диплом Бурдастова Э.Д (1191800), страница 7

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 7)

3.3. Все виды журналов, предназначенные для учёта документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все страницы в них пронумерованы. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается количество содержащихся в нём листов, которое заверяется подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью (приложение № 6). Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись.

В журналах учёта отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации. Исправления в журналах заверяются подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью.

1. Группировка конфиденциальных документов в дела

1. В номенклатуры дел предприятия в обязательном порядке включаются дела с грифом «Конфиденциально» и журналы учёта конфиденциальных документов.

2. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела отдельно от документов открытого характера.

4.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «К».

4.4. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нём. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ.

4.5. Все подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом нижнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется внутренняя опись (приложение № 7), которая заполняется по мере подшивки в дело документов.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Листы ознакомления с распорядительными конфиденциальными документами (приложение № 7, примечание) подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

По окончании дел в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в неё документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

4.6. Законченное дело с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Опечатывание дел производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати, которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела.

4.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью председателя Комиссии. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

4.8. Приём дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение № 8). Дела передаются с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.

1. Хранение конфиденциальных документов

5.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в сейфах или запираемых шкафах.

5.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает работник, получивший этот документ в пользование под расписку.

5.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому производится с обязательной отметкой в журнале (приложение № 2), или по реестру (приложение № 3).

5.4. При замене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый генеральным директором (приложение № 8).

5.5. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д.

В необходимых случаях генеральный директор может в письменной форме разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п.

5.6. Командированным работникам под их личную ответственность, с письменного разрешения генерального директора разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы.

5.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность генеральный директор.

По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, проводится служебное расследование и составляется акт, который представляется генеральному директору для принятия решения.

1. Тиражирование конфиденциальных документов

1. Тиражирование документов, содержащих конфиденциальную информацию, большого объёма или требующих снятия значительного числа копий, производится на основании письменной заявки руководителя отдела, в интересах которого будет производиться тиражирование, с письменного разрешения генерального директора.

В заявке указывается полное наименование документа, гриф конфиденциальности, количество листов и тираж.

6.2. Заявка, с письменным разрешением генерального директора, и документы, предназначенные для тиражирования, представляются сотруднику, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства (передача осуществляется по реестру – приложение № 3).

6.3. Работы по тиражированию конфиденциальных материалов, а также уничтожению пробных и бракованных копий документов проводятся в присутствии сотрудника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

6.4. Копирование конфиденциальных документов осуществляется только лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии с письменной резолюцией руководителя отдела, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты.

6.5. После размножения документов в Журналы регистрации конфиденциальных документов вносится соответствующая отметка о количестве полученных копий «Дополнительно размножено ___ экз.», в соответствующей графе (приложения № 4 – отметка о тиражировании). Дополнительно размноженные документы учитываются за номером основного документа. При этом запись о дополнительно отпечатанных экземплярах производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 4/1, где «4» – экземпляр размножаемого документа, а «1» – порядковый номер размноженной копии.

На оборотной стороне документа проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий.

1. Пересылка конфиденциальных документов

7.1. Пересылка печатных материалов с конфиденциальной информацией в другие организации производится курьерской службой, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется.

7.2. В случае доставки адресатам пакетов с конфиденциальными документами курьерами документы им выдают под роспись в Журнале выдачи конвертов (пакетов) с грифом конфиденциальности (приложение № 10). Доставка конфиденциальных конвертов (пакетов) осуществляется на служебном транспорте. Конверты (пакеты) передаются адресатам по реестру (приложение № 11), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется печать получателя.

Конфиденциальные документы запрещается передавать по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет и другим без использования мер защиты.

7.3. При направлении конфиденциальных документов на несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов (приложение № 12). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем отдела - исполнителя документа.

1. Уничтожение конфиденциальных документов

1. Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, производится Комиссией, на основании докладной записки руководителя подразделения. В докладной записке указывается обоснование уничтожения конфиденциальных документов.

2. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста.

3. Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется Комиссией соответствующим актом, утверждаемым генеральным директором (приложение № 13).

4. После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов и изданий, в номенклатурах и описях дел, проставляется отметка «Уничтожено. Акт № __ от ___ (дата)».

9. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

9.1. По окончании календарного года Комиссией проводятся внутренние проверки наличия конфиденциальных документов на предприятии.

Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путём сверки журналов учёта с фактическим наличием документов, а также отметок об уничтожении или отправке документов в этих журналах с актами и реестрами.

В журналах учёта, переходящих из года в год, все произведённые отметки об отправке, уничтожении и переучёте конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя Комиссии.

9.2. К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам, неисполненные конфиденциальные документы подлежат перерегистрации в журналах учёта нового года, а в старых журналах производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учётных номеров.

9.3. По результатам работы Комиссии составляется акт проверки (приложение № 14), который утверждается генеральным директором. В акте указываются результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.

10. Учёт лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации,

и лиц, которым такая информация была

предоставлена или передана

10.1. На предприятии ведётся учёт:

• работников отделов, получивших доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа (далее – конфиденциальная информация), а также его контрагентов, и информации, к которой они получили доступ;

• должностных лиц органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления, получивших доступ к находящейся в ведении структурного подразделения конфиденциальной информации, в период проведения ими проверок либо иных мероприятий, проводимых в рамках полномочий данных органов власти, а также информации, к которой они получили доступ;

• органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления, которым была предоставлена в соответствии с их мотивированными требованиями (запросами) находящаяся в ведении отдела конфиденциальная информация, и переданных им материалов;

10.2. Контроль и учет за соблюдением порядка учёта лиц вышеуказанных категорий осуществляет сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, в Журнале учёта лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации, и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана (приложение № 15).

10.3. О лицах, получивших доступ к конфиденциальной информации, и лицах, которым такая информация была предоставлена или передана, отделы ежеквартально уведомляют в письменном виде генерального директора.

11. Ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящей Инструкции

11.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных настоящей Инструкцией, несет сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, а также работники предприятия, назначенные ответственными за конфиденциальное делопроизводство, и допущенные к работе с конфиденциальными документами в соответствии с настоящей Инструкцией.

Приложение № 1

Предприятие

Краткое содержание документа

Т е к с т

Приложение: План …, конфиденциально, № …, экз. № 1, на 12 л.

(если приложение не остается у исполнителя, после количества листов указываются слова «только адресату»).

Генеральный директор

________ ___________ ______________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

Уч. № …

(№ по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации)

Характеристики

Список файлов ВКР