☀️Практикум по основной программе профессионального обучения "Секретарь-администратор"| ВГАПС НИИДПО 100% правильно☀️

Кейс № 1. Регистрация и прием телефонных звонков Трудовая функция: «Прием и распределение телефонных звонков» Трудовое действие: Регистрация поступающих телефонных звонков Типовое задание: Вы работаете секретарем руководителя крупного завода. В течение часа вам поступили следующие телефонные звонки. 1) в 9.30 от мастера цеха №1 о неисправности оборудования; 2) в 9.45 с охранного пункта о необходимости подготовки пропуска на Иванова В.И.; 3) в 9.50 рекламный звонок от банка «МТС» с предложением оформить карту; 4) в 9.55 из местной газеты по вопросу организации интервью с руководителем. Заполните журнал регистрации входящих телефонных звонков. Образец представлен в Приложении.

О каких из них необходимо информировать руководителя? Условия выполнения задания 1. Место (время) выполнения задания - модель офиса 2. Максимальное время выполнения задания: 20 мин. 3. Вы можете воспользоваться: рабочим местом секретаря; компьютером (с полным пакетом программ Microsoft и OpenOffice), принтером, телефоном - коммутатором, МФУ, автоответчиком, бумагой, журналом, ручкой, карандашом, линейкой. Методические рекомендации по выполнению задания Начать ответ следует с заполнения журнала регистрации входящих звонков (Приложение к кейсу 1). Недостающую информацию необходимо заполнить самостоятельно. Далее после заполнения журнала опишите порядок действий секретаря по каждому звонку.

Для заполнения графы «Результат» можно разработать и использовать условные обозначения (ОТ - ответить по телефону, ОП - ответить письменно, ПА - переадресовать абонента, ЗИ - запросить доп. информацию, ПБ - пригласить на беседу, ИГ – игнорировать). Кейс № 2. Прием и распределение телефонных звонков Трудовая функция: «Прием и распределение телефонных звонков» Трудовое действие: Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации Типовое задание: Вы работаете секретарем руководителя организации, включающей в себя директора, бухгалтерию, отдел кадров, отдел закупок, отдел продаж, склад, транспортный цех. Все звонки первоначально поступают в приемную.

Вам нужно запрограммировать быстрые кнопки для переключения между подразделениями. Распределите звонки между подразделениями. Содержание звонков 1. Вопросы стратегическое партнерства 2. Коммерческие предложения от поставщиков 3. Претензии клиентов. 4. Заявки на аренду складских площадей 5. Информационные сообщения банков, налоговых органов 6. Заявки на доставку товаров 7. Звонки кандидатов на вакантные должности. Условия выполнения задания 1. Место (время) выполнения задания - модель офиса 2. Максимальное время выполнения задания: 20 мин. 3. Вы можете воспользоваться: рабочим местом секретаря; компьютером (с полным пакетом программ Microsoft и OpenOffice), принтером, телефоном - коммутатором, МФУ, автоответчиком, бумагой, журналом, ручкой, карандашом, линейкой.

Методические рекомендации по выполнению задания Заполните форму из Приложения 1 для распределения входящих звонков в соответствии с содержанием. Кейс № 3. Получение и передача информации по телефону Трудовая функция: «Прием и распределение телефонных звонков» Трудовое действие: Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону. Типовое задание: Заполните телефонограмму по фабуле. Вы работаете в ООО «Мир» секретарем. Вам поступил телефонный звонок из налоговой инспекции Ленинского района по поводу приглашения руководителя организации и главного бухгалтера для выяснения причин задолженности о налогах 17 февраля текущего года в 15.00 по адресу ул.

Ленина 63, кабинет 104. Налоговый инспектор – Петрова Т.М. Телефонограмму передала секретарь налоговой инспекции Комарова А.Я. 10 февраля в 10утра. Условия выполнения задания 1. Место (время) выполнения задания - модель офиса 2. Максимальное время выполнения задания: 20 мин. 3. Вы можете воспользоваться: рабочим местом секретаря; компьютером (с полным пакетом программ Microsoft и OpenOffice), принтером, телефоном - коммутатором, МФУ, автоответчиком, бумагой, журналом, ручкой, карандашом, линейкой. Методические рекомендации по выполнению задания Изучите теоретический материал о правилах составления телефонограмм. Оформите телефонограмму на бланке из Приложения к кейсу.

В качестве исполнителя указывайте свои фамилию, имя, отчество. Кейс № 4. Регистрация посетителей Трудовая функция: Организация работы с посетителями организации Трудовое действие: Учет посетителей и оформление пропусков. Типовое задание: Вы работает секретарем в приемной депутата. Заполните журнал учета посетителей за 19 августа текущего года. Посетители: Иванова М.М. с жалобой на качество уборки подъезда. Петров А.С. с предложением по проведению спортивного праздника. Кадочкин М.М. с жалобой на незаконное увольнение. Условия выполнения задания 1. Место (время) выполнения задания – приемная депутата 2. Максимальное время выполнения задания: 20 мин. 3. Вы можете воспользоваться: рабочим местом секретаря; компьютером (с полным пакетом программ Microsoft и OpenOffice), принтером, телефоном - коммутатором, МФУ, автоответчиком, бумагой, журналом, ручкой, карандашом, линейкой.

Методические рекомендации по выполнению задания Изучите теоретический материал о правилах регистрации обращений граждан. Заполните журнал обращений на бланке из Приложения. После этого опишите, какие действия, на ваш взгляд, может предпринять депутат по каждому из обращений. Кейс № 5. Оформление пропусков Трудовая функция: Организация работы с посетителями организации Трудовое действие: Учет посетителей и оформление пропусков. Типовое задание: Вы работает секретарем руководителя. Вам необходимо оформить пропуск на имя Афанасьева Сергея Александровича для регулярного получения товаров на складе. Пропуск выдается текущей датой сроком на 1 год. Заполните запись в журнале выдачи пропусков.

Условия выполнения задания 1. Место (время) выполнения задания – приемная руководителя 2. Максимальное время выполнения задания: 10 мин. 3. Вы можете воспользоваться: рабочим местом секретаря; компьютером (с полным пакетом программ Microsoft и OpenOffice), принтером, телефоном - коммутатором, МФУ, автоответчиком, бумагой, журналом, ручкой, карандашом, линейкой. Методические рекомендации по выполнению задания Изучите теоретический материал о правилах оформления пропусков. Заполните журнал по форме, представленной в Приложении. Недостающие данные дополните самостоятельно. Кейс № 6. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации Трудовая функция: Организация работы с посетителями организации Трудовое действие: Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации Типовое задание: Вы работаете секретарем руководителя организации, включающей в себя директора, бухгалтерию, отдел кадров, отдел закупок, отдел продаж, склад, транспортный цех.

В течение дня поступили следующие документы: - претензия от клиента о некачественном товаре; - письмо на имя руководителя с приглашением принять участие в выставке промышленного оборудования; - рекламные материалы. После рассмотрения документов руководитель дал задание начальнику отдела продаж подготовить ответ на претензию в течение 5 дней, начальнику отдела продаж – направить на выставку ведущего менеджера отдела Курочкина А.А. Рекламные материалы остались без рассмотрения. Заполните журнал регистрации входящих документов текущей датой. Условия выполнения задания 1. Место (время) выполнения задания – приемная руководителя 2. Максимальное время выполнения задания: 10 мин.

3. Вы можете воспользоваться: рабочим местом секретаря; компьютером (с полным пакетом программ Microsoft и OpenOffice), принтером, телефоном - коммутатором, МФУ, автоответчиком, бумагой, журналом, ручкой, карандашом, линейкой. Методические рекомендации по выполнению задания Изучите теоретический материал о порядке регистрации документов. Заполните журнал по форме, представленной в Приложении. Недостающие данные дополните самостоятельно. Требуется ли регистрировать рекламные материалы? Кейс № 7. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе Трудовая функция: Организация работы с посетителями организации Трудовое действие: Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе Типовое задание: Вы работает секретарем руководителя.

Вам необходимо подготовить кофе-брейк на 10 персон. Составьте перечень необходимого оборудования, посуды, а также смету на закупку чая, кофе, меню холодных закусок, выпечки, десертов. Определите расходы на проведение кофе-брейка. Условия выполнения задания 1. Место (время) выполнения задания – приемная руководителя 2. Максимальное время выполнения задания: 10 мин. 3. Вы можете воспользоваться: рабочим местом секретаря; компьютером (с полным пакетом программ Microsoft и OpenOffice), принтером, оборудованием для подготовки кофе, чая. Методические рекомендации по выполнению задания Изучите теоретический материал о правилах подготовки кофе-брейка. Подумайте, какие виды холодных закусок, десертов, выпечки вы хотите предложить гостям.

Заполните необходимые документы по формам, представленным в Приложении. Опишите процесс сервировки. В качестве дополнения к работе можно представить фото сервировки. Кейс № 8. Организация работы курьеров и водителей Трудовая функция: Выполнение координирующих и обеспечивающих функций Трудовое действие: Координация работы курьеров и водителей организации. Типовое задание: Вы работает секретарем руководителя. Заполните журнал разъездов работников текущей датой по следующим данным. Главный инженер Епифанов направлен в ООО «Водоканал» для опломбирования счетчиков. Время убытия 14.40. Время прибытия - 17.00 Бухгалтер Иванов Н.С. направлена в налоговый орган для подачи деклараций.

Время убытия 9.00. Время прибытия 17.00 Условия выполнения задания 1. Место (время) выполнения задания – приемная руководителя 2. Максимальное время выполнения задания: 10 мин. 3. Вы можете воспользоваться: рабочим местом секретаря; компьютером (с полным пакетом программ Microsoft и OpenOffice), принтером. Методи....