Лекции по документообороту и делопроизводству, страница 4

ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочныхреквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адресэлектронной почты и др.Наименование вида документа указывается при подготовке документа наобщем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четковыделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.Дата документа обеспечивает юридическую силу документа.

Датой документа является: дата подписания (для приказов, писем, факсов); дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций); дата события, которое зафиксировано на документе.Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписания.Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемьцифр и разграничительные точки. Слайд.Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенноцифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного). Каждый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятии.Реквизиты дата и регистрационный номер оформляются в одной строке документа и выравниваются по левому краю.

Слайд.При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже.Реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответамина запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.).Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу.

Слайд.Указом Президента установлены три степени секретности: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Использование этих грифов на документах, не содержащих государственной тайны, не допускается.16Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента от 06.03.1997 г. Конкретное наименование грифов в нем не оговорено.Практически используются грифы «Для служебного пользования» (ДСП), «конфиденциально», «строго конфиденциально» и пометки типа «лично», «только адресату» и т.д.Адресат располагается в правом верхнем углу документа.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.Наименования организации и ее структурного подразделения указывают вименительном падеже. Слайд.Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Слайд.Этот порядок адресования распространяется также на внутреннюю перепискупредприятия, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.Если документ отправляют в несколько однородных организаций, имя указывают обобщенно.

Слайд.При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4-х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если более 4-х адресатов, то составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовыйадрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: наименование адресата (название организации или ФИО); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта; название области, края, автономного округа; страна (для международных почтовых отправлений) почтовый индекс.Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом ивключает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Резолюция содержит распоряжение руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе. Если в резолюции указанынесколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным заорганизацию и выполнение задания (без пометки «ответственный»).Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюцийони проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.Допускается оформление резолюции на отдельном листе.17Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и долженотвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?».

На него отводится 10 см влевой половине заголовочной части и он должен занимать не более 2 строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Слайд.Короткие документы на формате А5 создаются без заголовкаОтметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнениекоторых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль»,проставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения выполнения установленных сроков.Существует два вида срока исполнения документа: типовой – срок исполнения документа, установленный нормативноправовым актом; индивидуальный – срок исполнения, установленный распорядительнымдокументом вышестоящей организации или указанный в резолюции руководителя.Текст документа – основная часть документа, несущая информацию.

Текстпечатается с междустрочным полуторным интервалом (для формата А5 можноодинарный интервал). Отступ в 1 строке рекомендуется 1,25 смОтметка о наличии приложенияЕсли документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличииприложения оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л.

в 2 экз.При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров. Приложения при этом нумеруютсяПриложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.2. Перечень на 10 л. в 2 экз.Слово «Приложение» вне зависимости от количества документов употребляется в единственном числе.Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают егонаименование, количество листов и количество экземпляров.Приложение: 1. Акт сдачи-приемки работ на3 л.

в 2 экз.2. Перечень объектов для внедрения на 10 л. в 2 экз.Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличииприложения делается по следующей форме, например:18Приложение: письмо ОАО «Стройсервис» от26.07.2004 № 168/07-12 и приложение кнему, всего на 3 л.Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение №», при необходимости его номер, наименование, дату и индекс основного документа, например:Приложение 1к письму ОАО «Стройсервис»от 26.12.2003 № 168/07-12Подпись – обязательный реквизит для каждого документа.

В его состав входит: наименование должности, личная (рукописная подпись), расшифровка. СлайдСогласно ГОСТу инициалы пишутся перед фамилией.Если документ оформляется на бланке предприятия, то в указание должностине входит наименование учреждение. В противном случае под названием должности указывается наименование предприятия.Слайд.При подписании документа несколькими должностными лицами их подписирасполагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне19ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ.При составлении документов необходимо соблюдать следующие требованияк управленческой информации: Слайд 2. полнота; доступность; оперативность; достоверность.Составление управленческих документов имеет две особенности: Слайд 3. ограниченная тематика документов; однотипные повторяющиеся управленческие ситуации, в которых составляются документы.Поэтому при составлении управленческих документов используются распространенные языковые формулы и официально-деловой стиль оформления.Языковые формулы – это готовые сочетания (шаблонные, стандартные фразы), часто повторяющиеся в документах.

Слайд 4Примеры языковых формул: Слайд 4Многие языковые формулы выступают как важные с юридической точки зрения части текста. Слайд 5.Официально-деловой характеризуется: Слайд 6 краткостью; ясностью; точностью; отсутствием эмоциональной окраски.Краткость достигается исключением речевой избыточности. Слайд 7.Ясность определяется четкими и продуманными формулировками и отсутствием логических ошибок.

Слайд 8.Точность (четкость) изложения предполагает однозначность (адекватность)понимания текста. Слайд 9.Нейтральный тон не допускает субъективных (личных) моментов в деловойпереписке. Слайд 10.Общие требования к тексту документов:Построение предложений.1. При составлении деловых документов принято использовать простые распространенные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме «Обоснование»  «Действие»  «Объект». Слайд 112. Двусоставные предложения могут строиться по одной из двух схем:«Обоснование»  «Субъект действия»  «Действие» или «Субъект действия» «Обоснование»  «Действие». Слайд 12.3.

Для выражения действия часто вместо глагола используется конструкция изглагола и отглагольного существительного. Слайд 13.4. Употребление глаголов в форме первого и второго лица ограничено. Глаголы в форме первого лица единственного числа используются только в распоряди20тельных документах, подписываемых директором («приказываю», «разрешаю»), ив личных документах – заявления, расписках и т.д. Слайд 14.5. В переписке от третьего лица местоимения заменяются существительными.Слайд 15.213. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВУПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ3.1.

Организационно-распорядительные документы3.2. Порядок утверждения и согласования документов.3. Документы оперативной информации3.1 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций,учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями игражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Слайд 2В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:наименование организации (министерства, ведомства) – автора документа;дата;гриф утверждения;текст;подпись.Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава.Слайд 3.Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядокформирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.