Лекции по документообороту и делопроизводству, страница 3

Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления.НаименованиеСодержаниеГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта Россииот 3 марта 2003 г. N 65-ст.ГОСТ Р 51141-98ГОСТ 6.10.1-88ГОСТ 6.01.1-87Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определенияУнифицированные системы документации (УСД). ОсновныеположенияЕдиная система классификации и кодирования техникоэкономической информации. Основные положенияГОСТ 6.10.5-87Унифицированные системы документации (УСД). Требования к построению формуляра - образцаГОСТ 6.10.4-84Унифицированные системы документации (УСД).

Приданиеюридической силы документам на машинном носителе имашинограмме, создаваемым средствами вычислительнойтехники. Основные положенияГОСТ 6.10.3-83Унифицированные системы документации (УСД). Записьинформации в коммуникативном форматеТребования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.10Нормативные документы1.

Межотраслевые нормативы времени на работы по документационномуобеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов потруду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкостиработ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат Нормы затрат времени по документационному обеспечениюуправления (обработка, регистрация, учет количества и контрольисполнения документов, ведение картотек и т.д.) Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.)2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационногообеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций.

Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени длясоставления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат,проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии идокументационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы суправленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока: Нормы времени на работы по документационному обеспечениюуправления (разработка должностных инструкций, номенклатурыдел организации и т.д.) Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.)КлассификаторыДля использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны бытьприсвоены специальные коды.Классификатор – документ, содержащий систематизированный переченьнаименований объектов и их кодов.По содержанию классификаторы делятся на 3 типа:1.

Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).Государственная система документационного обеспечения управления(ГСДОУ)11ГСДОУ появилась в 1990 г. и устанавливает единые требования к организации работы с документами. К основным целям ГСДОУ относятся: Совершенствование работы аппарата управления; Упорядочение документооборота и повышение качества документов; Сокращение количества документов; Построение информационно-поисковых систем; Создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информацииПо положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.В 1993 г.

положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.122. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮДОКУМЕНТОВ1. Классификация документов.2. Правила составления документов.3. Язык документов.2.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВДокументы можно классифицировать по различным признакам. Наиболееупотребительными из них являются:1. По характеру информационных связей предприятия: внешние – нормативные документы вышестоящих органов (налоговойслужбы, органов соцзащиты), а также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций; внутренние – документы, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия.2.

По назначению в процессе управления: организационные – устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников; распорядительные – приказы, распоряжения и решения по основнойдеятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю», «Обязываю», «Решил»); документы по личному составу – документы устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. К ним относятся приказыпо личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате; информационно-справочные – письма, справки, факсы, докладные записки, телефонограммы и т.д.3.

По направленности документопотока: входящие – поступившие от других организаций; исходящие – документы, которые отправляются другим организациям; внутренние – имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию для решения внутрипроизводственных задач.4. По содержанию: первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные; сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.5. По типу носителя: бумажные; электронные – документы, выполненные с использованием прикладной программы и хранящиеся на машинном носителе.136.

По форме: индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняетсяпри составлении; типовые – созданные для группы однородных предприятий.7. По срокам исполнения: срочные – требующие исполнения в определенный срок, несрочные – для которых срок исполнения не установлен;8. По виду оформления: подлинники – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз; копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (спометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядкесоответствующим должностным лицом.

На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядкеставятся подпись руководителя и печать. выписки – документы, содержащие сведения из того или иного разделаподлинника. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. дубликаты – документы, выдаваемые в случае утери подлинного документа и имеющие одинаковую юридическую силу с подлинником.9. По сложности: простые – посвящены одному вопросу; сложные – охватывают несколько вопросов.10.

По происхождению: служебные – затрагивают интересы предприятия; личные – касаются конкретного лица и являются именными.2.2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается такжеиспользование форматов А3 и А6 (см. слайд).Каждый документ, оформленный на бланке, должен иметь поля (см.

слайд).На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета.Большая часть документов оформляется на бланках организаций.Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постояннойинформацией и местом, отведенном для переменной информации.Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны наПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан переченьиз 29 реквизитов.14Наименование реквизитаКод реквизита12Государственный герб РФГерб субъекта РФЭмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)Код организации по ОКПОКод формы документа по ОКУДНаименование организацииСправочные данные об организацииНаименование вида документаДата документа (ограничительная отметка)Регистрационный номер документа (ограничительная отметка)Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительнаяотметка)Место составления или издания документаГриф ограничения доступа к документуАдресат (ограничительная отметка)Гриф утверждения документаРезолюцияЗаголовок к тексту (ограничительная отметка)Отметка о контроле (ограничительная отметка)Текст документаОтметка о наличии приложенияПодписьГриф согласования документаВизы согласования документаПечатьОтметка о заверении копииОтметка об исполнителеОтметка об исполнении документа и направлении его в делоОтметка о поступлении документа в организациюОтметка для автоматического поиска документа0102030405060708091011121314151617181920212223242526272829Каждый реквизит имеет три части: заголовочную (содержит реквизиты, расположенные до текста), котораяв свою очередь делится на левую и правую половины; основную (содержательную), содержит информацию по сути документа; оформляющую (содержит реквизиты, расположенные после текста)Реквизиты бланка.В зависимости от типа и назначения документ может содержать не все реквизиты.

Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу.В эту группу входят следующие реквизиты: (см. слайд)15Наименование организации должно соответствовать полному официальномуназванию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документахзарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается егоуказание в реквизите после полного наименования.Помимо непосредственно наименования организации довольно часто набланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, и справочные данные об организации СлайдСведения об организации.