Министерство транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

ФГБОУ ВО «ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»

Хабаровск – 2017

Содержание

Введение 4

1 Теоретические сведения организации конфиденциального документооборота на предприятии 7

1.1 Методы раскрытия конфиденциальной информации 9

1.2 Задачи и особенности конфиденциального документооборота 11

1.3 Организация конфиденциального документооборота 14

1.4 Цели и задачи отдела конфиденциального документооборота 21

2 Анализ исходных данных. Обоснование необходимости внедрения рекомендаций 27

2.1 Программная и техническая архитектура предприятия 29

2.2 Открытый документооборот и защита информации 30

3 Рекомендации по организации и защите конфиденциального документооборота на предприятии 36

3.1 Внедрение бумажного конфиденциального документооборота 36

3.2 Внедрение электронного документооборота 39

3.3 Обновление операционной системы (ОС) 46

Заключение 48

Список используемых источников 50

Приложение А 51

Приложение Б 52

Приложение В 53

Приложение Г 54

Приложения Д 55

Приложение Е 56

Приложение Ж 57

Приложение З 58

Приложение И 59

Введение

На данное время вопрос защиты информации очень актуален. Повышается востребованность этой отросли. Многие предприятия уже не просто задумываются о защите информации, а активно внедряют методы и способы защиты. Их можно поделить на три вида: организационно-нормативные, программно-аппаратные и технические.

Предприятие может понести колоссальные убытки при утечки конфиденциальной информации, и эти суммы могут превысить, те затраты, которые бы компания потратила на меры по защите информации.

Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Делопроизводство – это непрерывный процесс движения уже сформированных документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Правильный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления.

Наиболее уязвимые документы, те что содержат в себе конфиденциальную информацию. Конфиденциальному делопроизводству подлежат документы, которые содержат в себе сведения, составляющие служебную и коммерческую тайны, а процесс их изготовления и организации работы с ними – конфиденциальным делопроизводством.

Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования.

В условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, все чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленным как правило, в большинстве случаев, организации и предприятии используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного практичного и долговечного хранения.

Однако бумажные носители не имеют ни каких специальных степеней безопасности, как электронный и другие виды носителей, поэтому вся ответственности за сохранности бумажных документов ложиться на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

Технология и организация конфиденциального делопроизводства не зарегламентированы нормативными актами. Этим должен заниматься обладатель конфиденциальных документов, обращая внимание на специфику деятельности предприятия. Но важно учитывать определенные нормы и правила работы с конфиденциальными документами, которые обеспечивают необходимый уровень работы предприятия, целостность документов и конфиденциальность информации, находящейся в них.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной формации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Цель работы: разработка системы ведения конфиденциального документооборота на предприятии.

Задачи:

• исследование предприятия и анализ методов ведения документооборота;

• структурирование информации, обрабатываемой на предприятии;

• разработать рекомендации по ведению конфиденциального документооборота на предприятии и его защите.

Конфиденциальное делопроизводство имеет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства. Все рекомендации, который в процессе выполнения работы, сформируются для предприятия, будут объединены в инструкцию по конфиденциальному документообороту на предприятии.

Инструкция по конфиденциальному документообороту – это основной документ на предприятии, в котором определены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения документа с грифом конфиденциальности - от момента его создания до списания в дело или уничтожения.

1 Теоретические сведения организации конфиденциального документооборота на предприятии

По уровню доступности документы делятся на две категории: общедоступные, с ограниченным доступом. Общедоступными называются открытые документы. Документы с ограниченным доступом – это документы, работа с которыми может производиться только при специальному разрешению уполномоченных лиц.

Работа с документами открытой категории входит в сферу действия открытого делопроизводства.

Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности нескольких типов делопроизводства. Разделение зависит от информации, которая находится в документе.

Перечень сведений конфиденциального характера приведен в Указе Президента РФ от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" [1]. Исходя из него, можно определить виды тайн, которые приведены на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Виды тайн

На коммерческих предприятиях наиболее распространена коммерческая тайна. Рассмотрим этот вид тайны более подробно на рисунке 1.2.

Р
исунок 1.2 – Коммерческая тайна

Конфиденциальное делопроизводство – это деятельность предприятия, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Под документированием следует понимать процесс подготовки и изготовления конфиденциального документа, под организацией – его учет, размножение, отправление, прохождение, исполнение, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.

1. Методы раскрытия конфиденциальной информации

Конфиденциальная информация обязательно должна быть защищена от утраты и от утечки.

Утечкой конфиденциальной информации является неправомерное раскрытие такой информации за пределами защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если раскрытие привело к получению информации лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа, независимо от того, работают или не работают такие лица на данном предприятии обусловлены уязвимостью информации.

Под уязвимостью информации понимают, ее доступность для дестабилизирующих воздействий – это воздействия, которые нарушают установленный статус информации. Нарушение статуса любой документированной информации включается в нарушении ее физической сохранности, логической структуры и содержания, доступности для правомочных пользователей. Нарушение статуса конфиденциальной документированной информации дополнительно включает нарушение ее конфиденциальности (закрытости для посторонних лиц).

К формам уязвимости документированной информации относятся:

• хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

• потеря носителя информации (утеря);

• несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

• искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);

• блокирование информации;

• разглашение информации (распространение, раскрытие).

Любая из вышеперечисленных форм уязвимости документированной информации может быть реализована в ходе преднамеренного или случайного дестабилизирующего воздействия на носитель информации или на саму информацию со стороны источников воздействий. К таким источникам можно отнести людей, технические средства обработки передачи информации, средства связи, стихийные бедствия и др.

Способы дестабилизирующего воздействия на информацию: копирование, записывание, передача, съем, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения информации, вывод (или выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи информации, физическое воздействие на информацию и др.

Реализация выше изложенных форм уязвимости документированной информации может привести к утрате информации или ее утечки.

Хищение и потеря носителей информации, несанкционированное уничтожение носителей информации или только отображенной в них информации, искажение и блокирование информации приводит к утрате документированной информации. Утрата может быть безвозвратной или временной, полной или частичной. И всегда приносит ущерб собственники информации.

Разглашение конфиденциальной документированной информации приводит к ее утечке. Распространение или разглашение конфиденциальной информации значит несанкционированная передача информации лицам, не имеющих права доступа к ней. Так же в результате потери носителя на котором находилась конфиденциальная информация или в случае хищения носителя.

1. Задачи и особенности конфиденциального документооборота

Для документирования конфиденциальной информации и организации работы с ними должны быть созданы условия обеспечения их защиты. Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

• документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

• защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Цель первой задачи: организовать циклическое функционирование конфиденциальной работы в сфере любой направленности. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов. Полноту документной информации характеризует ее объем. Он должен быть полным и понятным для принятия управленческих решений и выполнения производственных задач, но так же важно, что бы информация была необходимой, не содержащей избыточной и не нужной для функционирования предприятия. Достоверность документированной информации определяется по ее соответствию объективному состоянию вопросов и юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления необходимых реквизитов. Обработка информации должна быть своевременной, она должна быть актуальна на протяжении решения вопросов, к которому она относится. Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов. Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, так и последующего использования документной информации.

Цель второй задачи: обеспечить сохранность и конфиденциальность документированной информации. Это требует создание и поддержание особенных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту их и информации, содержащейся в них.