Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Акти перевірок і ревізій, прийому устаткування, списання, експертизи виконаних робіт, передачі справ, ліквідації заснувань, підприємств і т.д.

Договори про провадження робіт; матеріально-технічному постачанні; оренді приміщень; про постачання, підряди, науково-технічне співробітництво, матеріальній відповідальності і т.д.

Завдання на проектування об'єктів, технічних споруджень; на проведення науково-дослідних робіт і т.д.

Інструкції (правила) - посадові; по документаційному забезпеченню керування; по техніці безпеки і т.д.

Нормативи витрати сировини, матеріалів, електроенергії, чисельності працівників і т.д.

Звіти про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи і т.д.

Переліки посад працівників із ненормованим робітником удень; підприємств, на яких поширюються визначені пільги і т.д.

Плани виробничі; будівельно-монтажні; науково-дослідних робіт; по капітальному ремонті; роботи колегії, науково-технічної ради і т.д.

Положення про міністерства, структурні підрозділи і т.д.

Програми проведення робіт, заходів і т.д.

Розцінки на провадження робіт.

Кошторису витрат на зміст будинків, на заробітну плату і т.д.

Стандарти державні, галузеві, технічні умови.

Структура і штатна чисельність.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розклади і зміни до них.

ОФОРМЛЕННЯ ДРУКОВАНИХ МАТЕРІАЛІВ

У документах, оформлюваних на двох і більш сторінках, друга і наступна сторінки повинні бути пронумеровані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номера сторінок повинні проставлятися посередині верхнього, полючи листа арабськими цифрами на відстані 10-15 мм від верхнього краю.

Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервалу. Документи дрібного формату допускається друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати типографським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, що складаються з декількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові частини найменування адресата, грифа твердження, оцінки про наявність додатка, грифа узгодження варто відокремлювати друг від друга 1.5 - 2 міжстроковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються друг від друга 2 - 4 міжстроковими інтервалами. Назва виду документа друкують прописними буквами. Розшифровка підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується декількома обличчями, і їхні підписи розташовуються одна під іншою, найменування посад і розшифровку підписів розділяють 2 - 4 міжстрокових інтервали.

Дата в службових документах може оформлятися кожним із наступних способів: 20.05.95, чи 20 05 95, чи 20 05 1995. Після цифр, що позначають рік, крапка не ставиться. У залежності від призначення документа допускається приводити елементи дати в такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно - цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містить зведення фінансового характеру. Наприклад,: 17 січня 1995 р. чи 17.01.95.

При написанні дати в документі, яким будуть користатися іноземні партнери, необхідно пам'ятати, що в США спочатку пишеться місяць, потім число - 10/7/95 відповідає 7 жовтня 1995 року, тому дату в таких документах варто писати словесно-цифровим способом.

Якщо в тексті використовуються цифри, то варто знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні числа записуються цифрами. Але якщо цифра коштує на початку пропозиції, неї варто писати словами.

Засоби копіювання й оперативного розмноження документів

Для одержання й розмноження документів використовують дві групи засобів копіювання й розмноження: засобу репрографії, тобто факсимільного копіювання документів, і засобу оперативного малотиражного розмноження.

Копіювальні засоби розрізняють по способі одержання копій: світлокопіювання, термокопіювання, фотокопіювання, мікрофільмування й електрокопіювання Загальним для цих способів є ті, що копіювання виробляється на світлочутливому чи іншому реактивному матеріалі.

Світлокопіювання - один із найбільш простих і дешевих способів одержання копій - заснувань на використанні світлочутливого папера і широко застосовується в проектно-конструкторських підрозділах. Однак одержувати світлокопії можна тільки з документів, виготовлених на прозорій чи напівпрозорій основі. У діловодстві число таких документів незначно, тому використання цього методу обмежено.

термокопіювання. Копіювання виробляється на спеціальний термореактивний папір або на звичайний папір із використанням спеціальної термокопіювання папера.

Фотокопіювання забезпечує висока якість копій, однак вартість використовуваних матеріалів значний і тому цей спосіб для одержання навіть невеликого числа копій нецільоспрямовано. Основне його призначення - одержання копії для подальшого розмноження.

Мікрофільмування (одержання фотографуванням зменшених зображень оригіналу) забезпечує оперативне розмноження документів, створення й використання страхових фондів і схоронність коштовних оригіналів, механізацію процесів пошуку інформації, скорочення площі архівосховищ на 30% і обсягу збереженої документації в 50-70 разів. Мікрофільмування застосовують в установах для скорочення площі й витрат по збереженню документів. Поширені також пошукові системи, що використовують мікрофільми.

У діловодстві широко використовують електрографічне копіювальне устаткування як найбільш економічне, просте і надійне. При роботі на цьому устаткуванні можна застосовувати звичайний папір, змінювати масштаб зображеннях на копіях, робити копії при звичайному висвітленні, швидко виготовляти офсетні друковані форми з будь-яких штрихових оригіналів.

Апарати «Ксерокс» копіюють із нерухомих оригіналів і широко застосовуються для одиничного копіювання діловодної документації. Смороду відрізняються високою якістю копій і продуктивністю, простої експлуатації.

Гектографи, портативні, прості в обслуговуванні, дозволяють здійснювати вибіркову печатку, безшумні і можуть бути встановлені безпосередньо в робочих приміщеннях розмноження на них, рентабельно починаючи з 10 екземплярів.

Трафаретна печатка, заснована на нанесенні фарби на поверхню папера через друковану форму по контурі зображення. Форму виготовляють ручним, машинописним, електроіскристим і фотомеханічним способами. В установах за допомогою трафаретної печатки розмножують текстову й нескладну графічну документацію тиражем до 1000 екземплярів.

Офсетна печатка, заснована на передачі фарби з друкованої форми на папір через проміжний гумовий циліндр.

Засоби складання текстових документів

Для складання текстових документів застосовуються такі засоби: комп'ютер, канцелярські механічні пишучі машини, електричні й портативні, пишучі автомати, диктофони.

На канцелярських механічних і електричних пишучих машинах друкують текстові, цифрові й табличні матеріали, а також виготовляють трафаретні й офсетні форми.

При використанні електричних пишучих машин продуктивність праці друкарок підвищується на 20-50% за рахунок збільшення кількості ударів у хвилину, більшої механізації елементів друкування й зниження стомлюваності.

Пишучі автомати являють собою електричні машини з електронними пристроями, що дозволяють одночасно друкувати, кодувати, записувати на носій алфавітно-цифрову інформацію, логічно обробляти кодовану інформацію, розшифровувати й відтворювати інформацію з носія.

Диктофонами називають прилади для запису й відтворення усного мовлення. Смороду застосовуються для підготовки листів, наказів, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок, для запису резолюцій, указівок, запитів, заміток у процесі оперативної діяльності керівників і фахівців, ходу нарад, зборів, засідань, виступів, доповідей, лекцій, прийнятих рішень і т.д.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТУВАННЯ

Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:

1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).

2. Розпорядчі (ухвали, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).

3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, оглянь, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми).

4. З кадрово-контрактових питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові догоди, контракти).

5. Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення особові і т. Ін.)

1. Організаційні документи

Це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства в їх діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.

ПОЛОЖЕННЯ

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.

Реквізити:

Герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітка про погодження.

СТАТУТИ

Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Статути після їх, затвердження підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити:

Гриф затвердження вищою установою чи органом управління; назва виду документа (статут); заголовок; текст; відмітки про погодження та реєстрацію; дата.

Для чіткості викладу та зручності читання текст статуту розбивають на статті (пункти), що групують у розділи (позначають римськими цифрами).

ІНСТРУКЦІЯ

Інструкція – правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Реквізити:

Назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входити назва документа); дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі з формулюваннями типу «винний», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше – у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції – це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

ПРАВИЛА

Правила – службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Реквізити:

Гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата; номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.

1. Розпорядчі документи

Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

ПОСТАНОВА

Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стояти перед цими органами, та встановленню стабільних норм і правил поведінки.

Ухвали приймаються Президією Верховної Заради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: Констатуючої й розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту ухвали); підписи.

УХВАЛА

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями виконавчими комітетами.

Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

Герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи; печатка.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Характеристики

Список файлов реферата