадейсоставляли книгу.5.В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие иисходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., применяющиеся и в современном делопроизводстве.6.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.7. Стали развиваться различные системы документации: финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кредит», «баланс»; военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции;7договорная международная - ноты, меморандумы, депеши; судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры; статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернскиесводки.4 этап.

Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством. В сфере управления появились министерства, ана смену коллегиальности пришло единоначалие министров.Характерные черты периода:1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства министерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.2.

Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Всевходящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно проводилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостяхвелись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В концегода составлялась общая ведомость по министерству.4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись набланках с угловым расположением реквизитов.

В состав реквизитов бланка входили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлятьтипографским способом.5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.6. Издавались сборники образцов документов – письмовники.5 этап.

Советский период государственного делопроизводства (1917 –1990 гг.).Характерные черты периода:1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие,солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования).2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства(Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению новогоканцелярского оборудования и средств оргтехники.

При ИТУ был создан Кабинетстандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).83. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента вистории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»:каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.4.

В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству.5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства(ЕГСД).ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив.6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы.7. В 1980-е гг.

разработаны унифицированные системы документации (УСД) сцелью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов.Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.1.4.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВАНормативная база делопроизводства – это совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки,хранения и использования документов в процессе деятельности организации.Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты: Законодательные и правовые акты РФ; ГОСТы; Нормативные документы; Классификаторы; Государственная система документационного обеспечения управления.Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации: Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации»,закон РФ «Об Архивном фонде и архивах» Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения обАрхивном фонде РФ»9 Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ» Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационномобмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» Правовые акты органов правительственной и исполнительной властисубъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства.Государственные стандарты (ГОСТы) на документациюОформление служебных документов строго регламентировано стандартами.Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект посвоим признакам, свойствам, качествам.Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик.