Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения.

Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии. Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий. Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела.

Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь раздельную по видам тайны ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно. Пример журнала в приложении Е.

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. При учете поступивших конфиденциальных документов, следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета. Журнал имеет следующие графы, смотреть в приложении Ж.

Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале, имеющих следующие графы, смотреть в приложении З.

Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы помещаются в обложку и брошюруются (прошиваются), если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается прописью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. На текстовых документах учетные номера, присвоенные по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляются гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра.

1.4 Цели и задачи отдела конфиденциального документооборота

Для конфиденциального делопроизводства необходимо создать отдельное подразделение, в обязанности которого будут входить изготовление, учет, хранение и обработка документов.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть обособленным подразделением, подчиненное руководителю компании, или быть в составе других подразделений, смежных по обязанностям, например, служба безопасности, служба защиты информации.

Если предприятие имеет небольшой штат и организация целого отдела не целесообразно и не экономически выгодно, то допускается назначение ведения основного документооборота на одного сотрудника. Так же у него должен быть помощник на время отпуска или нетрудоспособности. Это обязательно должно быть закреплено в организационно-распорядительной документации.

Наименование, структуру и статус отдела конфиденциального делопроизводства устанавливает руководитель предприятия. На определение этого влияет объем конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства – это составная часть системы защиты коммерческой и служебной тайны, орган, осуществляющий, координирующий и контролирующий работу с конфиденциальными документами.

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, права и ответственность его руководителя должны быть зарегламентированны в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц – в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам – образование и стаж работы на аналогичной должности.

Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, определяющими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.

При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности предприятия, но и способствовать предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации.

Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами.

Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей прав работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства:

• участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией;

• внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ;

• привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов;

• участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации.

В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ.

В соответствии с Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ О коммерческой тайне сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную либо гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.

Все сотрудники, принимаемые на работу в отделы по работе с конфиденциальной информацией, дают письменное обязательство по соблюдению режима конфиденциальности. Это фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Отдел конфиденциального делопроизводства должен иметь служебное помещение для хранения конфиденциальных документов. Помещение должно быть оснащено оборудование и техническими средствами, в которые водит ЭВМ. Для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска. Помещение должно быть оснащено противопожарной и охранной сигнализацией.

Технология выполнения работ складывается из описания содержания работ в последовательности их выполнения. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству, технологических картах, картах организации трудового процесса или других документах.

Каждый сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен быть обеспечен нормативно-методическими документами регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ.

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:

• разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну;

• разработка перечней издаваемых предприятием конфиденциальных документов;

• снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;

• разработка положения о системе доступа к конфиденциальным документам;

• экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;

• проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав должны входить высококвалифицированные сотрудники: руководители подразделений, имеющие доступ к конфиденциальной информации. Кроме того комиссия должна включать руководитель службы безопасности компании и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия, если такой имеется.

Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, который имеет допуск ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней.

Допуск сотрудников предприятия к коммерческой и служебной тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:

• принятие сотрудниками обязательств по соблюдению установленного на предприятии режима соответствующего вида тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или дополнительном соглашении;

• ознакомление сотрудников с положениями законодательства, предусматривающими ответственность за нарушение конфиденциальности;

• ознакомление сотрудников с перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов и правила обращения с ними требуют определенных знаний, которые сотрудник должны приобрести до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др.

Для повышения квалификации сотрудников следует привлекать не только специалистов подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

2 Анализ исходных данных. Обоснование необходимости внедрения рекомендаций

Предприятие основано в 1999 году. Компания уверенно развивалась в своей нише и сегодня успешно функционирует благодаря высокому уровню обслуживания и качественным продажам. Регулярно работает с ассортиментом предлагаемого товара и услуг. За годы работы так же расширялись виды деятельности данной компании и на данный момент имеет шесть видов деятельности:

• автозаправочная станция;

• мойка автомашин;

• продажа автозапчастей;

• продуктовый магазин;

• ремонт транспортных средств;

• грузоперевозки.

При этом штат компании составляет 28 человек, состоящий из:

• генеральный директор;

• помощник руководителя (секретарь);

• отдел бухгалтерии – четыре человека;

• коммерческий отдел – два человека;

• отдел кадров – один человек;

• информационная служба – три человека;

• склад – два человека;

• персонал, работающий с клиентами – 14 человек.

За годы работы компания зарекомендовала себя, как надежного партнера по реализации качественного товара, а так же одни из немногих оказывают услугу по мойке большегрузных автомобилей. Благодаря комплексному подходу к покупателям у компании сформировалась база постоянных клиентов. Компания регулярно исследует рынок и пополняет ассортиментный перечень новиками как товаров, так и услуг.

Филиальной сети у компании нет. Единственный офис предприятия находится в городе Хабаровск.

Основные экономические показатели деятельности компании указаны в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Экономические показатели деятельности предприятия

Из экономических показателей можно сделать вывод, что предприятие работает стабильно и может позволить выделить средства для автоматизации документооборота.

Организационно-штатную структуру предприятия можно представить виде схемы на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 — Организационно-штатная структура

2.1 Программная и техническая архитектура предприятия

Техническая архитектура представляет совокупность технических средств: сервер, двадцать пять персональных компьютеров и десять многофункциональных устройств.

Характеристики

Список файлов ВКР