149340 (731599)

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла

ДІЛОВІ Й ОСОБИСТІ ЯКОСТІ СЕКРЕТАРЯ.

Трохи з історії.

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

Можливості секретаря-референта.

Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день, керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити зі скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації,

правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

• знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

• знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

• знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванню і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

• мати професійний імідж;

• добре володіти мовою й письмом;

• володіти хорошою пам'яттю;

• добре орієнтуватися у часі;

• тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

• уміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;

• освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

• бути енергійним, проявляти ініціативу;

• швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;

• підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

• контролювати фінанси офісу;

• бути обачним у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів.

Є декілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати й проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися й акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на українській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости із секретаря в менеджери…

Специфіка й складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

• облік, реєстрація, розгляд і підготовка надходжуючої кореспонденції для доповіді керівництву;

• оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п.;

• підготовка по вказівці керівника й узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;

• оформлення протоколів розсилок виписок із них;

• аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками й пропозиціями по них;

• підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

• прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

• організація прийомів відвідувачів;

• прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання й у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема,:

1. технічне забезпечення роботи керівника;

2. підготовка й організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

3. організація прийому працівників і відвідувачів;

4. телефонне обслуговування;

5. підготовка відряджень;

6. організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

7. стенографування;

8. контроль за святковими і ювілейними датами;

9. обробка пошти;

10. машинописні роботи;

11. збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

12. збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

13. ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені й доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності й культури праці секретаря. Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі й вірні рішення.

Специфіка роботи секретаря полягає в тім, що йому приходиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Варто враховувати і те, що секретарю приходиться зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв'язуваних задач, значними розходженнями в них по ступені труднощів, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки в роботі секретаря є наслідком його негативних ділових чи особистих якостей. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має повного представлення про роль і задачі свого керівника і їхніх значень у діяльності всієї організації, не має достатньої професійної підготовленості.

Ділові й особисті якості при виконанні визначеної роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування на практиці неможливо без наявності в секретаря таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.

У сформованій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти наступні ділові якості:

1. Професійна майстерність.

Ця якість має на увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційною характеристикою: уміння стенографувати, друкувати на пишучій машинці, знання основ роботи з документами, правил орфографії й пунктуації і т.п.

2. Ініціативність.

Секретар, повинний виявляти самостійність і ініціативу в рішенні питань своєї компетенції, не чекаючи спеціальних указівок керівника. Однак, приймаючи те чи інше рішення, секретар повинний бути упевнений, що воно піде на користь справі, не буде передчасним чи помилковим.

3. Організованість.

Уміння організувати своє робоче місце, раціонально спланувати розподіл обов'язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операцій.

4. Відповідальність.

Секретар, повинний бути готов прийняти на себе відповідальність по задачах, поставлених керівником, особливо в межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, як правило, із досвідом роботи. Керівник, повинний бути упевнений у тім, що його секретар може працювати самостійно і здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення й складання документів, розшифровка стенограм і піктограм, оповіщення учасників нарад і т.п.

5. Пунктуальність.

Уміння не тільки правильно спланувати захід, але і строго виконувати їх у встановлений час. Неприпустимі запізнення секретаря, як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність повинна виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді їхньому керівнику.

6. Поінформованість.

Секретар, повинний добре орієнтуватися в питаннях того напрямку діяльності, у якому працює його керівник і заснування в цілому, знати положення справ і стан рішення питань у галузі, останні досягнення й проблеми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі й заснуванні.

7. Дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю.

При рішенні різних питань: підготовці документів, бесіді з відвідувачами і по телефону - використовувати тільки фактичну, строго перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, що має секретний характер, а також інформацію, що хоча і вірна, але може завдати шкоди чи справі окремим обличчям. Секретар, повинний бути тактовний, ввічливий і доброзичливий зі співрозмовником, незалежно від особистого відношення до нього. Насамперед, потрібно думати про справу і намагатися зробити його максимально добре в межах можливого. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників.

8. Гарна пам'ять.

Ця якість забезпечується секретарем не тільки за рахунок розвитку своїх здібностей, запам'ятовуючи інформації, але і за рахунок раціонального використання можливостей сучасної оргтехніки і довідково-інформаційного апарата. У сучасній науці є цілий ряд рекомендацій з розвитку зорової й слухової пам'яті. Добре відомі такі прийоми, як підкреслення основних слів тексту, виділення головної думки й опорних моментів тексту, запам'ятовування їх шляхом кількаразового повторення: допомагають секретарю в розвитку пам'яті і різні картотеки, довідники і т.п.

9. Відданість роботі.

Любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення до постійного удосконалювання професійної майстерності – необхідна умова того, щоб стати не просто кваліфікаційним виконавцем, а сьогоденням секретарем, першим помічником керівника.

Для того щоб виробити й розвити названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати в собі і цілий ряд особистих якостей. Більшість із цих якостей закладається в людині вихованням у родині в школі. У залежності від отриманого виховання ступінь їхнього розвитку в різних людей різна, багато чого тут визначається індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи. Які ж особисті якості важливо мати секретарю керівника? На це питання існує багато різних думок, оскільки немаловажним фактором є ще і сумісність, тобто можливість успішної спільної роботи двох особистостей – секретаря й керівника. Виділимо найбільш істотні якості, необхідні секретарю.

10. Інтелігентність.

Характеристики

Тип файла документ

Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.

Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.

Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.

Список файлов реферата