Текст ВКР (Аутсорсинг в организации закупок), страница 4

– взаимоотношение профессионалов,

– поставщик товарных процессов.

После принятия решений по передаче части бизнес-процессов на внешнее исполнение наступает переходный период, который, как правило, состоит из следующих фаз:

– планирование,

– согласование взаимодействий, разработка механизма взаимоотношений,

– стабилизация,

– интеграция и контроль.

Измеряемые показатели бизнес-процессов должны быть определены на этапе планирования, до окончательной передачи бизнес-процессов на аутсорсинг. Применение аутсорсинга бизнес-процессов на предприятии основано на осуществлении проекта. Проектная технология в качестве технологии внедрения является наиболее универсальным инструментом достижения цели [16].

Так как работники не всегда могут определить, что считается эффективным, а что нет, и снизить затраты. Самый логичный способ повысить эффективность использования ресурсов — «купить дешевле». Служба закупок традиционно занимается приобретением товаров. Поскольку у финансистов зачастую не хватает времени и ресурсов, чтобы разобраться во всех нюансах рынка закупок, многие компании решают привлечь аутсорсинговую компанию, которая предложила ряд услуг:

1. анализ цен, поиск поставщиков с выгодными условиями поставки и платежа;

2. организация разовых, недорогостоящих закупок через тендеры с использованием электронных аукционов;

3. организация регулярных поставок в рамках действующих контрактов (в том числе контроль выставленных счетов на соответствие контрактным условиям).

Понятие тендерный аутсорсинг означает передачу организации или индивидуальному предпринимателю, после составления договора, какой-то части или всего объема работы предприятия, связанной с участием в коммерческих и государственных тендерах (закупках) на установленный срок (как правило на длительный - более 1 года) [16]. Эта вещь полезна тем бизнесменам, у которых нет сроков, возможностей или экспертов для долгого и целенаправленного постижения всех тонкостей процессов, которые нужны, для того чтобы участвовать в торгах  или тендерах для привлечения государственных и коммерческих контрактов. Заказав услуги такой организации, предприниматель без головной боли приумножает свое дело, побеждая в аукционах и конкурсах. Руководителю не нужно расходовать свое время на содержание отдела тендера и для решения разных  проблем, связанных с ним. Рассмотрим рисунок выполнения тендерного аутсорсинга [16].

В зависимости от выбранного вида уровня помощи сотрудники организуют участие организации клиента в аукционах и конкурсах, сделают все необходимые операции по подготовке и составлению документации. А  также, пройдут аккредитацию на электронных торговых площадках, на которых планируется участие в торгах, займутся поиском интересующих тендеров по установленным клиентом критериям. Работники аутсорсингового тендерного отдела оценят конкурентную среду для принятия участия в торгах в конкретной нише. Далее начнет производиться систематический и правильный поиск тендеров, которые интересуют предпринимателя. И результаты будут  рассматриваться, и приниматься решение об участии в конкурсе или аукционе, вместе с руководителем (Рис.4).

Рисунок 3 - Структура услуги тендер под ключ

Если предприниматель решит принять участие, то приготовится аукционная оферта, соответствующая требованиям данного типа заполнения бумаг и отошлет четко в тот срок,  который нужно. Далее сотрудники отследят все временные отрезки подачи заявок и имеются ли средства для оснащения заявок, а так же срок старта аукциона. Если нужно вести оживленную деятельность в аукционах и тендерах, обязательно знание текущего законодательства и особенностей данного товара. Правильность и быстрота выполнения – два главных качества, которые нужны для того, чтобы выиграть на аукционе и эти работники обладают ими [10].

Начинающим, да и опытным предпринимателям следует задуматься о том, чтобы заказать услуги компании по  тендерному аутсорсингу, потому  что в этом множество плюсов, и затраты на это окупают себя в короткие сроки.

Преимущества аутсорсинга очевидны:

- экономия денежных средств на постоянных кадрах;

- высокая квалификация сотрудников организации-аутсорсера;

- возможность заниматься развитием бизнеса, не уделяя львиную долю времени поиску заказчиков, но участвуя при этом в конкурсах и аукционах и получая контракты [11].

Однако нужно быть внимательным при выборе тендерного аутсорсера.

1) Во-первых, у организации должен быть опыт работы именно по интересующей заказчика специализации, то есть по ведению тендерных процессов.

2) Во-вторых, компания, предоставляющая услуги, должна не только подбирать конкурсы и получать аккредитации, но и анализировать результаты уже прошедших тендеров, сравнивать деятельность конкурентов;

3) В-третьих, большим плюсом будет, если аутсорсер сможет предоставить заказчику тендерный займ или кредит;

4) В-четвертых, лучше обращаться в организации, которые уже зарекомендовали себя в бизнес-кругах (репутацию фирмы можно выяснить, прочтя отзывы от клиентов не только на сайте компании, но и на независимых ресурсах) [13].

Сфера тендеров является весьма популярной и на данный момент уже серьезно освоена компаниями, предлагающими различные услуги участникам торгов и аукционов. Перечислим все этапы процесса участия в госзаказе и корпоративных закупках на конкурсной основе:

- сбор информации об актуальных закупках по подходящей тематике;

- анализ полученных сведений о госзакупках и коммерческих торгах;

- подготовка тендерной заявки и внесение обеспечительных сумм (при необходимости);

- подача заявки и непосредственное участие в торгах;

- исполнение заключенного в результате победы в тендере контракта.

Аутсорсинг тендерного отдела полностью заменяет полноценную работу целого штата сотрудников, благодаря профессиональным услугам деятельность компании будет ориентироваться на активное участие в тендерах и увеличение канала продаж [13].

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОК И ВЫБОРА ПОСТАВЩИКА В ООО «КОМТЕНДЕР»

2.1. Характеристика компании и ее деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «Комтендер» располагается в Хабаровском крае г. Хабаровска, ул Муравьева-Амурского, д 44, оф 417А.

В рамках компании действует несколько юридических лиц – ООО «ДВ-Тендер», ИП Сегренёв (это юридические лица проекта «ДВ-Тендер»), ООО «Комтендер» (имиджевое название «Коммерческие тендеры России») и ООО «Тендеры и Закупки» (имиджевое наименование «РосТендер») (Рис. 5).

Рисунок 4 - Структура компании

Компания «ДВ-Тендер» была основана в 2006 году. Первый проект компании получил одноименное название «ДВ-Тендер» (сайт - www.dv-tender.ru). В его рамках отслеживаются тендеры по Дальнему Востоку (как государственные, так и коммерческие), тендеры систематизируются и предоставляются клиентам.

В 2010 году был запущен второй проект - «Коммерческие Тендеры России» (сайт - www.komtender.ru). Проект задумывался как информационный ресурс по предоставлению клиентам информации только о коммерческих тендерах, проводимых на территории России, а также за ее пределами (ближнее зарубежье). В 2012 году в рамках данной компании была запущена услуга «Госзаказ», позволяющая клиентам дополнительно получать информацию и о государственных торгах.

В марте 2012 года произошел запуск проекта «РосТендер» (сайт - www.rostender.info). Компания «РосТендер» занимается предоставлением информации о тендерах (закупках коммерческих и государственных организаций), где место поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг - вся территория РФ. [4]

Компания «Коммерческие тендеры России» занимается предоставлением информации о тендерах (закупках коммерческих организаций) через интернет-сайт www.komtender.ru (место поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг — территория РФ и за ее пределами (при условии, если Заказчик находится в России либо место подачи заявок — РФ)). Также предоставляется информация о государственных закупках. Доступ Клиента к информации о государственных тендерах является дополнительной услугой.

Сотрудники информационного отдела отслеживают более шести тысяч источников информации о закупках, в том числе все электронные торговые площадки, на которых публикуются коммерческие тендеры. Кроме того, существуют заказчики, которые размещают информацию о закупках только на данном сайте. В большинстве случаев данная информация является уникальной и доступна только клиентам компании. Менеджеры информационного отдела скачивают информацию, отправляют ее на сайт для занесения операторами. На сайте размещается информация о закупках коммерческих и государственных Заказчиков (в том числе о тендерах государственных Заказчиков, которые не попадают под действие ФЗ-44 (Федерального Закона №44) и некоторые виды продаж). Размещаются только те данные, которые публикуют Заказчики.

Цель Компании - помощь нашим клиентам в своевременном получении

информации о проходящих тендерах.

Миссия - оптимизировать, экономить время клиентов на этапе поиска информации о тендерах, систематизировать получение необходимых данных.

Целевой аудиторией компании (потенциальными клиентами) являются участники размещения заказа (поставщики товаров и услуг), которым и предоставляется информация о тендерах, проводимых Заказчиками.

Данная организации обрабатывает все площадки России. В том числе и государственные такие как ЭТП ММВБ (www.etp-micex.ru), РТС-тендер

(www.rts-tender.ru), Агентство по государственному заказу Республики Татарстан (etp.zakazrf.ru), Сбербанк-АСТ (www.sberbank-ast.ru), Единая электронная торговая площадка (etp.roseltorg.ru). Копии уведомлений о проведении электронных аукционов на этих ЭТП публикуются на сайте zakupki.gov.ru.

Руководство компании осуществляется аппаратом управления. Руководящий состав «Комтендер» - это генеральный директор, заместитель генерального директора. В структуре компании выделены следующие отделы: Отдел продаж (ОП). В «Комтендер» менеджеры по продажам и старшими менеджерами по продажам. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник ОП. Начальник отдела продаж подчиняется аппарату управления. На рисунке 5 представлена организационная структура управления компании «Комтендер» [4].

Рисунок 5 – Организационная структура управления компании ООО «Комтендер» [4].

Компания «Комтендер» имеет линейно-функциональную организационную структуру управления. Основную управленческую функцию осуществляет генеральный директор организации, он является главным бухгалтером организации, генеральный директор делегирует часть полномочий по управлению заместителю.

Заместитель директора осуществляет функции по подбору и оформлению кадров компании, а так же ведению кадровой документации. Заместитель генерального директора осуществляет контроль по работе отделов разделенных по функциям внутри компании[4].

Отдел продаж осуществляет деятельность по поиску, консультации и продаже услуг компании. Начальник отдела продаж осуществляет контроль над выполнением должностных обязанностей отдела в целом, заместитель начальника отдела продаж занимается проверкой качества работы менеджеров на местах, ведущий менеджер проводит обучение новых сотрудников отдела продаж и консультирует работников в спорных или запутанных ситуациях связанных с рабочим процессом.

Отдел IT осуществляет вспомогательную функцию внутри организации, специалисты данной компании следят за техническим состоянием оборудования организации и бесперебойной работой сайта компании. Начальник отдела ITявляется ведущим специалистом и осуществляет совместно контроль и выполнение основных функций отдела.

Информационный отдел осуществляет мониторинг, проверку и внесение информации на сайт, начальник информационного отдела осуществляет контроль работы персонала внутри отдела, а так же контроль качества выполненной работы.