Лекции по документообороту и делопроизводству (848461)

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО1. Документ в системе управления.2. Основные понятия делопроизводства и документооборота.3. История развития делопроизводства в России.4. Нормативная база делопроизводства1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯОсновным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективноорганизовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого всамом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе — комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера.

Нормативные и методические документыпо делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизациии защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включенияинформации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положениемоб Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральнойархивной службе России (утверждено постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов вделопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируетразвитие государственной системы делопроизводства и унифицированных системдокументации.Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и системдокументации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.21.2.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ИДОКУМЕНТООБОРОТА.Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которыхфиксируется разнообразная информация.Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальномносителе и имеющих правовую основу.Вышестоящиеорганызаконы,указаниянормыотчетыАдминистрацияакты,протоколы,заключениярешенияСлужбыуправленияСлужбыделопроизводстваСлужбыконтроляслужебные записки,отчетностьприказы,заданияИсполнителиРис.

1. Информационные процессы предприятияСоставной частью управления любой организационной системой являетсяделопроизводство.Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящеевремя термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е.ведение документации.Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом созданиядокументов и организацией работы с ними.Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.Основные задачи делопроизводства: создание документов, т.е.

фиксация их на каком-либо носителе; передача документов для их последующего исполнения или принятиярешений;3 регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением; систематизация и хранение документов, быстрый поиск документовпо мере надобности.Формы организации делопроизводства:Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Эта форма характерна для мелких учреждений.Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этомв каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.Документирование – это регламентированный процесс записи информациина бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на: простые средства (ручки, карандаши) механические и электромеханические средства (пишущие машинки,магнитофоны, фото-, кино- и видео техника) автоматизированные средства (компьютерная техника).Документирование предполагает соблюдение установленных правил записиинформации, специфических для каждого типа документов.

Соблюдение этихправил придает юридическую силу создаваемым документам.Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое емудействующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных вустановленной стандартом последовательности.Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований ких оформлению.Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения ипередачи в архив.4Продвижение документа происходит:1.

В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.Организация документооборота на предприятии (см. слайд)Различают внешний и внутренний контуры документооборота.Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которыепоступают на предприятие извне.

Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.Если документ создается в самой организации, то возникает внутреннийконтур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документачасто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях).Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц.Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.1.4.

ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИДо Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников(хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).Период Древнерусского государства – это период постепенного складываниятрадиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защитыот несанкционированного доступа и подделки.Характерные черты периода:1.

Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщикии дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик.3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, врезультате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи насклейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированногодоступа на стадии хранения и использования.К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Материалы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до5кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей.

Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, вторжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма служил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах«хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой документа была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, аиз знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).Период становления и развития государственного делопроизводства принятоназывать приказным периодом, по названию первых государственных учреждений– приказов.

Характеристики

Тип файла PDF

PDF-формат наиболее широко используется для просмотра любого типа файлов на любом устройстве. В него можно сохранить документ, таблицы, презентацию, текст, чертежи, вычисления, графики и всё остальное, что можно показать на экране любого устройства. Именно его лучше всего использовать для печати.

Например, если Вам нужно распечатать чертёж из автокада, Вы сохраните чертёж на флешку, но будет ли автокад в пункте печати? А если будет, то нужная версия с нужными библиотеками? Именно для этого и нужен формат PDF - в нём точно будет показано верно вне зависимости от того, в какой программе создали PDF-файл и есть ли нужная программа для его просмотра.

Список файлов лекций