Лекции по документообороту и делопроизводству

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО1. Документ в системе управления.2. Основные понятия делопроизводства и документооборота.3. История развития делопроизводства в России.4. Нормативная база делопроизводства1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯОсновным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективноорганизовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого всамом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе — комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера.

Нормативные и методические документыпо делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизациии защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включенияинформации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положениемоб Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральнойархивной службе России (утверждено постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов вделопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируетразвитие государственной системы делопроизводства и унифицированных системдокументации.Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и системдокументации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.21.2.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ИДОКУМЕНТООБОРОТА.Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которыхфиксируется разнообразная информация.Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальномносителе и имеющих правовую основу.Вышестоящиеорганызаконы,указаниянормыотчетыАдминистрацияакты,протоколы,заключениярешенияСлужбыуправленияСлужбыделопроизводстваСлужбыконтроляслужебные записки,отчетностьприказы,заданияИсполнителиРис.

1. Информационные процессы предприятияСоставной частью управления любой организационной системой являетсяделопроизводство.Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящеевремя термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е.ведение документации.Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом созданиядокументов и организацией работы с ними.Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.Основные задачи делопроизводства: создание документов, т.е.

фиксация их на каком-либо носителе; передача документов для их последующего исполнения или принятиярешений;3 регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением; систематизация и хранение документов, быстрый поиск документовпо мере надобности.Формы организации делопроизводства:Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Эта форма характерна для мелких учреждений.Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этомв каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.Документирование – это регламентированный процесс записи информациина бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на: простые средства (ручки, карандаши) механические и электромеханические средства (пишущие машинки,магнитофоны, фото-, кино- и видео техника) автоматизированные средства (компьютерная техника).Документирование предполагает соблюдение установленных правил записиинформации, специфических для каждого типа документов.

Соблюдение этихправил придает юридическую силу создаваемым документам.Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое емудействующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных вустановленной стандартом последовательности.Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований ких оформлению.Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения ипередачи в архив.4Продвижение документа происходит:1.

В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.Организация документооборота на предприятии (см. слайд)Различают внешний и внутренний контуры документооборота.Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которыепоступают на предприятие извне.

Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.Если документ создается в самой организации, то возникает внутреннийконтур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документачасто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях).Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц.Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.1.4.

ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИДо Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников(хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).Период Древнерусского государства – это период постепенного складываниятрадиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защитыот несанкционированного доступа и подделки.Характерные черты периода:1.

Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщикии дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик.3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, врезультате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи насклейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированногодоступа на стадии хранения и использования.К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Материалы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до5кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей.

Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, вторжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма служил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах«хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой документа была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, аиз знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).Период становления и развития государственного делопроизводства принятоназывать приказным периодом, по названию первых государственных учреждений– приказов.