149340 (731599), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Ця якість має на увазі здатність і уміння секретаря тактовно, чемно вести бесіду; стримувати і не виявляти негативні емоції; дотримувати прийняті в нашому суспільстві норми поведінки й спілкування; стежити за культурою свого зовнішнього вигляду і робочого місця.

11. Працьовитість.

Ця якість виробляється в людині з дитячих років. Однак це не виходить, що якщо воно не виховано в дитинстві, то неможливо виробити його в собі. Будучи вже дорослою людиною. Привчити себе виконувати потрібну для справи роботу одночасно. З гарною якістю, не звертаючи увагу на власне небажання, трудиться, нелегко, але цілком під силу кожному, що поставили перед собою таку мету. Виховання працьовитості – необхідна якість кожної людини незалежно від того, яку посаду він займає, на якій ділянці працює.

12. Сумлінність.

Секретар, повинний обов'язково виконувати ту роботу, результати якої важливі для рішення тих чи інших задач. Якщо обіцяв виконати що-небудь, необхідно стримати слово. Навіть якщо результат буде небажаний, у секретаря повинна бути впевненість, що він зробив усе від нього залежне. Не слід перекладати на інших співробітників свої обов'язки для того, щоб уникнути відповідальності, перекласти провину на іншу людину, за невиконану чи погано виконану роботу.

13. Чуйність і уміння адаптуватися.

Специфіка праці секретаря жадає від його готовності зробити допомогу іншим у будь-який час, і особливо в напружених ситуаціях. Потрібно уміти швидко переключаться з одного виду на інший, правильно розраховувати час, особливо в період великих навантажень.

14. Скромність.

Ця особиста якість входить у загальне поняття інтелігентності, культури людської особистості. По роду своєї роботи секретар має у своєму розпорядженні значний обсяг інформації і досить великими повноваженнями, тому що є першим помічником керівника і може у визначених ситуаціях діяти від його імені. Недостатня скромність може привести до зловживань із його боку, нетактовному поводженню, чванству і т.п.

15. Акуратність.

Усяка недбалість у роботі з документами, в одязі, в організації робочого місця створює дуже несприятливе враження про самого секретаря, навіть у тому випадку, якщо він має необхідні й особисті якості. Варто пам'ятати, що “секретар – обличчя фірми”, а обличчям самого секретаря є якість виконуваної їм роботи, культура робочого місця і зовнішнього вигляду.

16. Доброзичливість.

У спілкуванні з відвідувачами, співробітниками й посібником секретар завжди повинен бути готов прийти на допомогу, посприяти, піти в разі потреби на деяку особисту незручність заради загальної справи. Люба людина, що звернулася до секретаря за допомогою, повинна бути упевнена, що усе можливе буде зроблено. У розмові потрібно уживати увічливій формі, не допускати фамільярності, звертання на “ти”. Якщо секретар знає, чи припускає, що підлягаюча повідомленню інформація є для співрозмовника негативною, то він постарається викласти її як можна більш тактовно, делікатно.

Серед інших особистих якостей, що потрібні сучасному секретарю можна відзначити і такі, як уміння швидко вслухатись в суть чи подій явищ: товариський характер і контактність, розумна обережність у прийнятті рішень, артистизм – якість, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.п. почуття гумору: здатність до самостійного навчання, розширенню кругозору.

Усі названі якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому виді. Потрібна повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи в обраній професії.

Він повинний бути упевнений, що усе можливе буде зроблено. В розмові потрібно вживати тільки ввічливу форму, не допускати фамільярності, звертання на “ти”.

Якщо секретар знає чи припускає, що підлягаюча повідомленню інформація є для співрозмовника негативною, то він постарається викласти її як можна більш тактовно, делікатно.

СУЧАСНЕ ОБЛАДНАННЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ

Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робітника дня.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в заснуванні. Оскільки секретар - "обличчя фірми", то і його робоче місце, повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, у тому числі відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.

Велику частину робочого часу секретар працює, сидячи, а він стомлює, тому він повинний мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу, працювати на друкарській машинці, читання.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й безгаласливо висуватися. Велика шухляда найкраще пристосувати для вертикального збереження матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно, але і строго стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.

Варто пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користаються інші працівники: конвертовскривники, папірознищювальна машина, ламинабор. Їх розміщують таким чином, щоб були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своєю друкарською машинкою, диктофоном, і термокопіровальним апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід, тому що це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження сторонньої інформації.

Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті, і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.

Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами, допоміжними пристроями і необхідними меблями. Шафи, картотеки й інше устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру виконуємої роботи.

При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:

• Наявність підходів до меблів і устаткування;

• Порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування;

• Потреба в специфічних умовах;

• Можливість установки нового додаткового обладнання.

Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів.

Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями.

Висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см.; висота кришки столу над рівнем підлоги – 71 см. (для друкарки – см. див); висота від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – близько 23 см.

Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і квітником..

Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками. Довідково-інформаційні посібники – у шафах-вітринах

ВСТУП

Сукупність робіт, зв’язаних із створенням документів, їхньою реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і збереженням, називається діловодством.

Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх роботи підприємства. Діловодство на підприємствах і в заснуваннях ведеться на основі єдиної державної системи діловодства.

Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і дублювання в роботі, тому що в ній сформовані однакові вимоги й рекомендації з питанням підготовки документів, організації документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за використанням документів і угрупованням їх у справи.

Наукова організація діловодства й культура його ведення позитивно впливають на всю господарську діяльність підприємства. Діловодство повинне бути простим і оперативної.

Під діловодством розуміється діяльність апарата керування, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій. Головною задачею діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи заснувань.

Моя ціль написання роботи, полягає в тім, щоб цілком закріпити інформацію здобуту в ПТУ № 25.

АКСЕСУАРИ ДІЛОВОЇ ЖІНКИ

ЮВЕЛІРНІ ВИРОБИ

Обручки. Колір яскравого каменю повторіть в одязі. На повні пальці не надягайте великі обручки. Тонкі, витончені обручки носять на тонких пальцях. Масивний перстень виглядає на самоті. Кольоровий камінь сполучається тільки з білими й прозорими каменями.

Сережки. Подовжені сережки (підвіски) підходять круглому обличчю. Брюнеткам – яскраві кольорові камені. Блондинкам – світлі камені, темнооким – теплих відтінків.

Велику мочку прикрасять кліпси плоскої форми. До маленького підійдуть сережки без блиску довгастої форми.

Якщо вуха щільно прилягають до голови, надягніть великі сережки.

Легкі витончені – для тонкої мочки.

Брошка. Біжутерія йде до костюма зі штучних тканин. Для щільних ткане підходять брошки з чи дерева напівкоштовних каменів. Кераміка гарна на натуральних тканинах грубої фактури, а брошки тонкої роботи - на шовку.

Окуляри. Колір оправи й скло повинне гармоніювати з макіяжем очей і формою обличчя. Овальне обличчя – висока й розширена догори, ледве трикутна. Кругле обличчя – оправа витягнута нагору, донизу звужена. Довге обличчя – оправа широка. Трикутне обличчя – оправа ледве розширена догори, висока.

Не забудьте: верхня лінія оправи збігається з лінією брів. Високо сидячі на переніссі окуляри збільшують ніс, на середині носа – “зменшують” його довжину.

АКСЕСУАРИ

Рукавички до вечірнього туалету частіше носять довгі, краще щільні, а не прозорі, і краще нейтрального, чи кольори в тон до плаття. Рукавички, підібрані по контрасту до плаття, виглядає дуже екстравагантно. Оставатися в приміщенні у рукавичках у нас не прийнято. Виключення складають танцювальні вечори, на котрих рекомендується надягати короткі тонкі рукавички – нейлонові, непомітних тонів.

В ошатному одязі найбільше яскраво виявляється індивідуальність кожної жінки.

Завдяки прикрасам змінюється характер одягу – від повсякденного до святкового, урочистого.

У сучасному чоловічому гардеробі краватка – прикмета офіційності, строгості. Жіночий скоріше декоративний. Вільно зав'язаний, не стягуючий комір, він природно входить у невимушений ансамбль модного одягу.

Добре виглядає краватка з тієї ж тканини, що і спідниця, жилет. В'язані краватки найчастіше однокольорові, із прямими широкими кінцями. Вузол середніх розмірів.

До нарядного костюма більше підійде краватка із шовкової чи атласної тканини. Його заколюють, як у старовину, шпилькою з блискучою голівкою. Для урочистих випадків підійде і широка краватка-метелик. Його можна носити традиційно, під коміром, чи прямо на шиї, залишаючи воріт блузки розкритим.

Дуже прикрашають одяг ефектно зав'язані косинки, хустки. Їх можна виготовити з яскравої тонкої тканини – штучного шовку, шифону.

Зав'язати косинку можна декількома варіантами, а вузол прикрасити брошкою, блискучою шпилькою.

Маленькі хустки й косинки зав'язують під горло і повертають вузлом убік, великі накидають на плечі, визволивши комір, і кінці зав'язують на груди чи позаду, ледве вище талії.

Легку косинку можна використовувати як доповнення до одягу.

Звичайно, не занадто ошатне плаття можна зробити святковим за допомогою шарфа. Якщо одяг без коміра, шарф кілька разів обмотують навколо шиї, залишаючи попереду короткі кінці. Їх утягують вузлами, роблячи по двох-трьох підряд.

Пояса. Видозмінити плаття допоможе вам пояс, що є однієї з найважливіших частин одягу і найчастіше єдиною її обробкою.

Характеристики

Список файлов реферата