Текст ВКР (Аутсорсинг в организации закупок), страница 7

Рисунок 7 - Заглавие информационного портала Комтендер [3]

Данная страница содержит разделы:

Раздел «Регистрация». Содержит две страницы: «Подписка на тендеры» и «Получение консультации». На указанных страницах посетитель может отправить запрос на подписку бесплатной рассылки либо получение консультации, заполнив форму обратной связи.

Раздел «Тендеры» состоит из следующих вкладок:

- «Активные тендеры», где списком представлены все тендеры, срок подачи заявок по которым еще не закончен. Тендеры отсортированы по дате занесения, начиная с последних (более ранние даты расположены ниже по списку).

- Планы закупок» - раздел содержит информацию о планах проведения тендерных процедур различными заказчиками.

- Архив - в этом разделе размещены тендеры, срок подачи заявок по которым уже окончен [5].

- «Поиск» - опция предназначена для поиска закупок в базе тендеров.

В разделе «Объявить тендер» есть две ссылки: «Размещение тендера» и «Примеры извещений». На первой странице размещена форма отправки информации об объявлении тендера. На второй находятся примеры извещений, которые могут быть полезны в том случае, если Заказчик затрудняется разработать извещение самостоятельно [7].

Раздел «О проекте» содержит две вкладки: «О нас» - представлено краткое описание компании и предоставляемых услуг, а также расположена форма обратной связи для направления сообщения в наш адрес.

Рисунок 8 - Личный кабинет клиента [3]

В разделе «Личный кабинет» обычному посетителю предлагается войти под своим именем и паролем. Для вошедшего пользователя в личном кабинете появляется доступной ссылка «Мои тендеры», где списком показываются все активные коммерческие тендеры по разделам и регионам, которые указаны в учетной записи Клиента.

Раздел Мои тендеры (Госзаказ) содержит список активных государственных торгов, сформированный на основании отраслей и регионов, указанных менеджером в учетной записи Клиента.

«Поиск в Моих тендерах» содержит строку для ввода информации, по которой будет осуществляться поиск. Клиент может вводить ключевые слова, относящиеся к деятельности компании, наименование заказчика, место поставки (например, город, в который поставляется товар/услуга/работа) и оперативно находить конкурсы по заданным параметрам (при условии, что в личном кабинете есть тендеры с указанными критериями).

Разделы «Избранные тендеры» и «Избранные тендеры (Госзаказ) позволяют Клиентам создавать индивидуальный список тендеров. На этой странице осуществляется создание новых учетных записей (УЗ) для Клиентов и редактирование существующих УЗ.

Рисунок 9 - Личный кабинет сотрудника [3]

Для создания учетной записи необходимо использовать опцию «Создать Клиента». При создании карточки Клиента обязательно заполняются следующие поля: наименование компании (поле «Клиент»), тариф (проставляется автоматически после выбора регионов), дата окончания тестового доступа (раздел «Блокировка») [3].

Рисунок 10 - Учетная запись клиента [3]

Раздел «Тариф»: первое поле с зеленой заливкой – это автоматический подсчет суммы абонентской платы за предоставление доступа к ресурсам. В разделе «Доступ» проставляются параметры подключения тестового доступа и опции «Госзаказ». Отметка галочкой на «тестовом доступе» означает, что пользователь, которому создается учетная запись, является потенциальным Клиентом [3].

Раздел «Блокировка» предназначен для установки параметров автоматической

блокировки либо включения учетных записей. Раздел «Учетные записи» содержит лог Клиента, адрес электронной почты и опции создания/удаления учетной записи.

Компания «Коммерческие тендеры России» предлагает воспользоваться актуальной и полной информацией по проводимым и планируемым коммерческим тендерам России. Через нашу информационную систему ежедневно проходят тендеры компаний нефтяной и газовой отрасли, энергетических компаний, банков и прочих организаций финансового сектора, добывающих и перерабатывающих предприятий, операторов связи и множества других коммерческих организаций. А также отслеживание всех электронных торговых площадок, на которых публикуются коммерческие тендеры. Интеллектуальная система поиска и индексирования публикаций о закупках позволяет максимально оперативно отслеживать новые тендеры. Информация о планах закупок, представленная на данном сайте позволит заранее уточнять детали предстоящих тендеров, тем самым повышая шансы на успешное участие.

Процесс получения информации будет удобен и прост. При этом информация будет соответствовать видам деятельности и регионам клиента, в которых идет работа. При необходимости можно предоставить несколько учетных записей с разными региональными и отраслевыми настройками.

Данный сайт является достаточно удобным для использования. Все написано предельно понятно. Но если клиенту будет что-то не ясно, он может в любое время позвонить менеджеру, который сможет помочь в любом вопросе.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ

3.1. Внедрение электронного документоборота

В ходе анализа предприятия была выявлена проблема отправки информации в электронном виде. На данном предприятии менеджеры заполняют письма вручную. Целесообразен переход организации шаблонами документооборота в электронном виде.

На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из которых чем-то, но отличается от других. Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой системе - какие этапы жизненного цикла документа автоматизирует система. Что такое - жизненный цикл документа?

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

1) документы создаются;

2) они рецензируются и исправляются:

3) формально или неформально утверждаются;

4) распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

5) они выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

6) при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

«Документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [17]. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

1. Прием и первичная обработка;

2. Предварительное рассмотрение и распределение;

3. Регистрация документов;

4. Направление на исполнение и исполнение, документов;

5. Оформление и удостоверение документов; отправка.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей [17].

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны:

1. Потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации;

2. Поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации);

3. Падержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор);

4. Фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени);

5. Проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля;

6. Неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов);

7. Большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др [18].

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

1. Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

2. Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

3. Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

4. Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

5. Улучшение контроля за исполнением документов.

Для экономии времени в СЭД реализован такой сервис, как создание документа по шаблону. Шаблон - это заготовка определенного вида документа, в которую можно включить все повторяющиеся элементы [19].

Шаблоны могут быть двух видов:

1. «Заготовка» в виде файла, подготовленного в одном из офисных приложений. Шаблон открывается в «родном» приложении и дальнейшая работа происходит в нем (рис.13);

Рисунок 11 - Шаблон уведомления клиента о регистрации

1. Текст, который можно просмотреть прямо в регистрационно-контрольной карточке документа.

Первый вариант шаблонов удобнее применять, когда организация использует смешанный тип электронного документооборота: часть операций по обработке документов выполняется в СЭД, часть - «вживую» с использованием бумажных экземпляров документов.

Второй вариант удобнее, когда работа с документами переходит полностью в ведение СЭД. Например, шаблон приказа по личному составу удобнее делать в виде файла WORD, так как его нужно будет распечатать для длительного хранения. Второй тип шаблонов вполне можно использовать и для внутренних распоряжений и указаний [18].

Когда клиенту приходит заказ целесообразно иметь шаблон с заказами (рис. 14)

Рисунок 12 - Шаблон уведомления о поступившем заказе

В шаблон помимо бланка и схемы расположения реквизитов может быть включена «рыба» текста приказа. Если документ должен содержать обязательные данные, их можно включить в документ как текст, выделенный цветом.

Шаблоны документов могут быть личные и корпоративные.

Каждый сотрудник, имеющий рабочее место в СЭД, может сделать заготовки документов, с которыми он часто работает. Такая возможность СЭД позволяет организовать личную работу в соответствии с одним из правил тайм-менеджмента (искусства управления временем). Так, специалисты по тайм-менеджменту советуют делать заготовку документа типа анкеты, где перечислены все вопросы, на которые должен дать ответ подготавливаемый документ.

Экономить время всех сотрудников, создающих проекты организационно-распорядительных документов, позволяют корпоративные шаблоны. Корпоративный шаблон документа - это тоже заготовка документа, но выполненная в соответствии с правилами, принятыми в организации. Например, шаблоны документов могут быть утверждены Инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления). Функционал СЭД позволяет организовать работу так, что созданием и внесением изменений в шаблоны занимается один специально назначенный человек, а все остальные пользователи используют шаблоны для создания проектов документов, не имея возможности вносить изменения в исходный шаблон. Это позволяет оперативно вносить необходимые изменения в шаблоны, которые тут же становятся доступны всем заинтересованным сотрудникам [19]. 

Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Другим распространенным препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы [19].

Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей:

- Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

- Экономия рабочего времени сотрудников. На ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.